Tỷ giá trên hóa đơn ngoại tệ 2025: 3 quy định mới doanh nghiệp cần biết

Tỷ giá trên hóa đơn ngoại tệ 2025: Hướng dẫn mới từ Bộ Tài chính ảnh hưởng đến hàng triệu doanh nghiệp

Hàng triệu doanh nghiệp Việt Nam đang thực hiện các giao dịch quốc tế bằng ngoại tệ sẽ cần đặc biệt lưu ý đến những hướng dẫn mới nhất từ Bộ Tài chính về việc xác định tỷ giá trên hóa đơn. Từ năm 2025, các quy định về tỷ giá hối đoái trên hóa đơn ngoại tệ sẽ tiếp tục được áp dụng theo nguyên tắc kế toán tại Thông tư 99/2025/TT-BTC, đồng thời được làm rõ qua Công văn 6810/CT-QLNT năm 2026 của Cục Thuế. Điều này có nghĩa là tỷ giá giao dịch thực tế sẽ là cơ sở chính để ghi nhận trên hóa đơn, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật.

Quy định mới này không chỉ ảnh hưởng đến cách doanh nghiệp lập hóa đơn mà còn tác động đến việc kê khai và nộp thuế. Các doanh nghiệp cần nắm vững các điều khoản cụ thể trong Nghị định 252/2026/NĐ-CP về đồng tiền khai thuế và Nghị định 254/2026/NĐ-CP về đồng tiền thể hiện trên hóa đơn để tránh những sai sót không đáng có. Việc hiểu rõ và áp dụng đúng các quy định này là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và tuân thủ pháp luật thuế, kế toán tại Việt Nam.

Chi tiết quy định về tỷ giá trên hóa đơn ngoại tệ và căn cứ pháp lý

Để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ, pháp luật Việt Nam đã ban hành nhiều văn bản quy định chi tiết về đồng tiền khai thuế, đồng tiền thể hiện trên hóa đơn và nguyên tắc xác định tỷ giá hối đoái. Dưới đây là tổng hợp các quy định quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần nắm vững.

1. Đồng tiền khai thuế và tỷ giá quy đổi theo Nghị định 252/2026/NĐ-CP

Theo khoản 4 Điều 14 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, đồng tiền khai thuế và các khoản thu khác chủ yếu là Đồng Việt Nam (VND). Tuy nhiên, có một số trường hợp ngoại lệ được phép khai thuế bằng ngoại tệ, cụ thể là Đồng Đô la Mỹ (USD):

• Khai thuế thu nhập doanh nghiệp bổ sung bằng ngoại tệ: Áp dụng cho người nộp thuế thuộc trường hợp quy định tại Nghị định số 236/2025/NĐ-CP của Chính phủ.
• Hoạt động dầu khí và bán dầu khí:
• Đối với khai thuế theo tháng, quý, từng lần phát sinh và từng lần xuất bán:
• Nếu nhận thanh toán bằng USD, đồng tiền khai thuế là USD.
• Nếu nhận thanh toán bằng VND, đồng tiền khai thuế là VND.
• Trường hợp Tập đoàn Công nghiệp – Năng lượng Quốc gia Việt Nam được nộp thuế bằng VND theo quy định của Chính phủ, đồng tiền khai thuế là VND và tỷ giá quy đổi từ ngoại tệ thực hiện theo điểm b.2 khoản 3 Điều này.
• Đối với phụ thu, thuế thu nhập doanh nghiệp và tiền lãi dầu khí từ tiền kết dư của Liên doanh Vietsovpetro tại Lô 09.1, đồng tiền khai thuế là USD.
• Đối với khai quyết toán: Đồng tiền khai quyết toán thuế là USD. Nếu đã khai và nộp bằng VND, người nộp thuế phải quy đổi sang USD theo tỷ giá quy định tại điểm b.1 khoản 3 Điều này để tổng hợp vào hồ sơ khai quyết toán.

Các trường hợp này cho thấy sự linh hoạt trong quy định về đồng tiền khai thuế, đặc biệt đối với các ngành đặc thù có tính chất quốc tế cao như dầu khí.

2. Đồng tiền và tỷ giá thể hiện trên hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Mục 8 Phụ lục Nội dung của hóa đơn kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định rõ về đồng tiền thể hiện trên hóa đơn:

• Nguyên tắc chung: Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”.
• Trường hợp ngoại tệ: Nếu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối, thì đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng ngoại tệ. Đơn vị tiền tệ phải ghi tên ngoại tệ (ví dụ: USD, EUR).
• Yêu cầu bắt buộc: Người bán đồng thời phải thể hiện trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với Đồng Việt Nam theo tỷ giá quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.
• Mã ký hiệu ngoại tệ: Phải sử dụng mã ký hiệu ngoại tệ theo tiêu chuẩn quốc tế (ví dụ: 13.800,25 USD; 5.000,50 EUR).
• Trường hợp đặc biệt không quy đổi: Nếu bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối VÀ được nộp thuế bằng ngoại tệ, thì tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn theo ngoại tệ, không phải quy đổi ra Đồng Việt Nam.

Như vậy, mặc dù nguyên tắc chung là ghi bằng VND, nhưng pháp luật vẫn cho phép ghi bằng ngoại tệ trên hóa đơn trong các trường hợp cụ thể, đi kèm với yêu cầu bắt buộc về việc thể hiện tỷ giá quy đổi.

3. Nguyên tắc áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế trong kế toán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC

Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định chi tiết về nguyên tắc áp dụng tỷ giá hối đoái để ghi sổ kế toán cho các giao dịch kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ. Đây là căn cứ quan trọng để xác định “tỷ giá giao dịch thực tế” được nhắc đến trong các văn bản khác.

3.1. Quy định chung về tỷ giá hối đoái

Doanh nghiệp có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải ghi sổ kế toán và lập Báo cáo tài chính theo một đơn vị tiền tệ thống nhất (Đồng Việt Nam hoặc đơn vị tiền tệ trong kế toán). Việc quy đổi ngoại tệ phải căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá ghi sổ, tùy theo nội dung và bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Khi xác định nghĩa vụ thuế liên quan đến các giao dịch bằng ngoại tệ (kê khai, quyết toán và nộp thuế), doanh nghiệp thực hiện theo các quy định của pháp luật về thuế.

3.2. Tỷ giá giao dịch thực tế

Thông tư 99/2025/TT-BTC cho phép doanh nghiệp lựa chọn tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày giao dịch là:

• Tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng thương mại: Nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch.
• Tỷ giá xấp xỉ: Tỷ giá xấp xỉ với tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình tại ngày giao dịch của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch. Tỷ giá xấp xỉ phải đảm bảo chênh lệch không vượt quá +/-1% so với tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình tại ngày giao dịch. Ví dụ, tỷ giá xấp xỉ có thể là tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình được xác định hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng trên cơ sở trung bình cộng giữa tỷ giá mua chuyển khoản và tỷ giá bán chuyển khoản hàng ngày của ngân hàng thương mại. Việc sử dụng tỷ giá xấp xỉ phải đảm bảo không làm ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ kế toán của doanh nghiệp.

3.3. Áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế

Trong trường hợp hợp đồng không quy định tỷ giá hối đoái cụ thể, doanh nghiệp sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế để ghi sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. Đặc biệt, đối với các tài khoản phản ánh doanh thu, thu nhập khác, nếu có liên quan đến doanh thu nhận trước hoặc giao dịch nhận trước tiền của người mua, thì doanh thu, thu nhập tương ứng với số tiền nhận trước được áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận trước của người mua (không áp dụng theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ghi nhận doanh thu, thu nhập).

4. Hướng dẫn của Cục Thuế qua Công văn 6810/CT-QLNT năm 2026

Để làm rõ hơn các quy định trên, Cục Thuế đã ban hành Công văn 6810/CT-QLNT năm 2026, trong đó khẳng định:

• Đối với các trường hợp được khai thuế, khoản thu khác bằng ngoại tệ theo khoản 1 Điều 14 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, đồng tiền khai, nộp thuế và tỷ giá khai thuế quy đổi thực hiện theo chính Điều 14 Nghị định này.
• Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối, người bán phải thể hiện trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với Đồng Việt Nam theo điểm c.1 khoản 8 Phụ lục kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Căn cứ khoản 1, khoản 5 Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025 và pháp luật về kế toán, tỷ giá thể hiện trên hóa đơn là tỷ giá giao dịch thực tế được xác định theo quy định của pháp luật về kế toán (Thông tư 99/2025/TT-BTC).

Tóm lại, đối với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ, người bán phải ghi đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế và tổng số tiền thanh toán bằng ngoại tệ trên hóa đơn, đồng thời phải thể hiện tỷ giá ngoại tệ với Đồng Việt Nam. Tỷ giá này chính là tỷ giá giao dịch thực tế theo Thông tư 99/2025/TT-BTC. Riêng các trường hợp đặc biệt được khai thuế bằng ngoại tệ, tỷ giá sẽ tuân thủ Nghị định 252/2026/NĐ-CP.

Ví dụ minh họa cách xác định tỷ giá trên hóa đơn ngoại tệ

Công ty A tại Việt Nam bán phần mềm cho một đối tác nước ngoài vào ngày 15/03/2026 với giá 10.000 USD. Hợp đồng không quy định tỷ giá cụ thể. Công ty A thường xuyên giao dịch tại Ngân hàng TMCP X.

• Bước 1: Xác định tỷ giá giao dịch thực tế. Vào ngày 15/03/2026, Ngân hàng TMCP X có tỷ giá mua chuyển khoản là 24.500 VND/USD và tỷ giá bán chuyển khoản là 24.800 VND/USD.
• Bước 2: Lựa chọn tỷ giá theo Thông tư 99/2025/TT-BTC. Công ty A có thể chọn:
• Tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình: (24.500 + 24.800) / 2 = 24.650 VND/USD.
• Hoặc một tỷ giá xấp xỉ, ví dụ 24.600 VND/USD (chênh lệch 50 VND so với tỷ giá trung bình, tương đương khoảng 0.2%, nằm trong giới hạn +/-1%).
• Bước 3: Ghi nhận trên hóa đơn. Giả sử Công ty A chọn tỷ giá trung bình là 24.650 VND/USD.
• Đơn giá: 10.000 USD
• Thành tiền: 10.000 USD
• Tổng số tiền thanh toán: 10.000 USD
• Tỷ giá quy đổi: 1 USD = 24.650 VND
• Tổng số tiền tương đương VND: 10.000 USD * 24.650 VND/USD = 246.500.000 VND

Trên hóa đơn, Công ty A sẽ thể hiện rõ đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thanh toán bằng USD và đồng thời ghi rõ tỷ giá quy đổi là 24.650 VND/USD. Điều này đảm bảo tuân thủ quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Các bước cần thực hiện để tuân thủ quy định về tỷ giá trên hóa đơn ngoại tệ

Để đảm bảo tuân thủ các quy định mới và tránh những rủi ro pháp lý, các doanh nghiệp tại Việt Nam có giao dịch ngoại tệ cần thực hiện một số bước cụ thể sau:

1. Rà soát và cập nhật quy trình xác định tỷ giá

• Kiểm tra chính sách hiện hành: Doanh nghiệp cần rà soát lại chính sách kế toán và quy trình lập hóa đơn hiện tại để xem xét cách thức xác định tỷ giá hối đoái đang được áp dụng.
• Đối chiếu với Thông tư 99/2025/TT-BTC: Đảm bảo rằng phương pháp xác định tỷ giá giao dịch thực tế của doanh nghiệp phù hợp với các lựa chọn được quy định trong Thông tư 99/2025/TT-BTC (tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng hoặc tỷ giá xấp xỉ).
• Xác định ngân hàng giao dịch chính: Nếu sử dụng tỷ giá của ngân hàng thương mại, doanh nghiệp cần xác định rõ ngân hàng mà mình thường xuyên có giao dịch để lấy tỷ giá chuẩn.
• Thiết lập quy trình nội bộ: Xây dựng hoặc cập nhật quy trình nội bộ về việc lấy tỷ giá, tần suất cập nhật (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng) và cách thức ghi nhận trên hóa đơn.

2. Điều chỉnh mẫu hóa đơn và hệ thống phần mềm

• Cập nhật mẫu hóa đơn: Đảm bảo mẫu hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy (nếu còn sử dụng) có đủ các trường thông tin cần thiết để thể hiện đồng tiền ngoại tệ, tên ngoại tệ, và đặc biệt là tỷ giá quy đổi ra Đồng Việt Nam theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Điều chỉnh hệ thống phần mềm kế toán/ERP: Các phần mềm kế toán, quản trị doanh nghiệp (ERP) cần được cấu hình lại để tự động hoặc hỗ trợ người dùng nhập/lấy tỷ giá theo đúng nguyên tắc đã chọn. Hệ thống phải có khả năng lưu trữ thông tin tỷ giá tại thời điểm phát sinh giao dịch.
• Kiểm tra tính năng quy đổi: Đảm bảo phần mềm có thể thực hiện quy đổi chính xác từ ngoại tệ sang VND và ngược lại, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

3. Đào tạo và phổ biến cho nhân sự liên quan

• Đối tượng đào tạo: Kế toán viên, nhân viên bán hàng, nhân viên xuất nhập khẩu và các bộ phận khác có liên quan đến việc lập hóa đơn và ghi nhận giao dịch ngoại tệ.
• Nội dung đào tạo: Phổ biến chi tiết các quy định mới từ Nghị định 252/2026/NĐ-CP, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 99/2025/TT-BTC. Hướng dẫn cụ thể cách xác định tỷ giá, cách ghi nhận trên hóa đơn và các trường hợp đặc biệt.
• Tầm quan trọng của việc tuân thủ: Nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ đúng quy định để tránh các sai sót và rủi ro về thuế.

4. Theo dõi và cập nhật các văn bản pháp lý mới

• Cơ chế theo dõi: Thiết lập cơ chế để thường xuyên theo dõi các văn bản hướng dẫn mới từ Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế hoặc các cơ quan thuế địa phương liên quan đến tỷ giá và hóa đơn ngoại tệ.
• Cập nhật kịp thời: Đảm bảo rằng mọi thay đổi trong quy định pháp luật được cập nhật kịp thời vào quy trình và hệ thống của doanh nghiệp.

Mức phạt và những điểm dễ sai sót khi áp dụng tỷ giá trên hóa đơn ngoại tệ

Việc áp dụng sai tỷ giá trên hóa đơn ngoại tệ hoặc không tuân thủ các quy định liên quan có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý và tài chính đáng kể cho doanh nghiệp. Dưới đây là những điểm dễ sai sót và các mức phạt có thể áp dụng theo quy định pháp luật Việt Nam.

1. Những điểm dễ sai sót

• Sử dụng sai loại tỷ giá: Đây là lỗi phổ biến nhất. Doanh nghiệp có thể nhầm lẫn giữa tỷ giá giao dịch thực tế (theo Thông tư 99/2025/TT-BTC) với tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước công bố, tỷ giá mua vào/bán ra của ngân hàng mà không phải là tỷ giá trung bình chuyển khoản, hoặc tỷ giá ghi sổ không phù hợp với bản chất giao dịch.
• Không thể hiện tỷ giá quy đổi trên hóa đơn: Khi lập hóa đơn bằng ngoại tệ, nhiều doanh nghiệp quên hoặc không biết phải đồng thời thể hiện tỷ giá ngoại tệ với Đồng Việt Nam. Điều này vi phạm quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Sai sót trong việc ghi nhận chênh lệch tỷ giá hối đoái: Việc áp dụng tỷ giá khác nhau tại thời điểm ghi nhận ban đầu và thời điểm thanh toán hoặc lập báo cáo tài chính có thể dẫn đến chênh lệch tỷ giá. Nếu không hạch toán đúng tài khoản 413 (Chênh lệch tỷ giá hối đoái) theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, báo cáo tài chính sẽ bị sai lệch.
• Không phân biệt được trường hợp được khai/nộp thuế bằng ngoại tệ: Chỉ một số ít trường hợp đặc thù (như hoạt động dầu khí) được phép khai và nộp thuế bằng ngoại tệ. Các doanh nghiệp khác vẫn phải quy đổi ra VND để kê khai và nộp thuế, ngay cả khi hóa đơn được lập bằng ngoại tệ. Việc nhầm lẫn này có thể dẫn đến kê khai sai nghĩa vụ thuế.
• Không cập nhật tỷ giá thường xuyên: Tỷ giá hối đoái biến động liên tục. Nếu doanh nghiệp không có quy trình cập nhật tỷ giá kịp thời và áp dụng tỷ giá cũ cho các giao dịch mới, sẽ dẫn đến sai lệch trong ghi nhận doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế.
• Thiếu căn cứ pháp lý cho tỷ giá xấp xỉ: Nếu doanh nghiệp chọn áp dụng tỷ giá xấp xỉ, cần đảm bảo tỷ giá này không chênh lệch quá +/-1% so với tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình và có tài liệu chứng minh sự lựa chọn này không ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính.

2. Mức phạt vi phạm cụ thể

Các sai sót liên quan đến tỷ giá trên hóa đơn và kê khai thuế có thể bị xử phạt theo các quy định của Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn. Mặc dù không có mức phạt riêng cho “sai tỷ giá trên hóa đơn”, nhưng các hành vi này thường được xếp vào các lỗi sau:

• Lập hóa đơn không đúng nội dung quy định: Nếu hóa đơn ngoại tệ không thể hiện tỷ giá quy đổi hoặc thể hiện sai tỷ giá, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính về hành vi lập hóa đơn không đúng nội dung. Mức phạt có thể từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo Nghị định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn, tùy thuộc vào mức độ vi phạm.
• Kê khai sai, khai không đầy đủ nghĩa vụ thuế: Nếu việc áp dụng sai tỷ giá dẫn đến kê khai sai số tiền thuế phải nộp (ví dụ: thuế GTGT, thuế TNDN), doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
• Phạt tiền: Có thể bị phạt tiền từ 10% đến 20% số tiền thuế khai thiếu hoặc số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn cao hơn quy định.
• Tiền chậm nộp: Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải nộp tiền chậm nộp tính trên số tiền thuế khai thiếu theo mức 0,03%/ngày tính trên số tiền thuế chậm nộp.
• Vi phạm quy định về kế toán: Việc ghi nhận sai tỷ giá trong sổ sách kế toán có thể bị xử phạt theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán. Mức phạt có thể từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi ghi sổ kế toán không đúng với chứng từ kế toán hoặc không đúng với thực tế phát sinh.

Để tránh những rủi ro này, doanh nghiệp cần đặc biệt cẩn trọng trong việc xác định và áp dụng tỷ giá trên hóa đơn ngoại tệ, đồng thời thường xuyên rà soát và cập nhật quy trình nội bộ.

Câu hỏi thường gặp về tỷ giá trên hóa đơn ngoại tệ tại Việt Nam

Dưới đây là một số câu hỏi thực tế mà các doanh nghiệp thường gặp phải khi xử lý các giao dịch và hóa đơn bằng ngoại tệ, cùng với câu trả lời dựa trên các quy định pháp luật hiện hành.

Doanh nghiệp có thể tự chọn tỷ giá nào để ghi trên hóa đơn ngoại tệ không, hay phải theo một nguồn cố định?

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp có quyền lựa chọn tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày giao dịch. Tỷ giá này có thể là tỷ giá mua bán chuyển khoản trung bình của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch, hoặc một tỷ giá xấp xỉ với tỷ giá trung bình đó (đảm bảo chênh lệch không quá +/-1%). Sự lựa chọn này cần được áp dụng nhất quán và không làm ảnh hưởng trọng yếu đến tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Nếu hợp đồng kinh tế quy định một tỷ giá hối đoái cụ thể cho giao dịch, doanh nghiệp có được áp dụng tỷ giá đó trên hóa đơn không?

Thông tư 99/2025/TT-BTC quy định rằng nếu hợp đồng không quy định tỷ giá hối đoái cụ thể, doanh nghiệp sẽ sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế. Tuy nhiên, trong trường hợp hợp đồng có quy định tỷ giá cụ thể, doanh nghiệp thường sẽ ưu tiên áp dụng tỷ giá đó cho mục đích thanh toán và ghi nhận doanh thu/chi phí ban đầu. Đối với việc thể hiện trên hóa đơn, Công văn 6810/CT-QLNT năm 2026 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP vẫn yêu cầu tỷ giá trên hóa đơn là tỷ giá giao dịch thực tế theo pháp luật kế toán. Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc giữa tỷ giá hợp đồng và tỷ giá giao dịch thực tế để đảm bảo tuân thủ cả hai khía cạnh, hoặc ghi rõ cả hai nếu cần thiết để minh bạch.

Khi nào thì tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn ngoại tệ không cần quy đổi ra Đồng Việt Nam?

Theo điểm c.3 khoản 8 Phụ lục kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn theo ngoại tệ mà không cần quy đổi ra Đồng Việt Nam chỉ áp dụng trong trường hợp bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối VÀ được nộp thuế bằng ngoại tệ. Đây là một trường hợp đặc biệt, thường chỉ áp dụng cho các ngành nghề đặc thù như hoạt động dầu khí, nơi mà cả giao dịch và nghĩa vụ thuế đều được thực hiện bằng ngoại tệ theo quy định của Chính phủ.

Hành động doanh nghiệp cần thực hiện ngay để tuân thủ quy định mới

Trong bối cảnh các quy định về tỷ giá trên hóa đơn ngoại tệ ngày càng được siết chặt và làm rõ, việc chủ động hành động là yếu tố then chốt để doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh các rủi ro không đáng có. Dưới đây là những hành động cụ thể mà doanh nghiệp cần thực hiện ngay lập tức:

1. Rà soát toàn bộ quy trình lập hóa đơn và hạch toán ngoại tệ

• Kiểm tra lại các mẫu hóa đơn: Đảm bảo rằng tất cả các mẫu hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy đang sử dụng đều có đủ các trường thông tin cần thiết để thể hiện đồng tiền ngoại tệ, tên ngoại tệ và tỷ giá quy đổi ra Đồng Việt Nam theo đúng Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Đánh giá lại phương pháp xác định tỷ giá: Đối chiếu phương pháp hiện tại với các lựa chọn về tỷ giá giao dịch thực tế được quy định trong Thông tư 99/2025/TT-BTC. Nếu đang sử dụng tỷ giá không phù hợp (ví dụ: tỷ giá Ngân hàng Nhà nước), cần điều chỉnh ngay.
• Kiểm tra quy trình ghi nhận chênh lệch tỷ giá: Đảm bảo các nghiệp vụ phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái được hạch toán đúng theo tài khoản 413 và các nguyên tắc kế toán liên quan.

2. Cập nhật và cấu hình lại hệ thống phần mềm kế toán

• Tích hợp nguồn tỷ giá đáng tin cậy: Nếu phần mềm kế toán chưa tự động lấy tỷ giá từ các nguồn đáng tin cậy (như website của ngân hàng thương mại mà doanh nghiệp thường xuyên giao dịch), cần xem xét tích hợp hoặc thiết lập quy trình nhập liệu thủ công có kiểm soát chặt chẽ.
• Cấu hình lại các trường thông tin hóa đơn: Đảm bảo phần mềm có thể xuất hóa đơn với đầy đủ thông tin về ngoại tệ và tỷ giá quy đổi theo yêu cầu của Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Kiểm tra tính năng báo cáo: Đảm bảo hệ thống có thể tạo ra các báo cáo tài chính và báo cáo thuế phản ánh chính xác các giao dịch ngoại tệ và chênh lệch tỷ giá.

3. Tổ chức đào tạo chuyên sâu cho đội ngũ kế toán và bán hàng

• Nâng cao kiến thức pháp luật: Đảm bảo đội ngũ nhân sự nắm vững các quy định mới nhất từ Nghị định 252/2026/NĐ-CP, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 99/2025/TT-BTC.
• Hướng dẫn thực hành: Cung cấp các buổi hướng dẫn thực hành về cách xác định tỷ giá, cách lập hóa đơn ngoại tệ và cách xử lý các tình huống phát sinh chênh lệch tỷ giá.
• Xây dựng tài liệu hướng dẫn nội bộ: Tạo ra các tài liệu hướng dẫn chi tiết, dễ hiểu để nhân viên có thể tham khảo khi cần thiết.

4. Tham vấn ý kiến chuyên gia thuế và kế toán

Trong trường hợp doanh nghiệp có các giao dịch ngoại tệ phức tạp, hoặc còn nhiều vướng mắc trong việc áp dụng các quy định mới, việc tham vấn ý kiến từ các chuyên gia thuế và kế toán là vô cùng cần thiết. Các chuyên gia có thể giúp doanh nghiệp:

• Đánh giá rủi ro hiện tại và đưa ra các giải pháp tối ưu.
• Xây dựng quy trình tuân thủ hiệu quả.
• Đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan thuế khi cần thiết.

Việc chủ động thực hiện các hành động này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn góp phần nâng cao tính chính xác của dữ liệu kế toán, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả hơn.

Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ trong việc rà soát và điều chỉnh quy trình kế toán, lập hóa đơn ngoại tệ để đảm bảo tuân thủ các quy định mới, ANC Việt Nam có thể tư vấn chi tiết qua hotline 0942597477.