Từ 15/9/2026, Doanh nghiệp Xuất khẩu Bắt buộc Bổ sung Chứng từ Thanh toán Không Dùng Tiền Mặt vào Hồ sơ Thuế TTĐB

Từ ngày 15/9/2026, hàng ngàn doanh nghiệp xuất khẩu tại Việt Nam sẽ phải điều chỉnh quy trình lập hồ sơ xác định đối tượng không chịu thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB). Đây là một thay đổi quan trọng được Bộ Tài chính ban hành nhằm tăng cường tính minh bạch và chặt chẽ trong quản lý thuế. Quy định mới yêu cầu các doanh nghiệp phải bổ sung chi tiết về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào hồ sơ, ảnh hưởng trực tiếp đến các giao dịch xuất khẩu hàng hóa thuộc diện không chịu thuế TTĐB.

Cụ thể, Thông tư 136/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính đã sửa đổi, bổ sung khoản 2 Điều 3 của Thông tư 158/2025/TT-BTC, quy định chi tiết một số điều của Nghị định 360/2025/NĐ-CP về thi hành Luật Thuế tiêu thụ đặc biệt 2025. Sự thay đổi này có hiệu lực từ ngày 15 tháng 9 năm 2026, đặt ra yêu cầu mới cho các tổ chức, cá nhân sản xuất, gia công, thuê gia công bán hoặc ủy thác cho tổ chức, cá nhân kinh doanh khác để xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài.

Chi tiết Quy định Mới về Hồ sơ Không Chịu Thuế TTĐB và Căn cứ Pháp lý

Theo quy định hiện hành tại khoản 2 Điều 3 của Thông tư 158/2025/TT-BTC, hồ sơ xác định đối tượng không chịu thuế tiêu thụ đặc biệt đối với hàng hóa xuất khẩu bao gồm:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa để xuất khẩu hoặc hợp đồng ủy thác xuất khẩu.
• Hóa đơn bán hàng, giao hàng ủy thác xuất khẩu.
• Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán hoặc ủy thác xuất khẩu, trong đó thể hiện rõ các thông tin về hàng hóa, hình thức thanh toán, số tiền và số, ngày chứng từ thanh toán hàng hóa xuất khẩu không dùng tiền mặt của người mua nước ngoài cho tổ chức, cá nhân xuất khẩu; số tiền và số, ngày của chứng từ thanh toán giữa tổ chức, cá nhân sản xuất với tổ chức, cá nhân xuất khẩu hoặc tổ chức, cá nhân nhận ủy thác xuất khẩu; số, ngày của hợp đồng xuất khẩu, tờ khai hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu.

Tuy nhiên, với sự ra đời của Điều 1 Thông tư 136/2026/TT-BTC, quy định về hồ sơ này đã được sửa đổi, bổ sung cụ thể hơn. Điểm c khoản 2 Điều 3 Thông tư 158/2025/TT-BTC được sửa đổi như sau:

Hồ sơ xác định đối tượng không chịu thuế tiêu thụ đặc biệt (áp dụng từ 15/9/2026):

1. Hợp đồng mua bán hàng hóa để xuất khẩu hoặc hợp đồng ủy thác xuất khẩu.
2. Hóa đơn bán hàng, giao hàng ủy thác xuất khẩu.
3. Trường hợp hợp đồng mua bán hàng hóa để xuất khẩu, hợp đồng ủy thác xuất khẩu đã thanh lý toàn bộ hoặc từng phần thì phải có Biên bản thanh lý (thanh lý toàn bộ hoặc từng phần) thể hiện các nội dung sau:
• Tên, số lượng, chủng loại, mặt hàng, giá bán của hàng hóa đã thực tế xuất khẩu.
• Hình thức thanh toán.
• Số tiền và số, ngày của chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của người mua nước ngoài cho tổ chức, cá nhân xuất khẩu và giữa tổ chức, cá nhân sản xuất với tổ chức, cá nhân xuất khẩu hoặc tổ chức, cá nhân nhận ủy thác xuất khẩu.
• Số, ngày của hợp đồng xuất khẩu.
• Số, ngày của tờ khai hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu.

Điểm mới cốt lõi là việc nhấn mạnh yêu cầu về số tiền và số, ngày của chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, không chỉ từ người mua nước ngoài mà còn giữa các bên liên quan trong chuỗi cung ứng nội địa (tổ chức sản xuất với tổ chức xuất khẩu/nhận ủy thác). Đồng thời, Thông tư 136/2026/TT-BTC cũng làm rõ: “Thời điểm có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được xác định theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng (nếu có) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được xác định theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.”

Căn cứ pháp lý cho chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt:

Theo khoản 1 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của Nghị định 52/2024/NĐ-CP, trừ các chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán. Các phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt được quy định cụ thể tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 52/2024/NĐ-CP bao gồm:

• Séc
• Lệnh chi, ủy nhiệm chi
• Nhờ thu, ủy nhiệm thu
• Thẻ ngân hàng (thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng, thẻ trả trước)
• Ví điện tử
• Các phương tiện thanh toán khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.

Ví dụ minh họa về việc áp dụng quy định mới:

Công ty A là nhà sản xuất hàng hóa X (thuộc diện chịu thuế TTĐB khi tiêu thụ nội địa) và ủy thác cho Công ty B để xuất khẩu hàng hóa X sang thị trường nước ngoài. Để hàng hóa X không chịu thuế TTĐB, Công ty A và Công ty B cần chuẩn bị hồ sơ theo quy định mới từ ngày 15/9/2026. Trong biên bản thanh lý hợp đồng ủy thác xuất khẩu, ngoài các thông tin về hàng hóa, giá bán, tờ khai hải quan, Công ty A và Công ty B bắt buộc phải ghi rõ:

• Số tiền, số và ngày của chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ người mua nước ngoài (ví dụ: Công ty C tại Nhật Bản) cho Công ty B.
• Số tiền, số và ngày của chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt giữa Công ty B (bên nhận ủy thác) và Công ty A (bên sản xuất).

Nếu thiếu một trong các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hoặc thông tin không đầy đủ, rõ ràng, cơ quan thuế có thể không chấp nhận hồ sơ và yêu cầu Công ty A kê khai, nộp thuế TTĐB cho lô hàng đã xuất khẩu.

Các Bước Doanh nghiệp Cần Thực hiện để Tuân thủ Quy định Mới về Chứng từ Thanh toán

Để đảm bảo tuân thủ quy định mới và tránh những rủi ro về thuế, các doanh nghiệp xuất khẩu tại Việt Nam cần chủ động thực hiện các bước sau:

1. Rà soát và Cập nhật Hợp đồng:
   • Kiểm tra lại các hợp đồng mua bán hàng hóa để xuất khẩu hoặc hợp đồng ủy thác xuất khẩu hiện có và các hợp đồng dự kiến ký kết.
   • Đảm bảo các điều khoản về thanh toán rõ ràng, ưu tiên các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và quy định cụ thể về việc cung cấp chứng từ thanh toán.
   • Nếu cần, đàm phán với đối tác nước ngoài và đối tác trong nước để thống nhất về phương thức thanh toán và việc cung cấp chứng từ.
2. Điều chỉnh Quy trình Kế toán và Lưu trữ Chứng từ:
   • Cập nhật quy trình nội bộ về việc thu thập, kiểm tra và lưu trữ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
   • Đảm bảo rằng tất cả các giao dịch thanh toán liên quan đến hàng hóa xuất khẩu đều có đầy đủ chứng từ hợp lệ theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
   • Thiết lập hệ thống lưu trữ khoa học, dễ dàng truy xuất khi cần thiết cho việc lập biên bản thanh lý và giải trình với cơ quan thuế.
3. Đào tạo và Nâng cao Năng lực cho Nhân sự:
   • Tổ chức các buổi đào tạo cho đội ngũ kế toán, tài chính, xuất nhập khẩu về các quy định mới của Thông tư 136/2026/TT-BTC và các văn bản pháp luật liên quan.
   • Đảm bảo nhân sự hiểu rõ về các loại chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được chấp nhận và cách thức ghi nhận thông tin trên biên bản thanh lý.
4. Chủ động Giao tiếp với Đối tác:
   • Thông báo cho người mua nước ngoài và các đối tác ủy thác xuất khẩu về yêu cầu mới về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
   • Hướng dẫn họ về các loại chứng từ cần cung cấp và thời điểm cần có chứng từ để đảm bảo hồ sơ được hoàn thiện đúng hạn.
5. Rà soát Định kỳ và Tham vấn Chuyên gia:
   • Thực hiện rà soát định kỳ các hồ sơ xuất khẩu để đảm bảo tính đầy đủ và hợp lệ của chứng từ.
   • Trong trường hợp có vướng mắc hoặc các tình huống phức tạp, nên tham vấn các chuyên gia về thuế để nhận được tư vấn chính xác và kịp thời.

Những Điểm Dễ Sai Sót và Mức Phạt Nếu Không Tuân thủ Quy định Thuế TTĐB

Việc không tuân thủ đúng các quy định về hồ sơ xác định đối tượng không chịu thuế TTĐB, đặc biệt là yêu cầu mới về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số điểm dễ sai sót và các mức phạt tiềm ẩn:

1. Những điểm dễ sai sót:

• Thiếu hoặc không đầy đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đây là lỗi phổ biến nhất. Doanh nghiệp có thể chỉ có chứng từ từ người mua nước ngoài mà thiếu chứng từ giữa các bên trong nước (nếu có ủy thác), hoặc chứng từ không ghi rõ số tiền, ngày tháng theo yêu cầu.
• Chứng từ không hợp lệ: Một số doanh nghiệp có thể nhầm lẫn giữa các hình thức thanh toán. Ví dụ, việc người mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật thuế GTGT và sẽ không được chấp nhận.
• Sai sót trong Biên bản thanh lý: Thông tin trên biên bản thanh lý không khớp với chứng từ thực tế, hoặc thiếu các thông tin bắt buộc như số, ngày của chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Không cập nhật kịp thời quy định: Doanh nghiệp không nắm bắt được sự thay đổi của Thông tư 136/2026/TT-BTC, dẫn đến việc vẫn áp dụng quy trình cũ và thiếu sót hồ sơ.
• Lưu trữ chứng từ không khoa học: Khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra, doanh nghiệp không thể cung cấp đầy đủ và kịp thời các chứng từ cần thiết do hệ thống lưu trữ kém hiệu quả.

2. Mức phạt và hậu quả pháp lý:

Nếu hồ sơ xác định đối tượng không chịu thuế TTĐB không đầy đủ hoặc không hợp lệ theo quy định mới, cơ quan thuế có quyền:

• Truy thu thuế TTĐB: Hàng hóa xuất khẩu sẽ bị coi là tiêu thụ trong nước và phải chịu thuế TTĐB. Doanh nghiệp sẽ bị truy thu toàn bộ số thuế TTĐB phải nộp.
• Phạt chậm nộp thuế: Ngoài số thuế bị truy thu, doanh nghiệp còn phải chịu tiền phạt chậm nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế. Mức phạt chậm nộp thường được tính theo tỷ lệ phần trăm nhất định trên số tiền thuế chậm nộp cho mỗi ngày chậm nộp.
• Phạt vi phạm hành chính về thuế: Tùy thuộc vào mức độ vi phạm (khai sai, khai thiếu, không cung cấp đủ hồ sơ), doanh nghiệp có thể bị phạt tiền theo các quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế. Các mức phạt này có thể từ vài triệu đồng đến hàng chục triệu đồng, hoặc cao hơn tùy theo quy mô và tính chất của hành vi vi phạm.
• Ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp: Việc bị truy thu thuế và xử phạt không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín và lịch sử tuân thủ thuế của doanh nghiệp, có thể dẫn đến việc bị kiểm tra, thanh tra thường xuyên hơn trong tương lai.

Giải đáp Các Câu hỏi Thường gặp về Chứng từ Thanh toán Không Dùng Tiền Mặt và Thuế TTĐB

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nào được chấp nhận khi xác định đối tượng không chịu thuế TTĐB?

Theo quy định tại khoản 10 Điều 3 Nghị định 52/2024/NĐ-CP, các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được chấp nhận bao gồm séc, lệnh chi, ủy nhiệm chi, nhờ thu, ủy nhiệm thu, thẻ ngân hàng (ghi nợ, tín dụng, trả trước), ví điện tử và các phương tiện thanh toán khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước. Điều quan trọng cần lưu ý là việc bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán sẽ không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ cho mục đích này.

Nếu người mua nước ngoài thanh toán bằng tiền mặt, doanh nghiệp có được hưởng ưu đãi không chịu thuế TTĐB không?

Không. Quy định mới tại Thông tư 136/2026/TT-BTC và các văn bản pháp luật liên quan yêu cầu rõ ràng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu người mua nước ngoài thanh toán bằng tiền mặt, doanh nghiệp sẽ không đáp ứng điều kiện về hồ sơ để xác định hàng hóa thuộc đối tượng không chịu thuế TTĐB. Trong trường hợp này, hàng hóa có thể bị coi là tiêu thụ trong nước và doanh nghiệp sẽ phải kê khai, nộp thuế TTĐB theo quy định.

Thời điểm nào cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để hợp lệ hồ sơ?

Theo Thông tư 136/2026/TT-BTC, thời điểm có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt được xác định theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng (nếu có). Ngoài ra, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt phải được xác định theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp cần đảm bảo các chứng từ này được phát sinh và ghi nhận đúng thời điểm theo thỏa thuận trong hợp đồng và phù hợp với các quy định chung về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt trong lĩnh vực thuế.

Hành động Cần Thiết Ngay Lập tức cho Doanh nghiệp Xuất khẩu tại Việt Nam

Với hiệu lực thi hành từ ngày 15/9/2026, các doanh nghiệp xuất khẩu cần khẩn trương rà soát và điều chỉnh các quy trình nội bộ để đảm bảo tuân thủ quy định mới về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt trong hồ sơ xác định đối tượng không chịu thuế TTĐB. Việc chuẩn bị sớm sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý và tài chính không đáng có.

Dưới đây là những hành động cụ thể mà doanh nghiệp nên thực hiện ngay:

• Rà soát toàn bộ quy trình xuất khẩu: Đánh giá lại các bước từ ký kết hợp đồng, thực hiện thanh toán đến lập hồ sơ khai thuế để xác định những điểm cần thay đổi.
• Cập nhật mẫu biểu và hệ thống: Điều chỉnh các mẫu biên bản thanh lý, các biểu mẫu nội bộ và hệ thống phần mềm kế toán để tích hợp yêu cầu mới về thông tin chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Tăng cường đối thoại với đối tác: Chủ động trao đổi với các đối tác nước ngoài và đối tác ủy thác xuất khẩu về yêu cầu mới, đảm bảo họ hiểu và hợp tác trong việc cung cấp đầy đủ chứng từ.
• Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ: Thiết lập các bước kiểm tra, đối chiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt trước khi hoàn thiện hồ sơ để nộp cho cơ quan thuế.
• Tham vấn chuyên gia thuế: Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc hiểu rõ hoặc áp dụng quy định mới, việc tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia thuế là rất cần thiết để đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật.

Việc chủ động thích ứng với những thay đổi trong chính sách thuế không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp tại Việt Nam.

Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ trong việc rà soát hồ sơ thuế TTĐB hoặc tư vấn về các quy định mới liên quan đến chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, ANC Việt Nam có thể cung cấp dịch vụ tư vấn chuyên sâu qua hotline 0942597477.