Chi phí chưa thanh toán có được trừ thuế TNDN 2026? Hướng dẫn chi tiết

Từ 12/03/2026, doanh nghiệp Việt Nam được tính chi phí chưa thanh toán vào thuế TNDN nếu đáp ứng đủ điều kiện

Một câu hỏi lớn thường trực trong tâm trí các kế toán và chủ doanh nghiệp tại Việt Nam là: Liệu các khoản chi phí mua hàng hóa, dịch vụ đã phát sinh nhưng chưa được thanh toán có được phép tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hay không? Tin tức quan trọng từ Bộ Tài chính đã mang đến câu trả lời rõ ràng, mở ra sự linh hoạt hơn trong quản lý tài chính cho các doanh nghiệp.

Cụ thể, theo quy định tại khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính, có hiệu lực từ ngày 12/03/2026, các doanh nghiệp tại Việt Nam sẽ được phép ghi nhận các khoản chi phí mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên vào chi phí được trừ, ngay cả khi tại thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thực hiện thanh toán. Tuy nhiên, việc này đi kèm với những điều kiện chặt chẽ về hồ sơ và phương thức thanh toán trong tương lai.

Quy định này áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ tại Việt Nam, đặc biệt là những doanh nghiệp thường xuyên có các giao dịch mua bán lớn, cần thời gian để hoàn tất quy trình thanh toán. Đây là một thay đổi đáng chú ý, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc hạch toán và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế TNDN, đồng thời nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ quy định về chứng từ và thanh toán không dùng tiền mặt.

Thông tư 20/2026/TT-BTC: Quy định chi tiết về chi phí chưa thanh toán được trừ và căn cứ pháp lý

Để hiểu rõ hơn về điều kiện và căn cứ pháp lý cho việc ghi nhận chi phí chưa thanh toán vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, chúng ta cần đi sâu vào các quy định cụ thể. Căn cứ pháp lý chính cho vấn đề này là khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính, hướng dẫn về hồ sơ của khoản chi được tính vào chi phí được trừ.

Điều kiện cụ thể để chi phí chưa thanh toán được trừ

Theo điểm c khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC, đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, nếu đến thời điểm ghi nhận chi phí mà doanh nghiệp chưa thanh toán, doanh nghiệp vẫn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, với điều kiện phải đáp ứng đồng thời các yêu cầu sau:

• Có hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ: Đây là bằng chứng pháp lý chứng minh giao dịch mua bán đã được thỏa thuận giữa các bên. Hợp đồng cần thể hiện rõ các điều khoản về hàng hóa/dịch vụ, giá trị, thời hạn và phương thức thanh toán.
• Có biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ: Biên bản này xác nhận việc hàng hóa đã được giao hoặc dịch vụ đã được hoàn thành và nghiệm thu. Đây là chứng từ quan trọng để chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã thực sự phát sinh và hoàn tất.
• Khi thanh toán, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Điều này có nghĩa là, mặc dù tại thời điểm ghi nhận chi phí chưa cần thanh toán, nhưng khi thực hiện thanh toán sau này, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng, ủy nhiệm chi, séc, v.v.).

Ngoài ra, Công văn 17123/DON-QLDN1 năm 2026 của Tổng cục Thuế cũng đã làm rõ thêm về biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ. Công văn này khẳng định pháp luật về Thuế TNDN hiện hành không quy định mẫu biên bản cụ thể. Doanh nghiệp cần căn cứ vào Bộ Luật Dân sự, Luật Thương mại, Luật Kế toán và các văn bản pháp luật liên quan, cùng với đặc thù của từng loại hình hàng hóa, dịch vụ để lập biên bản bàn giao phù hợp, đảm bảo tính pháp lý và chứng minh được nghiệp vụ mua bán đã xảy ra.

Ví dụ minh họa về tính toán chi phí được trừ

Để hình dung rõ hơn, hãy xem xét một ví dụ cụ thể:

Ví dụ: Công ty Cổ phần ABC (doanh nghiệp tại Việt Nam) trong quý 1 năm 2026 đã mua một lô máy móc thiết bị phục vụ sản xuất từ Công ty XYZ với tổng giá trị là 500 triệu đồng. Tại thời điểm 31/03/2026 (thời điểm ghi nhận chi phí cho quý 1), Công ty ABC chưa thanh toán cho Công ty XYZ do thỏa thuận trong hợp đồng là thanh toán vào cuối quý 2.

• Công ty ABC có hợp đồng mua bán máy móc thiết bị rõ ràng với Công ty XYZ.
• Công ty ABC đã nhận được máy móc và có biên bản bàn giao, nghiệm thu thiết bị được ký kết giữa hai bên vào ngày 15/03/2026.
• Công ty ABC cam kết sẽ thanh toán 500 triệu đồng cho Công ty XYZ bằng hình thức chuyển khoản ngân hàng vào ngày 30/06/2026.

Trong trường hợp này, mặc dù Công ty ABC chưa thanh toán 500 triệu đồng cho Công ty XYZ tại thời điểm 31/03/2026, nhưng do đã đáp ứng đủ các điều kiện về hợp đồng và biên bản bàn giao, Công ty ABC vẫn được phép tính 500 triệu đồng này vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN cho quý 1 năm 2026. Khi đến hạn thanh toán vào 30/06/2026, Công ty ABC phải thực hiện chuyển khoản ngân hàng và lưu giữ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt này.

Giả sử, trong quý 1/2026, Công ty ABC có tổng doanh thu là 5 tỷ đồng và các chi phí hợp lệ khác (đã thanh toán) là 3 tỷ đồng. Nếu không tính khoản chi phí máy móc 500 triệu đồng này, thu nhập chịu thuế sẽ là: 5 tỷ – 3 tỷ = 2 tỷ đồng. Khi đó, thuế TNDN tạm nộp (giả sử thuế suất 20%) sẽ là 2 tỷ * 20% = 400 triệu đồng.

Tuy nhiên, với quy định mới, Công ty ABC được tính thêm 500 triệu đồng chi phí máy móc vào chi phí được trừ. Khi đó, tổng chi phí được trừ là 3 tỷ + 500 triệu = 3.5 tỷ đồng. Thu nhập chịu thuế sẽ là: 5 tỷ – 3.5 tỷ = 1.5 tỷ đồng. Thuế TNDN tạm nộp sẽ là 1.5 tỷ * 20% = 300 triệu đồng. Điều này giúp doanh nghiệp giảm nghĩa vụ thuế tạm nộp trong kỳ.

Các khoản thu nhập chịu thuế TNDN theo quy định hiện hành

Để có cái nhìn toàn diện, cần nhắc lại các khoản thu nhập chịu thuế TNDN theo quy định hiện hành tại khoản 1 và khoản 2 Điều 3 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025:

1. Thu nhập từ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ: Đây là khoản thu nhập chính từ các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp.
2. Thu nhập khác, bao gồm:
   • Thu nhập từ chuyển nhượng vốn, chuyển nhượng quyền góp vốn, chuyển nhượng chứng khoán.
   • Thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản (trừ thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản của doanh nghiệp kinh doanh bất động sản).
   • Thu nhập từ chuyển nhượng dự án đầu tư, quyền tham gia dự án đầu tư, quyền thăm dò, khai thác, chế biến khoáng sản.
   • Thu nhập từ chuyển nhượng, cho thuê, thanh lý tài sản (bao gồm giấy tờ có giá, trừ bất động sản).
   • Thu nhập từ quyền sử dụng, quyền sở hữu tài sản (bao gồm quyền sở hữu trí tuệ, chuyển giao công nghệ).
   • Thu nhập từ lãi tiền gửi, lãi cho vay vốn, bán ngoại tệ (trừ thu nhập từ hoạt động tín dụng của tổ chức tín dụng).
   • Khoản trích trước vào chi phí nhưng không sử dụng hoặc sử dụng không hết mà doanh nghiệp không hạch toán điều chỉnh giảm chi phí được trừ; khoản nợ khó đòi đã xóa nay đòi được; khoản nợ phải trả không xác định được chủ nợ; khoản thu nhập từ kinh doanh của những năm trước bị bỏ sót nay phát hiện ra.
   • Chênh lệch giữa thu về tiền phạt, tiền bồi thường do vi phạm hợp đồng kinh tế hoặc thưởng do thực hiện tốt cam kết theo hợp đồng.
   • Các khoản tài trợ, tặng cho bằng tiền hoặc hiện vật nhận được.
   • Chênh lệch do đánh giá lại tài sản theo quy định của pháp luật để góp vốn, điều chuyển khi sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, chuyển đổi chủ sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
   • Thu nhập từ hợp đồng hợp tác kinh doanh.
   • Thu nhập từ hoạt động sản xuất, kinh doanh ở nước ngoài.
   • Thu nhập của đơn vị sự nghiệp công lập đối với các hoạt động cho thuê tài sản công.
   • Các khoản thu nhập khác, trừ các khoản thu nhập được miễn thuế quy định tại Điều 4 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025.

Chi tiết quy định các khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN hiện nay

Theo khoản 1 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây (trừ các khoản chi không được trừ quy định tại khoản 2 Điều 9 Luật này):

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp: Bao gồm cả khoản chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp.
• Khoản chi thực tế phát sinh khác, bao gồm:
  • Chi cho thực hiện nhiệm vụ giáo dục quốc phòng và an ninh, huấn luyện, hoạt động của lực lượng dân quân tự vệ và phục vụ các nhiệm vụ quốc phòng, an ninh khác.
  • Chi hỗ trợ phục vụ cho hoạt động của tổ chức đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp.
  • Chi cho hoạt động giáo dục nghề nghiệp, đào tạo nghề nghiệp cho người lao động.
  • Chi thực tế cho hoạt động phòng, chống HIV/AIDS nơi làm việc của doanh nghiệp.
  • Tài trợ cho giáo dục, y tế, văn hóa; tài trợ cho phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh, làm nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa, nhà cho các đối tượng chính sách.
  • Tài trợ theo quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ dành cho các địa phương thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn; tài trợ cho nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ và đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số.
  • Chi cho nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ và đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số.
  • Phần giá trị tổn thất do thiên tai, dịch bệnh và trường hợp bất khả kháng khác không được bồi thường.
  • Chi thực tế cho người được biệt phái tham gia quản trị, điều hành, kiểm soát tổ chức tín dụng được kiểm soát đặc biệt, ngân hàng thương mại được chuyển giao bắt buộc.
  • Một số khoản chi phục vụ sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp nhưng chưa tương ứng với doanh thu phát sinh trong kỳ theo quy định của Chính phủ.
  • Một số khoản chi hỗ trợ xây dựng công trình công cộng, đồng thời phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Chi phí liên quan đến việc giảm phát thải khí nhà kính nhằm trung hòa các-bon và net zero, giảm ô nhiễm môi trường, đồng thời liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Một số khoản đóng góp vào các quỹ được thành lập theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ và quy định của Chính phủ.
• Các khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật: Trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ. Đây là điều kiện tiên quyết và quan trọng nhất đối với hầu hết các khoản chi phí.

3 bước cần thực hiện để ghi nhận chi phí chưa thanh toán hợp lệ

Để đảm bảo các khoản chi phí mua hàng hóa, dịch vụ chưa thanh toán được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN theo đúng quy định của Thông tư 20/2026/TT-BTC, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Lập và lưu giữ đầy đủ hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ

Ngay khi phát sinh giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần lập hợp đồng mua bán rõ ràng với bên cung cấp. Hợp đồng này phải bao gồm các thông tin cơ bản như:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của các bên.
• Mô tả chi tiết hàng hóa, dịch vụ.
• Số lượng, đơn giá, tổng giá trị hợp đồng.
• Thời gian giao hàng/hoàn thành dịch vụ.
• Điều khoản về thanh toán (thời hạn, phương thức thanh toán).
• Các điều khoản khác liên quan đến quyền và nghĩa vụ của các bên.

Hợp đồng là căn cứ pháp lý đầu tiên và quan trọng nhất để chứng minh tính hợp lệ của giao dịch. Doanh nghiệp phải lưu giữ bản chính hoặc bản sao có chứng thực/đóng dấu của doanh nghiệp theo quy định tại khoản 14 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Bước 2: Lập và ký kết biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ

Sau khi hàng hóa được giao hoặc dịch vụ được hoàn thành, doanh nghiệp cần phối hợp với bên cung cấp để lập biên bản bàn giao (hoặc biên bản nghiệm thu đối với dịch vụ). Biên bản này có vai trò xác nhận rằng hàng hóa/dịch vụ đã được chuyển giao và doanh nghiệp đã tiếp nhận, đủ điều kiện để ghi nhận vào tài sản hoặc chi phí. Mặc dù không có mẫu biên bản cụ thể, doanh nghiệp cần đảm bảo biên bản có các thông tin sau:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của các bên.
• Số hợp đồng liên quan.
• Mô tả chi tiết hàng hóa/dịch vụ được bàn giao.
• Số lượng, chất lượng (nếu có kiểm tra).
• Ngày, địa điểm bàn giao.
• Chữ ký của đại diện có thẩm quyền của cả hai bên.

Biên bản bàn giao là bằng chứng vật chất cho việc nghiệp vụ kinh tế đã thực sự phát sinh và hoàn tất, là cơ sở để hạch toán chi phí.

Bước 3: Đảm bảo thanh toán không dùng tiền mặt khi đến hạn

Đây là điều kiện bắt buộc khi doanh nghiệp thực hiện thanh toán cho các khoản chi phí đã ghi nhận. Khi đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng, doanh nghiệp phải sử dụng các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt như:

• Chuyển khoản qua ngân hàng.
• Ủy nhiệm chi.
• Séc.
• Các hình thức thanh toán điện tử khác được pháp luật công nhận.

Doanh nghiệp cần lưu giữ cẩn thận các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (giấy báo nợ, sao kê ngân hàng, ủy nhiệm chi có xác nhận của ngân hàng, v.v.) để làm bằng chứng khi cơ quan thuế kiểm tra. Việc không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi thanh toán sẽ khiến khoản chi phí đó không được chấp nhận là chi phí được trừ, dù đã có hợp đồng và biên bản bàn giao.

Mức phạt và những điểm dễ sai sót khi ghi nhận chi phí chưa thanh toán

Việc tuân thủ các quy định về chi phí được trừ là vô cùng quan trọng để tránh các rủi ro pháp lý và mức phạt hành chính đáng kể. Dưới đây là những điểm doanh nghiệp tại Việt Nam thường dễ mắc sai sót và các mức phạt có thể áp dụng.

Những điểm dễ sai sót, dễ bỏ sót

1. Thiếu hoặc không đầy đủ hợp đồng, biên bản bàn giao: Đây là lỗi phổ biến nhất. Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ, thường bỏ qua việc lập hợp đồng hoặc biên bản bàn giao chi tiết cho các giao dịch, hoặc chỉ lập sơ sài, không đủ thông tin theo yêu cầu.
2. Không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Mặc dù được phép ghi nhận chi phí khi chưa thanh toán, nhưng khi thực hiện thanh toán, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu thanh toán bằng tiền mặt hoặc không lưu giữ được chứng từ chuyển khoản, khoản chi phí đó sẽ bị loại.
3. Giá trị giao dịch dưới 05 triệu đồng: Quy định tại Thông tư 20/2026/TT-BTC chỉ áp dụng cho các giao dịch có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Đối với các giao dịch dưới 05 triệu đồng, doanh nghiệp vẫn cần tuân thủ các quy định chung về chứng từ và thanh toán để được tính vào chi phí được trừ.
4. Hồ sơ không nhất quán hoặc không hợp lệ: Các thông tin trên hợp đồng, biên bản bàn giao, hóa đơn và chứng từ thanh toán phải khớp nhau. Bất kỳ sự không nhất quán nào cũng có thể dẫn đến việc cơ quan thuế nghi ngờ tính hợp lệ của giao dịch.
5. Không lưu giữ hồ sơ đầy đủ: Khoản 15 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định rõ trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc lưu giữ, cung cấp đầy đủ hồ sơ. Việc thiếu sót hồ sơ khi thanh tra, kiểm tra sẽ dẫn đến việc khoản chi phí bị loại.
6. Nhầm lẫn giữa thời điểm ghi nhận chi phí và thời điểm thanh toán: Doanh nghiệp cần hiểu rõ rằng việc được ghi nhận chi phí khi chưa thanh toán chỉ là một sự linh hoạt về thời điểm, không phải là miễn trừ điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt. Điều kiện này vẫn phải được đáp ứng khi thanh toán thực tế.

Mức phạt vi phạm cụ thể

Nếu doanh nghiệp không tuân thủ các quy định về chứng từ, thanh toán, dẫn đến việc ghi nhận sai chi phí được trừ, sẽ phải đối mặt với các mức phạt theo quy định của pháp luật về quản lý thuế, cụ thể là Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn (hoặc văn bản thay thế nếu có).

• Phạt hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp: Nếu việc ghi nhận chi phí không hợp lệ dẫn đến giảm số thuế TNDN phải nộp, doanh nghiệp có thể bị phạt 20% số tiền thuế khai thiếu.
• Phạt chậm nộp tiền thuế: Ngoài số tiền thuế truy thu và phạt khai sai, doanh nghiệp còn phải nộp tiền chậm nộp tính trên số tiền thuế khai thiếu theo mức 0,03%/ngày tính trên số tiền thuế chậm nộp.
• Phạt hành vi trốn thuế: Trong trường hợp nghiêm trọng hơn, nếu cơ quan thuế xác định hành vi của doanh nghiệp là trốn thuế (ví dụ: cố tình lập khống chứng từ, hợp thức hóa chi phí không có thật), doanh nghiệp có thể bị phạt từ 1 đến 3 lần số tiền thuế trốn, tùy theo mức độ vi phạm và các tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ.
• Phạt vi phạm quy định về hóa đơn, chứng từ: Các hành vi vi phạm về lập, sử dụng, lưu giữ hóa đơn, chứng từ cũng có thể bị xử phạt hành chính theo quy định riêng về hóa đơn.

Để tránh những rủi ro này, doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ, đào tạo nhân sự kế toán về các quy định mới và thường xuyên rà soát hồ sơ, chứng từ.

Câu hỏi thường gặp về chi phí chưa thanh toán và thuế TNDN 2026

Dưới đây là một số câu hỏi thực tế mà các doanh nghiệp và kế toán viên thường gặp liên quan đến quy định mới về chi phí chưa thanh toán được trừ khi tính thuế TNDN tại Việt Nam.

1. Nếu giá trị giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ dưới 05 triệu đồng và chưa thanh toán thì có được tính vào chi phí được trừ không?

Theo điểm c khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC, quy định về việc được tính chi phí chưa thanh toán vào chi phí được trừ chỉ áp dụng cho trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Đối với các giao dịch có giá trị dưới 05 triệu đồng, doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ các quy định chung về chi phí được trừ, bao gồm việc có hóa đơn, chứng từ hợp lệ và chứng từ thanh toán (nếu có yêu cầu) để được tính vào chi phí. Thông thường, các giao dịch nhỏ hơn 20 triệu đồng có thể thanh toán bằng tiền mặt nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ.

2. Thời điểm nào cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho khoản chi phí đã ghi nhận khi chưa thanh toán?

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cần phải có tại thời điểm doanh nghiệp thực hiện thanh toán cho khoản mua hàng hóa, dịch vụ đó. Mặc dù doanh nghiệp được ghi nhận chi phí vào thời điểm phát sinh nghiệp vụ (có hợp đồng, biên bản bàn giao) dù chưa thanh toán, nhưng điều kiện về thanh toán không dùng tiền mặt là bắt buộc khi tiền thực sự được chuyển đi. Doanh nghiệp cần lưu giữ chứng từ này để chứng minh tính hợp lệ của chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra.

3. Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ cần có những nội dung gì để được coi là hợp lệ khi không có mẫu quy định cụ thể?

Mặc dù pháp luật về Thuế TNDN không quy định mẫu biên bản bàn giao cụ thể, nhưng theo Công văn 17123/DON-QLDN1 năm 2026, biên bản này cần đóng vai trò là tài liệu chứng minh nghiệp vụ mua bán đã xảy ra. Doanh nghiệp nên tham khảo Bộ Luật Dân sự, Luật Thương mại, Luật Kế toán để đảm bảo biên bản có đầy đủ các thông tin cơ bản như tên các bên, số hợp đồng, mô tả chi tiết hàng hóa/dịch vụ, số lượng, chất lượng, ngày bàn giao, địa điểm và chữ ký của đại diện có thẩm quyền. Mục đích chính là để chứng minh sự chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng và hoàn thành nghĩa vụ của bên bán/cung cấp dịch vụ.

Hành động cấp bách: Rà soát quy trình và hồ sơ chi phí ngay lập tức

Với những thay đổi quan trọng trong quy định về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, đặc biệt là đối với các khoản chi phí chưa thanh toán, các doanh nghiệp tại Việt Nam cần chủ động rà soát và điều chỉnh quy trình nội bộ để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế.

1. Cập nhật kiến thức và đào tạo nhân sự

Phòng kế toán, tài chính và các bộ phận liên quan cần được cập nhật đầy đủ về Thông tư 20/2026/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn liên quan. Tổ chức các buổi đào tạo nội bộ để đảm bảo toàn bộ nhân sự hiểu rõ các điều kiện, quy trình và trách nhiệm trong việc lập, lưu giữ chứng từ.

2. Rà soát và chuẩn hóa quy trình mua hàng, thanh toán

Kiểm tra lại toàn bộ quy trình từ khâu đặt hàng, ký kết hợp đồng, tiếp nhận hàng hóa/dịch vụ đến khâu thanh toán. Đảm bảo rằng mọi giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên đều được lập hợp đồng và biên bản bàn giao đầy đủ, chính xác. Đồng thời, thiết lập quy trình kiểm soát chặt chẽ việc thanh toán không dùng tiền mặt và lưu giữ chứng từ thanh toán.

3. Kiểm tra lại hệ thống lưu trữ hồ sơ, chứng từ

Đảm bảo rằng hệ thống lưu trữ hồ sơ, chứng từ của doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu về tính đầy đủ, hợp lệ và dễ dàng truy xuất khi cần thiết. Các hồ sơ liên quan đến chi phí (hợp đồng, biên bản bàn giao, hóa đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt) cần được sắp xếp khoa học và lưu giữ theo đúng thời hạn quy định của pháp luật.

4. Tham vấn chuyên gia thuế

Trong bối cảnh các quy định thuế ngày càng phức tạp, việc tham vấn các chuyên gia thuế độc lập là một hành động khôn ngoan. Các chuyên gia có thể giúp doanh nghiệp đánh giá rủi ro, đưa ra lời khuyên cụ thể cho từng trường hợp đặc thù và hỗ trợ xây dựng quy trình tuân thủ hiệu quả.

Việc chủ động nắm bắt và tuân thủ các quy định mới không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về phạt hành chính mà còn góp phần xây dựng nền tảng tài chính vững chắc, minh bạch, tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ chuyên sâu về việc rà soát quy trình kế toán, tư vấn về các khoản chi phí được trừ hay bất kỳ vấn đề nào liên quan đến thuế TNDN theo quy định mới, ANC Việt Nam có thể tư vấn chi tiết qua hotline 0942597477.