Từ 1/7/2026: Hóa đơn vận tải đường bộ KHÔNG được kèm bảng kê – Doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Từ 1/7/2026: Dịch vụ vận tải đường bộ chính thức KHÔNG được lập hóa đơn kèm bảng kê – Hàng ngàn doanh nghiệp cần thay đổi quy trình

Bạn có biết, từ ngày 01/7/2026, quy định về xuất hóa đơn cho dịch vụ vận tải hàng hóa đường bộ tại Việt Nam sẽ có thay đổi quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hàng ngàn doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực này? Cụ thể, các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa đường bộ sẽ không còn được phép lập hóa đơn kèm bảng kê chi tiết như trước đây.

Thay đổi này được quy định rõ tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đánh dấu một bước chuyển mình trong công tác quản lý hóa đơn, nhằm tăng cường tính minh bạch và đơn giản hóa quy trình kiểm tra, đối chiếu của cơ quan thuế. Điều này đồng nghĩa với việc các thông tin chi tiết về hàng hóa, dịch vụ vận chuyển sẽ phải được thể hiện trực tiếp trên hóa đơn, thay vì tách rời trong một bảng kê phụ lục.

Quy định mới này áp dụng từ ngày 01/7/2026 và sẽ tác động đến tất cả các tổ chức, cá nhân kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hóa đường bộ trên toàn quốc. Các doanh nghiệp cần khẩn trương rà soát lại quy trình xuất hóa đơn, cập nhật hệ thống phần mềm kế toán và đào tạo lại nhân sự để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật, tránh những sai sót không đáng có và các mức phạt hành chính liên quan.

Chi tiết quy định mới về hóa đơn kèm bảng kê và căn cứ pháp lý từ Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Để hiểu rõ hơn về sự thay đổi này, chúng ta cần xem xét kỹ lưỡng các quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Cụ thể, tại điểm a.3 khoản 5 Phụ lục của Nghị định này đã nêu rõ các trường hợp được phép lập hóa đơn kèm bảng kê. Theo đó, chỉ một số loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù mới được áp dụng hình thức này.

Các trường hợp được phép lập hóa đơn kèm bảng kê

Theo quy định hiện hành và Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán được lập hóa đơn kèm bảng kê trong các trường hợp sau:

• Điện
• Nước
• Dịch vụ viễn thông
• Dịch vụ công nghệ thông tin
• Dịch vụ truyền hình
• Dịch vụ bưu chính và chuyển phát
• Ngân hàng
• Chứng khoán
• Tài sản mã hóa
• Bảo hiểm
• Dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh
• Các trường hợp khác theo quy định tại điểm a, điểm b khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, bao gồm:
  • Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác.
  • Dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ công nghệ thông tin (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán sử dụng trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin), sản phẩm, dịch vụ về dữ liệu phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ.

Như vậy, có thể thấy rõ ràng rằng dịch vụ vận tải hàng hóa đường bộ không nằm trong danh mục các trường hợp được phép lập hóa đơn kèm bảng kê. Điều này khẳng định rằng từ ngày 01/7/2026, việc xuất hóa đơn cho dịch vụ này phải tuân thủ nguyên tắc ghi đầy đủ thông tin trực tiếp trên hóa đơn.

Yêu cầu đối với hóa đơn kèm bảng kê (khi được phép)

Mặc dù dịch vụ vận tải đường bộ không thuộc diện này, nhưng để các doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan, cần lưu ý các yêu cầu khi lập hóa đơn kèm bảng kê đối với các dịch vụ được phép:

• Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm”.
• Bảng kê phải có đầy đủ các thông tin sau: tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán; tên hàng hóa, dịch vụ; số lượng; đơn giá; thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra; ngày lập; tên và chữ ký người lập bảng kê.
• Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, bảng kê phải có thêm tiêu thức “thuế suất thuế giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”.
• Tổng cộng tiền thanh toán trên bảng kê phải khớp đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.
• Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên bảng kê phải theo thứ tự bán hàng trong ngày.
• Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số… ngày… tháng… năm” để đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa hai chứng từ.

Việc không tuân thủ các quy định này, ngay cả đối với các trường hợp được phép lập bảng kê, cũng có thể dẫn đến việc hóa đơn không hợp lệ và các rủi ro về thuế cho doanh nghiệp tại Việt Nam.

Hướng dẫn chi tiết nội dung bắt buộc trên hóa đơn vận tải đường bộ từ 01/7/2026

Khi không còn được sử dụng bảng kê, việc ghi nhận đầy đủ và chính xác các thông tin trên hóa đơn vận tải trở nên cực kỳ quan trọng. Căn cứ điểm a mục 5 Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP, các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải đường bộ tại Việt Nam cần lưu ý các nội dung bắt buộc sau:

Nội dung cơ bản trên hóa đơn vận tải đường bộ trong nước

Đối với các dịch vụ vận tải đường bộ thông thường trong nước, hóa đơn phải thể hiện rõ:

• Biển số phương tiện vận tải: Đây là thông tin quan trọng để xác định phương tiện thực hiện dịch vụ.
• Hành trình (điểm đi – điểm đến): Cần ghi rõ địa điểm bắt đầu và kết thúc của chuyến vận chuyển.

Quy định đặc biệt cho vận tải trên nền tảng số và thương mại điện tử

Trong bối cảnh phát triển của công nghệ, các doanh nghiệp kinh doanh vận tải cung cấp dịch vụ trên nền tảng số hoặc hoạt động thương mại điện tử có thêm các yêu cầu cụ thể:

• Tên hàng hóa vận chuyển: Phải ghi rõ loại hàng hóa được vận chuyển.
• Thông tin người gửi hàng: Bao gồm tên, địa chỉ, và mã số thuế hoặc số định danh cá nhân của người gửi hàng. Điều này giúp tăng cường tính minh bạch và truy xuất nguồn gốc của giao dịch.

Trường hợp ngoại lệ không cần ghi biển số và hành trình

Đối với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận tải hoặc cho thuê xe có ký hợp đồng với đối tác theo tuyến cố định, trên hóa đơn không nhất thiết phải thể hiện biển số phương tiện vận tải và hành trình (điểm đi – điểm đến). Điều này nhằm đơn giản hóa thủ tục cho các hợp đồng dài hạn, ổn định.

Các quy định chung khác về nội dung hóa đơn

• Ngôn ngữ: Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài, chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn “( )” hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
• Mã hàng hóa, dịch vụ: Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ, trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.

Để dễ hình dung, dưới đây là bảng so sánh các yêu cầu về nội dung hóa đơn vận tải đường bộ:

Lưu ý đặc biệt cho hóa đơn dịch vụ vận tải hàng không

Mặc dù bài viết tập trung vào vận tải đường bộ, Nghị định 254/2026/NĐ-CP cũng có những quy định riêng cho hóa đơn vận tải hàng không. Các doanh nghiệp vận tải hàng không sử dụng hệ thống xuất vé theo thông lệ quốc tế có thể ghi các khoản phí dịch vụ (phí quản trị, phí đổi vé, phí sân bay) trên hóa đơn là giá thanh toán đã có thuế GTGT. Đồng thời, được làm tròn số đến hàng nghìn theo quy định của IATA.

Một số trường hợp hóa đơn vận tải hàng không không nhất thiết phải có đầy đủ nội dung:

• Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website/TMĐT cho cá nhân không kinh doanh: Không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất GTGT, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán. Tuy nhiên, nếu tổ chức kinh doanh hoặc không kinh doanh mua dịch vụ cho cá nhân của mình, doanh nghiệp hàng không phải lập hóa đơn điện tử đầy đủ nội dung.
• Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không: Không nhất thiết phải có các chỉ tiêu như ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.
• Hóa đơn doanh nghiệp vận tải hàng không xuất cho đại lý: Là hóa đơn xuất ra theo báo cáo đã đối chiếu giữa hai bên và theo bảng kê tổng hợp thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.

Những sai sót thường gặp khi xuất hóa đơn vận tải và mức phạt liên quan

Với những thay đổi quan trọng từ ngày 01/7/2026, các doanh nghiệp vận tải tại Việt Nam rất dễ mắc phải những sai sót trong quá trình xuất hóa đơn nếu không nắm vững quy định mới. Việc này không chỉ gây khó khăn trong hoạt động kinh doanh mà còn có thể dẫn đến các mức phạt hành chính đáng kể từ cơ quan thuế.

Các sai sót phổ biến

1. Tiếp tục sử dụng bảng kê kèm hóa đơn cho dịch vụ vận tải đường bộ: Đây là sai sót nghiêm trọng nhất sau ngày 01/7/2026. Doanh nghiệp cần loại bỏ hoàn toàn thói quen này và đảm bảo mọi thông tin được ghi trực tiếp trên hóa đơn.
2. Thiếu thông tin bắt buộc trên hóa đơn:
   • Không ghi hoặc ghi sai biển số phương tiện vận tải.
   • Thiếu thông tin hành trình (điểm đi – điểm đến).
   • Đối với vận tải trên nền tảng số/thương mại điện tử, thiếu tên hàng hóa vận chuyển hoặc thông tin người gửi hàng (tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân).
3. Áp dụng sai quy định về ngoại lệ: Một số doanh nghiệp có thể nhầm lẫn các trường hợp được miễn ghi biển số/hành trình (ví dụ: hợp đồng tuyến cố định) và áp dụng cho các trường hợp không thuộc diện này.
4. Sai sót trong việc ghi nhận thuế suất GTGT: Mặc dù không trực tiếp liên quan đến bảng kê, nhưng việc ghi sai thuế suất hoặc tính toán sai tiền thuế GTGT trên hóa đơn là lỗi phổ biến, ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
5. Không lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan: Ngay cả khi hóa đơn được lập đúng, việc không lưu trữ đầy đủ các chứng từ, hợp đồng, biên bản giao nhận hàng hóa kèm theo có thể gây khó khăn khi cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu.

Mức phạt vi phạm hành chính về hóa đơn

Các hành vi vi phạm quy định về hóa đơn, bao gồm việc lập hóa đơn không đúng nội dung, không đúng thời điểm, hoặc sử dụng hóa đơn không hợp pháp, đều có thể bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật Việt Nam. Cụ thể, các mức phạt thường được quy định trong Nghị định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn (ví dụ như Nghị định 125/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung).

• Phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng: Đối với hành vi lập hóa đơn không đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định, trừ các trường hợp được miễn giảm.
• Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng: Đối với hành vi lập hóa đơn sai thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế.
• Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng: Đối với hành vi lập hóa đơn không đúng quy định về hình thức, nội dung, hoặc sử dụng hóa đơn không hợp pháp, hóa đơn khống.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể bị áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả như buộc hủy hóa đơn sai, lập lại hóa đơn đúng quy định, hoặc điều chỉnh số liệu kê khai thuế. Trong trường hợp nghiêm trọng, việc sử dụng hóa đơn không hợp pháp có thể dẫn đến truy cứu trách nhiệm hình sự.

Phí sử dụng đường bộ: Đối tượng chịu phí và người nộp phí theo Nghị định 364/2025/NĐ-CP

Bên cạnh các quy định về hóa đơn, các doanh nghiệp vận tải cũng cần nắm rõ các quy định liên quan đến phí sử dụng đường bộ. Đây là một khoản phí bắt buộc nhằm mục đích duy tu, bảo trì hệ thống đường bộ, được quy định chi tiết tại Nghị định 364/2025/NĐ-CP.

Đối tượng chịu phí sử dụng đường bộ

Theo Điều 2 Nghị định 364/2025/NĐ-CP, đối tượng chịu phí sử dụng đường bộ là:

• Xe ô tô: Theo quy định của pháp luật về trật tự, an toàn giao thông đường bộ.
• Được cấp chứng nhận đăng ký xe: Phải có giấy chứng nhận đăng ký xe hợp lệ.
• Gắn biển số xe: Xe phải được gắn biển số theo quy định.
• Có Giấy chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường: Hay còn gọi là Giấy chứng nhận kiểm định.

Tóm lại, hầu hết các loại xe ô tô đang lưu hành hợp pháp tại Việt Nam đều thuộc đối tượng chịu phí sử dụng đường bộ, trừ một số trường hợp được miễn phí theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 364/2025/NĐ-CP.

Lưu ý: Chưa thu phí sử dụng đường bộ đối với xe ô tô mang biển số nước ngoài (bao gồm cả trường hợp xe được cấp chứng nhận đăng ký và biển số tạm thời) được cơ quan có thẩm quyền cho phép tạm nhập, tái xuất có thời hạn theo quy định của pháp luật.

Người nộp phí sử dụng đường bộ

Cũng theo Điều 2 Nghị định 364/2025/NĐ-CP, người nộp phí sử dụng đường bộ là:

• Tổ chức, cá nhân là chủ sở hữu phương tiện xe ô tô: Người đứng tên trên giấy đăng ký xe.
• Tổ chức, cá nhân khác được chủ sở hữu chuyển giao quyền chiếm hữu, sử dụng phương tiện xe ô tô: Ví dụ như người thuê xe dài hạn, người được ủy quyền sử dụng xe.

Các đối tượng này (gọi chung là chủ xe) có trách nhiệm nộp phí sử dụng đường bộ, trừ các trường hợp được miễn phí theo quy định tại Điều 4 Nghị định 364/2025/NĐ-CP.

Ví dụ minh họa về phí sử dụng đường bộ

Mặc dù Nghị định 364/2025/NĐ-CP quy định về đối tượng và người nộp phí, nhưng mức phí cụ thể thường được quy định chi tiết trong các Thông tư của Bộ Tài chính. Để minh họa, giả sử một doanh nghiệp vận tải tại Việt Nam sở hữu một xe tải có trọng tải 10 tấn. Nếu mức phí sử dụng đường bộ hàng năm cho loại xe này được quy định là 1.000.000 VNĐ/tấn trọng tải, thì phí sử dụng đường bộ mà doanh nghiệp phải nộp hàng năm sẽ được tính như sau:

Ví dụ: Công ty Vận tải An Phát sở hữu một xe tải có trọng tải 10 tấn. Giả định mức phí sử dụng đường bộ hàng năm cho xe tải loại này là 1.000.000 VNĐ/tấn (mức phí giả định để minh họa).
Phí sử dụng đường bộ phải nộp = Trọng tải xe × Mức phí/tấn
Phí sử dụng đường bộ phải nộp = 10 tấn × 1.000.000 VNĐ/tấn = 10.000.000 VNĐ.

Doanh nghiệp cần theo dõi các Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính để cập nhật mức phí cụ thể áp dụng cho từng loại phương tiện và thời điểm nộp phí.

Câu hỏi thường gặp về hóa đơn vận tải và bảng kê từ 01/7/2026

Công ty tôi chuyên vận chuyển hàng hóa liên tỉnh bằng xe tải, vậy từ 01/7/2026, chúng tôi có cần thay đổi mẫu hóa đơn không?

Có, công ty bạn chắc chắn cần thay đổi mẫu hóa đơn và quy trình xuất hóa đơn. Theo điểm a.3 khoản 5 Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP, dịch vụ vận tải hàng hóa đường bộ không thuộc các trường hợp được phép lập hóa đơn kèm bảng kê. Do đó, từ ngày 01/7/2026, tất cả các thông tin chi tiết về hàng hóa, biển số xe, hành trình (điểm đi – điểm đến) phải được thể hiện trực tiếp trên hóa đơn, không được tách rời thành bảng kê phụ lục nữa.

Nếu tôi là một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận tải qua ứng dụng di động, thông tin người gửi hàng có bắt buộc phải có trên hóa đơn không?

Có, đối với doanh nghiệp kinh doanh vận tải cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa trên nền tảng số, hoạt động thương mại điện tử, trên hóa đơn phải thể hiện rõ tên hàng hóa vận chuyển, thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân của người gửi hàng. Quy định này nhằm đảm bảo tính minh bạch và khả năng truy xuất nguồn gốc của các giao dịch vận tải điện tử, theo điểm a mục 5 Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Trường hợp nào thì hóa đơn vận tải hàng không được miễn một số tiêu chí bắt buộc?

Hóa đơn vận tải hàng không có một số trường hợp đặc biệt được miễn một số tiêu chí bắt buộc theo thông lệ quốc tế và quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Cụ thể, chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử cho người mua là cá nhân không kinh doanh có thể không cần ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất GTGT, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của người bán. Tương tự, hóa đơn thanh toán Interline giữa các hãng hàng không hoặc hóa đơn xuất cho đại lý theo bảng kê tổng hợp cũng có thể được miễn một số tiêu chí nhất định.

Doanh nghiệp cần hành động ngay để tuân thủ quy định mới về hóa đơn vận tải

Những thay đổi trong quy định về hóa đơn vận tải hàng hóa đường bộ từ ngày 01/7/2026 là một bước tiến quan trọng trong việc chuẩn hóa và minh bạch hóa hoạt động kinh doanh tại Việt Nam. Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh những rủi ro không đáng có, các doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các hành động sau:

1. Rà soát và cập nhật quy trình xuất hóa đơn: Kiểm tra lại toàn bộ quy trình lập và xuất hóa đơn hiện tại, đặc biệt là đối với dịch vụ vận tải hàng hóa đường bộ, để loại bỏ việc sử dụng bảng kê kèm theo.
2. Điều chỉnh hệ thống phần mềm kế toán: Liên hệ với nhà cung cấp phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử để cập nhật các tính năng, mẫu hóa đơn phù hợp với quy định mới, đảm bảo các thông tin bắt buộc được thể hiện đầy đủ trên hóa đơn.
3. Đào tạo nhân sự: Tổ chức các buổi tập huấn, phổ biến quy định mới cho đội ngũ kế toán, nhân viên kinh doanh, và những người trực tiếp liên quan đến việc lập hóa đơn để họ nắm vững và thực hiện đúng.
4. Kiểm tra lại các hợp đồng vận tải: Đảm bảo các điều khoản về hóa đơn trong hợp đồng phù hợp với quy định mới, đặc biệt là đối với các hợp đồng dài hạn hoặc hợp đồng với đối tác trên nền tảng số.
5. Tham khảo ý kiến chuyên gia: Nếu có bất kỳ vướng mắc nào trong quá trình triển khai, đừng ngần ngại tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia về thuế và kế toán để nhận được hướng dẫn chính xác và kịp thời.

Việc chủ động thích nghi với các quy định mới không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các mức phạt mà còn góp phần xây dựng một môi trường kinh doanh minh bạch, chuyên nghiệp hơn. Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ trong việc rà soát quy trình, cập nhật hệ thống hóa đơn hoặc tư vấn chuyên sâu về các quy định thuế, hóa đơn mới nhất tại Việt Nam, ANC Việt Nam có thể tư vấn chi tiết qua hotline 0942597477.