Từ 1/7/2026, quy định mới về hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp không được gộp hóa đơn cho nhiều lần giao hàng, dù giá trị giống nhau
Bạn có đang gộp hóa đơn cho các lần giao hàng có giá trị tương đương để tiết kiệm thời gian và công sức? Nếu câu trả lời là có, thì từ ngày 1/7/2026, doanh nghiệp của bạn cần phải thay đổi ngay lập tức quy trình này để tuân thủ quy định pháp luật mới. Nghị định 254/2026/NĐ-CP, một văn bản pháp lý quan trọng về hóa đơn điện tử, sẽ chính thức có hiệu lực, mang đến những thay đổi đáng kể trong việc lập và quản lý hóa đơn tại Việt Nam.
Theo quy định mới này, dù giá trị hàng hóa mỗi lần giao hàng có giống nhau đi chăng nữa, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải lập hóa đơn cho từng lần giao hàng tương ứng với khối lượng và giá trị thực tế. Điều này nhằm đảm bảo tính minh bạch, chính xác trong việc ghi nhận doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế, đồng thời giúp cơ quan thuế dễ dàng hơn trong công tác quản lý. Bên cạnh đó, Nghị định 254/2026/NĐ-CP cũng làm rõ cách xử lý khi người mua không cung cấp thông tin đầy đủ và liệt kê các trường hợp đặc thù được miễn sử dụng hóa đơn điện tử, ảnh hưởng trực tiếp đến hàng triệu doanh nghiệp và hộ kinh doanh trên cả nước.
Chi tiết quy định về thời điểm lập hóa đơn và căn cứ pháp lý theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Để hiểu rõ hơn về sự thay đổi này, chúng ta cần đi sâu vào các điều khoản cụ thể của Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Căn cứ pháp lý chính cho quy định về việc không được gộp hóa đơn cho nhiều lần giao hàng nằm tại khoản 3 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Điều khoản này quy định rất rõ ràng về thời điểm lập hóa đơn, đặc biệt trong các trường hợp giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ theo từng giai đoạn.
Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ
- Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Điều này đảm bảo rằng nghĩa vụ thuế phát sinh ngay khi giao dịch thực tế diễn ra.
- Đối với xuất khẩu hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
- Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (trừ trường hợp thu tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng).
Quy định cụ thể về giao hàng nhiều lần
Điểm mấu chốt mà các doanh nghiệp Việt Nam cần đặc biệt lưu ý chính là khoản 3 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:
“Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.”
Điều này có nghĩa là, dù doanh nghiệp bạn có thỏa thuận giao hàng định kỳ, hay các lần giao hàng có giá trị hoàn toàn giống nhau, thì mỗi lần giao hàng thực tế diễn ra đều phải được ghi nhận bằng một hóa đơn riêng biệt. Mục đích của quy định này là để đảm bảo rằng mọi giao dịch phát sinh đều được phản ánh chính xác trên hệ thống hóa đơn, phục vụ cho công tác quản lý thuế và hạch toán kế toán một cách minh bạch nhất.
Ví dụ minh họa:
Công ty A (bên bán) ký hợp đồng bán 1.000 sản phẩm cho Công ty B (bên mua) với tổng giá trị 500 triệu đồng. Theo thỏa thuận, Công ty A sẽ giao hàng làm 5 đợt, mỗi đợt 200 sản phẩm, trị giá 100 triệu đồng/đợt, vào các ngày 5, 10, 15, 20, 25 hàng tháng.
- Theo quy định cũ (trước 1/7/2026): Một số doanh nghiệp có thể gộp các lần giao hàng có giá trị giống nhau để xuất một hóa đơn tổng vào cuối tháng hoặc sau khi hoàn tất tất cả các đợt giao hàng, nếu không có quy định cụ thể khác.
- Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP (từ 1/7/2026): Công ty A bắt buộc phải lập 5 hóa đơn điện tử riêng biệt, mỗi hóa đơn có giá trị 100 triệu đồng, tương ứng với mỗi lần giao hàng vào các ngày 5, 10, 15, 20, 25 hàng tháng. Việc xuất một hóa đơn gộp cho cả 5 đợt giao hàng là không đúng quy định.
Hướng dẫn xử lý hóa đơn khi người mua không cung cấp thông tin và các bước cần thực hiện
Một tình huống phổ biến khác mà các doanh nghiệp thường gặp phải là khi người mua, đặc biệt là người tiêu dùng cuối cùng, không cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để lập hóa đơn. Nghị định 254/2026/NĐ-CP cũng đã có hướng dẫn cụ thể cho trường hợp này, giúp doanh nghiệp tuân thủ mà không gặp vướng mắc.
Xử lý khi người mua không cung cấp thông tin
Căn cứ vào điểm b khoản 4 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, quy định về thông tin trên hóa đơn như sau:
- Trường hợp người mua là người tiêu dùng cung cấp thông tin: Trên hóa đơn phải thể hiện tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua. Đối với người mua là người nước ngoài, thông tin về địa chỉ, số định danh cá nhân có thể được thay thế bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch.
- Trường hợp người mua không cung cấp thông tin: Nếu người mua không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân, người bán phải thể hiện rõ trên hóa đơn là “Bán cho người tiêu dùng”.
Tuy nhiên, có một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại điểm 9 Phụ lục này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ, số định danh cá nhân của người mua.
Lưu ý quan trọng về giá trị pháp lý của hóa đơn “Bán cho người tiêu dùng”
Một điểm cực kỳ quan trọng mà doanh nghiệp cần ghi nhớ là: Hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn xuất cho người tiêu dùng thì không có giá trị để tổ chức kinh tế, cơ quan, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng vào mục đích hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế theo quy định pháp luật về thuế.
Điều này có nghĩa là, nếu một doanh nghiệp mua hàng hóa hoặc dịch vụ nhưng không cung cấp thông tin để người bán lập hóa đơn đầy đủ, và hóa đơn đó được ghi là “Bán cho người tiêu dùng”, thì doanh nghiệp mua sẽ không thể sử dụng hóa đơn đó để kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào hoặc hạch toán chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Đây là một rủi ro lớn mà các doanh nghiệp cần tránh.
Các bước doanh nghiệp cần thực hiện để tuân thủ
Để đảm bảo tuân thủ các quy định mới và tránh những rủi ro không đáng có, các doanh nghiệp tại Việt Nam cần thực hiện các bước sau:
- Rà soát và cập nhật quy trình xuất hóa đơn: Đảm bảo rằng hệ thống và quy trình nội bộ của doanh nghiệp đã được điều chỉnh để lập hóa đơn cho từng lần giao hàng, không gộp hóa đơn.
- Đào tạo nhân viên: Tổ chức các buổi đào tạo cho đội ngũ kế toán, bán hàng, và giao nhận về các quy định mới của Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đặc biệt là về thời điểm lập hóa đơn và cách xử lý thông tin người mua.
- Cập nhật phần mềm kế toán/hóa đơn điện tử: Liên hệ với nhà cung cấp phần mềm để đảm bảo hệ thống hóa đơn điện tử của doanh nghiệp tương thích và đáp ứng các yêu cầu mới.
- Thiết lập quy trình thu thập thông tin người mua: Khuyến khích và hướng dẫn nhân viên bán hàng chủ động yêu cầu thông tin đầy đủ từ người mua ngay từ đầu để tránh phải lập hóa đơn “Bán cho người tiêu dùng” khi không cần thiết.
Những trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử và rủi ro pháp lý cần tránh theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Mặc dù hóa đơn điện tử đang trở thành chuẩn mực