Kê khai tiền thuê đất 2025: Hướng dẫn chi tiết khi chưa có quyết định thuê đất

Tại sao việc kê khai tiền thuê đất khi chưa có quyết định là cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp 2025?

Hơn 40% doanh nghiệp tại Việt Nam có thể đối mặt với rủi ro bị phạt hành chính và truy thu tiền thuê đất do chưa nắm rõ hoặc chậm trễ trong việc kê khai nghĩa vụ tài chính về đất đai, đặc biệt là trong các trường hợp chưa có quyết định thuê đất hoặc hợp đồng thuê đất chính thức. Việc sử dụng đất vào mục đích sản xuất kinh doanh mà không hoàn thành nghĩa vụ tài chính theo quy định pháp luật là một trong những lỗi phổ biến nhất, gây ra những hậu quả nghiêm trọng không chỉ về tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động bền vững của doanh nghiệp.

Trong bối cảnh pháp luật về đất đai và thuế tại Việt Nam ngày càng được hoàn thiện và siết chặt, việc chủ động kê khai tiền thuê đất đúng hạn, ngay cả khi chưa có quyết định thuê đất hoặc hợp đồng thuê đất, trở thành một yêu cầu bắt buộc đối với mọi tổ chức, hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất thuộc đối tượng phải thuê đất. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt chậm nộp, tiền chậm nộp phát sinh mà còn đảm bảo tính hợp pháp trong quá trình hoạt động, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài.

Bài viết này của ANC Việt Nam sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết, từng bước về thủ tục kê khai tiền thuê đất đối với các trường hợp đặc biệt này, dựa trên các quy định mới nhất tại Quyết định 1934/QĐ-BTC năm 2026 và Thông tư 89/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính. Việc nắm vững và thực hiện đúng các quy định này là chìa khóa để doanh nghiệp tại Việt Nam duy trì sự tuân thủ, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tài chính.

Điều kiện và Hồ sơ cần chuẩn bị để kê khai tiền thuê đất đúng quy định 2025

Để thực hiện thủ tục kê khai tiền thuê đất khi chưa có quyết định thuê đất hoặc hợp đồng thuê đất, người nộp thuế cần đảm bảo đáp ứng các điều kiện nhất định và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật Việt Nam. Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất để đảm bảo quá trình kê khai diễn ra suôn sẻ và hợp lệ.

Đối tượng và Điều kiện áp dụng

Thủ tục này áp dụng cho các đối tượng sau:

• Cơ quan, tổ chức, hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng đất vào mục đích thuộc đối tượng phải thuê đất.
• Đặc biệt là các trường hợp chưa có quyết định thuê đất hoặc hợp đồng thuê đất chính thức từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Bao gồm cả các trường hợp thuê đất đã hết thời hạn sử dụng đất nhưng chưa được gia hạn thời gian sử dụng đất theo quy định.

Danh mục hồ sơ cần chuẩn bị

Theo quy định tại điểm 10 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 89/2026/TT-BTC, hồ sơ khai tiền thuê đất bao gồm các giấy tờ sau:

• Tờ khai tiền thuê đất mẫu 01/TMĐN: Đây là mẫu tờ khai bắt buộc.
• Từ ngày 01/7/2026 đến thời điểm theo lộ trình của cơ quan thuế quy định tại khoản 2 Điều 99 Thông tư 89/2026/TT-BTC, tờ khai số 01/TMĐN sẽ thực hiện theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính (đã được sửa đổi tại Thông tư 40/2025/TT-BTC và Thông tư 94/2025/TT-BTC).
• Sau thời điểm này, sẽ áp dụng mẫu 01/TMĐN tại Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 89/2026/TT-BTC.
• Bản sao các giấy tờ liên quan khác (nếu có): Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, người nộp thuế có thể cần cung cấp thêm các giấy tờ như:
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (nếu có).
• Các văn bản, quyết định hành chính liên quan đến việc sử dụng đất (ví dụ: quyết định giao đất, cho phép chuyển mục đích sử dụng đất, biên bản kiểm tra hiện trạng sử dụng đất…).
• Giấy phép kinh doanh hoặc giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của người nộp thuế.
• Các giấy tờ chứng minh việc thay đổi các yếu tố xác định nghĩa vụ tài chính về tiền thuê đất (nếu có sự thay đổi trong năm).

Số lượng hồ sơ: 01 (một) bộ.

Hướng dẫn chi tiết quy trình 2 bước kê khai tiền thuê đất 2025

Quy trình kê khai tiền thuê đất khi chưa có quyết định thuê đất hoặc hợp đồng thuê đất được thực hiện theo 2 bước chính, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả theo hướng dẫn tại mục 32 Phần II Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 1934/QĐ-BTC năm 2026.

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ khai tiền thuê đất

Người nộp thuế (bao gồm cơ quan, tổ chức, hộ gia đình, cá nhân) chưa có quyết định thuê đất, hợp đồng thuê đất (kể cả trường hợp thuê đất đã hết thời hạn sử dụng đất nhưng chưa được gia hạn) có trách nhiệm chuẩn bị và lập hồ sơ khai tiền thuê đất theo danh mục đã nêu ở phần trên.

• Nơi nộp hồ sơ: Người nộp thuế nộp hồ sơ cho cơ quan thuế nơi có đất. Đây thường là Chi cục Thuế cấp huyện hoặc Cục Thuế cấp tỉnh tùy thuộc vào quy mô và địa bàn quản lý.
• Thời hạn nộp hồ sơ:
• Đối với trường hợp kê khai lần đầu: Chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày người nộp thuế bắt đầu sử dụng đất vào mục đích thuộc đối tượng phải thuê đất.
• Đối với trường hợp có sự thay đổi các yếu tố xác định nghĩa vụ tài chính: Nếu trong năm có sự thay đổi các yếu tố để xác định nghĩa vụ tài chính về tiền thuê đất (ví dụ: thay đổi diện tích, mục đích sử dụng, đơn giá…), thời hạn nộp hồ sơ chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày được cấp có thẩm quyền ban hành văn bản ghi nhận sự thay đổi đó.
• Trường hợp không phải kê khai lại: Người nộp thuế trong năm không có sự thay đổi các yếu tố dẫn đến thay đổi số tiền thuê đất phải nộp thì không phải kê khai cho các năm tiếp theo.

Lưu ý đặc biệt về việc nộp hồ sơ khi cơ quan thuế đã có dữ liệu:

Trong trường hợp cơ quan thuế đã kết nối, chia sẻ và sử dụng được thông tin có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc hồ sơ xác định nghĩa vụ tài chính, phiếu chuyển thông tin do cơ quan có thẩm quyền chuyển đến, và các thông tin, dữ liệu này đảm bảo đủ căn cứ để tính tiền thuê đất theo quy định, thì người nộp thuế không phải nộp hồ sơ khai tiền thuê đất. Tuy nhiên, quy định này có một ngoại lệ quan trọng:

• Người nộp thuế vẫn phải nộp hồ sơ khai tiền thuê đất nếu có đề nghị miễn, giảm tiền thuê đất trên hồ sơ khai thuế hoặc các khoản thu khác.

Cơ quan thuế sẽ công bố công khai trên Hệ thống thông tin quản lý thuế các loại hồ sơ khai thuế, khoản thu khác đủ điều kiện thực hiện theo quy định này.

Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả

Sau khi người nộp thuế nộp hồ sơ, cơ quan thuế sẽ thực hiện các bước tiếp theo để xử lý và ban hành thông báo nộp tiền thuê đất.

Cách thức thực hiện nộp hồ sơ:

Người nộp thuế có thể lựa chọn một trong các cách thức sau để nộp hồ sơ khai tiền thuê đất:

• Trực tiếp: Tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh, cấp huyện hoặc bộ phận một cửa của cơ quan thuế địa phương.
• Thông qua dịch vụ bưu chính công ích: Gửi qua dịch vụ bưu chính theo quy định của Thủ tướng Chính phủ, hoặc qua thuê dịch vụ của doanh nghiệp, cá nhân, hoặc qua ủy quyền theo quy định của pháp luật.
• Trực tuyến: Qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin quản lý thuế của Tổng cục Thuế, hoặc Hệ thống thông tin của tổ chức cung cấp dịch vụ T-VAN (Tổ chức cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế).

Thời hạn giải quyết của cơ quan thuế:

Cơ quan thuế có trách nhiệm xử lý hồ sơ và ban hành thông báo nộp tiền thuê đất theo các mốc thời gian sau:

• Trong vòng 02 ngày làm việc: Kể từ ngày nhận được hồ sơ khai tiền thuê đất của người nộp thuế, cơ quan thuế sẽ có văn bản theo mẫu số 01/CCTT-NVTC Phụ lục V kèm theo Thông tư 89/2026/TT-BTC gửi cơ quan nhà nước có thẩm quyền (ví dụ: Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Tài chính) để cung cấp thông tin địa chính làm căn cứ ban hành thông báo nộp tiền.
• Trong vòng 05 ngày làm việc: Kể từ ngày nhận được văn bản cung cấp thông tin địa chính do cơ quan nhà nước có thẩm quyền chuyển đến, cơ quan thuế sẽ ban hành thông báo nộp tiền thuê đất cho người nộp thuế.

Ví dụ minh họa về kê khai tiền thuê đất:

Công ty B tại Bình Dương đang sử dụng 2.500 m² đất để xây dựng nhà xưởng sản xuất từ ngày 15/03/2025, nhưng đến nay vẫn chưa nhận được quyết định thuê đất chính thức từ UBND tỉnh. Theo quy định, Công ty B phải kê khai tiền thuê đất.

• Hạn nộp hồ sơ: Chậm nhất là ngày 14/04/2025 (30 ngày kể từ ngày 15/03/2025).
• Hồ sơ cần nộp: Tờ khai tiền thuê đất mẫu 01/TMĐN (theo Thông tư 80/2021/TT-BTC đã sửa đổi) và bản sao giấy phép kinh doanh, các giấy tờ chứng minh việc sử dụng đất.
• Quy trình xử lý:
• Nếu Công ty B nộp hồ sơ vào ngày 10/04/2025, Chi cục Thuế Bình Dương sẽ gửi văn bản yêu cầu thông tin địa chính đến Sở Tài nguyên và Môi trường Bình Dương chậm nhất vào ngày 12/04/2025.
• Giả sử Sở Tài nguyên và Môi trường cung cấp thông tin vào ngày 20/04/2025, Chi cục Thuế sẽ ban hành thông báo nộp tiền thuê đất cho Công ty B chậm nhất vào ngày 25/04/2025.

Giả sử đơn giá thuê đất do UBND tỉnh Bình Dương quy định cho khu vực này là 80.000 VNĐ/m²/năm. Số tiền thuê đất tạm tính mà Công ty B phải kê khai và nộp hàng năm là: 2.500 m² * 80.000 VNĐ/m²/năm = 200.000.000 VNĐ.

Chi phí và thời gian xử lý hồ sơ kê khai tiền thuê đất 2025

Việc nắm rõ chi phí và thời gian xử lý là yếu tố quan trọng giúp người nộp thuế chủ động trong kế hoạch tài chính và quản lý thời gian, đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam.

Chi phí thực hiện thủ tục

Theo quy định hiện hành, việc kê khai tiền thuê đất đối với trường hợp chưa có quyết định thuê đất hoặc hợp đồng thuê đất là một thủ tục hành chính không phát sinh phí, lệ phí trực tiếp từ cơ quan thuế. Người nộp thuế chỉ cần chuẩn bị hồ sơ và nộp theo đúng quy định mà không phải trả bất kỳ khoản phí hành chính nào cho việc nộp tờ khai.

Tuy nhiên, người nộp thuế có thể phát sinh các chi phí gián tiếp như:

• Chi phí in ấn, sao chụp hồ sơ.
• Chi phí gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính (nếu chọn hình thức này).
• Chi phí thuê dịch vụ tư vấn hoặc đại lý thuế (nếu có nhu cầu hỗ trợ).

Thời gian xử lý hồ sơ

Thời gian xử lý hồ sơ được quy định rõ ràng để đảm bảo tính kịp thời và minh bạch:

Gia hạn nộp thuế và tiền thuê đất năm 2026

Ngoài quy trình kê khai, người nộp thuế cần lưu ý đến các quy định về gia hạn nộp thuế và tiền thuê đất, đặc biệt là theo Nghị định 245/2026/NĐ-CP. Việc gia hạn này có thể giúp doanh nghiệp giảm bớt áp lực tài chính trong một số trường hợp nhất định.

Trình tự thực hiện gia hạn:

1. Kê khai nhưng chưa nộp: Người nộp thuế thực hiện kê khai Tờ khai thuế GTGT, Tờ khai thuế TNCN theo tháng, quý theo quy định nhưng chưa phải nộp số thuế GTGT, thuế TNCN phải nộp phát sinh của các kỳ được gia hạn.
2. Gửi Văn bản đề nghị gia hạn: Người nộp thuế thuộc đối tượng được gia hạn gửi Văn bản đề nghị gia hạn nộp thuế và tiền thuê đất (theo Mẫu tại Phụ lục II Nghị định 245/2026/NĐ-CP) cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Văn bản này có thể gửi lần đầu hoặc thay thế khi phát hiện sai sót, bằng phương thức điện tử, trực tiếp hoặc qua bưu chính.
3. Thời hạn nộp Văn bản đề nghị gia hạn: Nộp cùng với thời điểm nộp hồ sơ khai thuế tháng (hoặc theo quý). Trường hợp không nộp cùng thời điểm này, thời hạn nộp chậm nhất là ngày 02/11/2026.
4. Cơ quan thuế xử lý: Cơ quan thuế căn cứ Văn bản đề nghị gia hạn đã tiếp nhận để thực hiện gia hạn đối với toàn bộ số thuế, tiền thuê đất thuộc diện được gia hạn. Cơ quan thuế sẽ tự động cập nhật thời hạn nộp trên hệ thống mà không cần thông báo chấp nhận cho người nộp thuế.
5. Nộp tiền sau gia hạn: Người nộp thuế nộp số tiền thuế, tiền thuê đất được gia hạn vào ngân sách nhà nước chậm nhất theo thời hạn quy định tại Điều 2 Nghị định 245/2026/NĐ-CP.

Cảnh báo về việc gia hạn:

• Nếu trong thời gian gia hạn, cơ quan thuế có cơ sở xác định người nộp thuế không thuộc đối tượng gia hạn, cơ quan thuế sẽ thông báo và người nộp thuế phải nộp đủ số tiền thuế, tiền thuê đất và tiền chậm nộp trong khoảng thời gian đã thực hiện gia hạn.
• Trường hợp sau khi hết thời gian gia hạn, qua thanh tra, kiểm tra mà phát hiện người nộp thuế không thuộc đối tượng được gia hạn, người nộp thuế phải nộp số tiền thuế còn thiếu, tiền phạt và tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước.

Giải đáp các câu hỏi thường gặp về kê khai tiền thuê đất 2025

Trong quá trình thực hiện nghĩa vụ tài chính về tiền thuê đất, đặc biệt là trong các trường hợp chưa có quyết định thuê đất, người nộp thuế thường gặp phải nhiều vướng mắc. Dưới đây là giải đáp cho một số câu hỏi phổ biến nhất, dựa trên các quy định pháp luật hiện hành tại Việt Nam.

Doanh nghiệp có cần kê khai lại tiền thuê đất hàng năm nếu không có thay đổi về yếu tố tính thuế?

Không. Theo quy định tại Quyết định 1934/QĐ-BTC năm 2026, nếu người nộp thuế trong năm không có sự thay đổi các yếu tố dẫn đến thay đổi số tiền thuê đất phải nộp (ví dụ: diện tích, mục đích sử dụng, đơn giá thuê đất), thì không phải kê khai cho các năm tiếp theo. Việc kê khai chỉ cần thực hiện khi có phát sinh nghĩa vụ lần đầu hoặc khi có sự thay đổi các yếu tố xác định nghĩa vụ tài chính.

Cơ quan thuế có trách nhiệm giải quyết khiếu nại liên quan đến tiền thuê đất không?

Có. Theo khoản 3 Điều 44 Nghị định 103/2024/NĐ-CP, một trong những trách nhiệm của cơ quan thuế là tổ chức thực hiện, hướng dẫn, giải đáp vướng mắc, và giải quyết khiếu nại về tính, thu, nộp tiền sử dụng đất, tiền thuê đất theo quy định tại Nghị định này, pháp luật về quản lý thuế và pháp luật khác có liên quan. Do đó, nếu người nộp thuế có bất kỳ khiếu nại nào về số tiền thuê đất được thông báo, có thể liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được giải quyết.

Trong trường hợp cơ quan thuế đã có đủ thông tin về đất đai, doanh nghiệp có bắt buộc phải nộp hồ sơ khai tiền thuê đất không?

Không bắt buộc, trừ trường hợp có đề nghị miễn, giảm. Quyết định 1934/QĐ-BTC năm 2026 quy định rằng, nếu cơ quan thuế đã kết nối, chia sẻ và sử dụng được thông tin có trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc hồ sơ xác định nghĩa vụ tài chính, và các thông tin này đủ căn cứ để tính tiền thuê đất, thì người nộp thuế không phải nộp hồ sơ khai tiền thuê đất. Tuy nhiên, nếu người nộp thuế có đề nghị miễn, giảm tiền thuê đất trên hồ sơ khai thuế hoặc các khoản thu khác, thì vẫn phải nộp hồ sơ khai thuế.

Tóm tắt quy trình và các bước tiếp theo để đảm bảo tuân thủ pháp luật về tiền thuê đất

Việc kê khai tiền thuê đất, đặc biệt trong các trường hợp chưa có quyết định thuê đất hoặc hợp đồng thuê đất, là một nghĩa vụ pháp lý quan trọng mà mọi doanh nghiệp, tổ chức, hộ gia đình, cá nhân tại Việt Nam cần thực hiện nghiêm túc. Nắm vững quy trình và các quy định liên quan không chỉ giúp tránh được các rủi ro về phạt hành chính, truy thu mà còn đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ pháp luật trong hoạt động kinh doanh.

Tóm lại, quy trình kê khai bao gồm hai bước chính:

1. Chuẩn bị và nộp hồ sơ: Người nộp thuế cần lập hồ sơ khai tiền thuê đất (bao gồm Tờ khai mẫu 01/TMĐN và các giấy tờ liên quan) và nộp cho cơ quan thuế nơi có đất. Thời hạn nộp là 30 ngày kể từ ngày bắt đầu sử dụng đất hoặc từ ngày có sự thay đổi các yếu tố tính thuế.
2. Cơ quan thuế tiếp nhận và xử lý: Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận hồ sơ, gửi yêu cầu thông tin địa chính trong 02 ngày làm việc và ban hành thông báo nộp tiền thuê đất trong 05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ thông tin.

Người nộp thuế cần lưu ý rằng thủ tục này không phát sinh phí, lệ phí trực tiếp. Đồng thời, cần chủ động theo dõi các quy định về gia hạn nộp thuế và tiền thuê đất (như Nghị định 245/2026/NĐ-CP) để tận dụng các chính sách hỗ trợ khi cần thiết, nhưng cũng phải cẩn trọng với các điều kiện và thời hạn để tránh bị phạt.

Để đảm bảo tuân thủ tuyệt đối và tránh những sai sót không đáng có, doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật các văn bản pháp luật mới nhất từ Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế. Việc chủ động tìm hiểu, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và nộp đúng hạn là chìa khóa để duy trì hoạt động kinh doanh ổn định và hợp pháp.

Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ chuyên sâu về thủ tục kê khai tiền thuê đất, tư vấn về các quy định thuế liên quan hoặc cần giải đáp các vướng mắc cụ thể trong quá trình thực hiện nghĩa vụ tài chính, ANC Việt Nam với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm luôn sẵn sàng cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ toàn diện. Hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline 0942597477 để được tư vấn chi tiết và kịp thời.