Công ty thực hiện quyết toán thuế TNCN đối với người lao động nghỉ việc theo mẫu nào?
- Mức khấu trừ: Nếu mức chi trả thu nhập từ 05 triệu đồng/lần trở lên, doanh nghiệp phải khấu trừ thuế và nộp số thuế đã khấu trừ của cá nhân theo tỷ lệ 10% trên thu nhập trước khi chi trả
- Trường hợp dưới 05 triệu đồng/lần: Nếu mức chi trả thu nhập dưới 05 triệu đồng/lần, tổ chức trả thu nhập được khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% khi cá nhân có yêu cầu
- 000 VNĐ × 10% = 1
- 000 VNĐ × 10% = 450
- Trường hợp cá nhân làm cam kết tạm thời chưa khấu trừ thuế:
Nếu cá nhân chỉ có thu nhập thuộc đối tượng phải khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% nhưng ước tính tổng mức thu nhập chịu thuế của cá nhân sau khi giảm trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế, cá nhân có thể làm cam kết (theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế) gửi tổ chức trả thu nhập
Việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho người lao động đã nghỉ việc là một trong những nghiệp vụ kế toán quan trọng mà các doanh nghiệp tại Việt Nam, đặc biệt là tại khu vực Long Biên, Hà Nội, cần đặc biệt lưu tâm. Tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo quyền lợi cho cả người lao động và sự minh bạch trong hoạt động tài chính. Bài viết này sẽ làm rõ các quy định về khấu trừ, kê khai và các trường hợp không phải quyết toán thuế TNCN đối với người lao động đã chấm dứt hợp đồng.
Tầm quan trọng của quyết toán thuế TNCN cho người lao động nghỉ việc
Việc không thực hiện đúng hoặc bỏ sót quy trình quyết toán thuế TNCN cho những cá nhân đã nghỉ việc không chỉ gây ra các khoản phạt tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín và tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
Quyết toán thuế TNCN là một nghĩa vụ bắt buộc đối với các tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công tại Việt Nam. Đối với người lao động đã chấm dứt hợp đồng lao động, dù không còn làm việc tại công ty, doanh nghiệp vẫn có trách nhiệm thực hiện các thủ tục khấu trừ và kê khai thuế TNCN theo đúng quy định của pháp luật. Điều này đảm bảo rằng mọi khoản thu nhập phát sinh đều được tính thuế một cách minh bạch và chính xác, đồng thời bảo vệ quyền lợi của cả người lao động và doanh nghiệp.
Việc tuân thủ đúng các quy định về quyết toán thuế TNCN, đặc biệt là các quy định mới nhất được ban hành trong năm 2026, là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tránh được những rắc rối pháp lý không đáng có. Các quy định này được cụ thể hóa trong Nghị định 253/2026/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan, đòi hỏi sự cập nhật và hiểu biết sâu sắc từ phía bộ phận kế toán, tài chính của mỗi doanh nghiệp.
Điều kiện khấu trừ thuế TNCN và cam kết tạm thời chưa khấu trừ thuế cho người lao động nghỉ việc theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP
Khi doanh nghiệp chi trả các khoản thu nhập cuối cùng cho người lao động đã nghỉ việc, việc xác định điều kiện khấu trừ thuế TNCN là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng. Theo Khoản 2 Điều 50 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, các quy định về khấu trừ thuế đối với trường hợp này được nêu rõ như sau:
- Đối tượng áp dụng: Tổ chức, cá nhân trả tiền lương, tiền công, tiền thù lao, tiền chi khác cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng. Quy định này cũng bao gồm cả trường hợp trả tiền lương, thu nhập khác cho người lao động đã chấm dứt hợp đồng lao động.
- Mức khấu trừ: Nếu mức chi trả thu nhập từ 05 triệu đồng/lần trở lên, doanh nghiệp phải khấu trừ thuế và nộp số thuế đã khấu trừ của cá nhân theo tỷ lệ 10% trên thu nhập trước khi chi trả.
- Trường hợp dưới 05 triệu đồng/lần: Nếu mức chi trả thu nhập dưới 05 triệu đồng/lần, tổ chức trả thu nhập được khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% khi cá nhân có yêu cầu.
Ví dụ minh họa về khấu trừ thuế TNCN:
- Ví dụ 1: Công ty A chi trả 12.000.000 VNĐ tiền lương còn lại và trợ cấp thôi việc cho ông Trần Văn B (đã nghỉ việc, trước đây ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng). Do tổng thu nhập chi trả một lần là 12.000.000 VNĐ (lớn hơn 05 triệu đồng), Công ty A phải khấu trừ thuế TNCN là 12.000.000 VNĐ × 10% = 1.200.000 VNĐ trước khi chi trả cho ông B.
- Ví dụ 2: Công ty C chi trả 4.500.000 VNĐ tiền thưởng cuối cùng cho bà Nguyễn Thị D (đã nghỉ việc, trước đây không ký hợp đồng lao động). Do mức chi trả dưới 05 triệu đồng, Công ty C sẽ không khấu trừ thuế nếu bà D không có yêu cầu. Tuy nhiên, nếu bà D yêu cầu khấu trừ, Công ty C sẽ khấu trừ 4.500.000 VNĐ × 10% = 450.000 VNĐ.
Trường hợp cá nhân làm cam kết tạm thời chưa khấu trừ thuế:
Nếu cá nhân chỉ có thu nhập thuộc đối tượng phải khấu trừ thuế theo tỷ lệ 10% nhưng ước tính tổng mức thu nhập chịu thuế của cá nhân sau khi giảm trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế, cá nhân có thể làm cam kết (theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế) gửi tổ chức trả thu nhập. Dựa vào cam kết này, tổ chức trả thu nhập sẽ tạm thời chưa khấu trừ thuế TNCN. Cá nhân phải chịu trách nhiệm về bản cam kết của mình. Kết thúc năm tính thuế, tổ chức trả thu nhập vẫn phải tổng hợp danh sách và thu nhập của những cá nhân chưa đến mức khấu trừ thuế theo mẫu quy định và nộp cho cơ quan thuế.
Hướng dẫn kê khai quyết toán thuế TNCN cho người lao động nghỉ việc theo Thông tư 89/2026/TT-BTC
Khi thực hiện quyết toán thuế TNCN, Công ty có trách nhiệm tổng hợp và kê khai toàn bộ thu nhập đã chi trả, bao gồm cả thu nhập của người lao động đã nghỉ việc. Việc kê khai được thực hiện theo các mẫu tờ khai quy định tại Phụ lục I Thông tư 89/2026/TT-BTC, cụ thể như sau:
- Mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN: Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần.
- Mẫu 05-2/BK-QTT-TNCN: Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần.
Như vậy, cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần sẽ được kê vào bảng kê 05-1/BK-QTT-TNCN, còn cá nhân thuộc diện tính thuế theo thuế suất toàn phần thì Công ty kê vào bảng kê 05-2/BK-QTT-TNCN.
Các trường hợp không phải quyết toán thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công
Theo Khoản 1 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, các tổ chức, cá nhân trả thu nhập và cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm quyết toán thuế theo năm. Tuy nhiên, có một số trường hợp ngoại lệ không phải thực hiện quyết toán thuế TNCN, bao gồm:
- Cá nhân có số thuế phải nộp nhỏ hơn số thuế đã nộp trong kỳ tính thuế mà không có yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ thuế vào kỳ sau.
- Cá nhân có thêm thu nhập ở nơi khác mà phần thu nhập này bình quân tháng trong năm không quá 15 triệu đồng đã được tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo tỷ lệ 10% trên thu nhập quy định tại khoản 2 Điều 50 của Nghị định này thì không phải quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.
- Trường hợp cá nhân lựa chọn quyết toán thuế trực tiếp với cơ quan thuế thì hệ thống thông tin quản lý thuế sẽ hỗ trợ tổng hợp tất cả các nguồn thu nhập từ tiền lương, tiền công phát sinh trong năm tính thuế và được trừ số thuế đã được tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Kết luận
Việc nắm vững các quy định về quyết toán thuế TNCN cho người lao động nghỉ việc là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tránh các rủi ro không đáng có. Từ việc xác định đúng đối tượng khấu trừ, áp dụng tỷ lệ thuế suất phù hợp, đến việc kê khai chính xác các mẫu biểu theo Thông tư 89/2026/TT-BTC và hiểu rõ các trường hợp được miễn quyết toán, mỗi bước đều đòi hỏi sự cẩn trọng và cập nhật liên tục. Các doanh nghiệp tại Hà Nội nói chung và Chi cục Thuế Long Biên nói riêng luôn khuyến khích sự chủ động trong việc tìm hiểu và áp dụng đúng các quy định thuế để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ và minh bạch.