Từ 01/01/2026, Sàn TMĐT Khấu Trừ Thuế Thay Người Bán: Ai Sẽ Lập Hóa Đơn Điện Tử?
- Giả sử theo quy định hiện hành, thuế suất thuế GTGT áp dụng cho hoạt động này là 1% trên doanh thu
- 000 VNĐ × 1% = 150
- Chậm nộp tiền thuế: Ngoài việc bị phạt hành chính, người nộp thuế còn phải nộp tiền chậm nộp tính theo mức 0.03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp
- Chậm nộp thuế sẽ bị tính tiền chậm nộp 0.03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp
Từ ngày 01/01/2026, hàng triệu hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh đang hoạt động trên các nền tảng thương mại điện tử (TMĐT) tại Việt Nam sẽ chứng kiến một thay đổi quan trọng trong quy trình quản lý thuế. Theo các quy định mới dự kiến có hiệu lực, các sàn TMĐT có chức năng đặt hàng trực tuyến và thanh toán sẽ chính thức thực hiện việc khấu trừ, khai và nộp thay thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với các giao dịch phát sinh doanh thu. Tuy nhiên, một câu hỏi lớn đặt ra là: Ai sẽ chịu trách nhiệm lập hóa đơn điện tử cho người mua trong bối cảnh này?
Câu trả lời rõ ràng từ các dự thảo quy định là: Dù sàn TMĐT thực hiện nghĩa vụ khấu trừ và nộp thuế thay, trách nhiệm lập hóa đơn điện tử vẫn thuộc về người bán – tức là hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Các sàn TMĐT sẽ có vai trò hỗ trợ bằng cách cung cấp đầy đủ thông tin giao dịch cần thiết để người bán hoàn thành nghĩa vụ này.
Chi Tiết Quy Định Mới Về Khấu Trừ Thuế Và Trách Nhiệm Lập Hóa Đơn Từ Năm 2026
Để hiểu rõ hơn về sự thay đổi này, chúng ta cần đi sâu vào các điều khoản cụ thể trong các Nghị định mới. Đây là những quy định mang tính bước ngoặt, nhằm tăng cường quản lý thuế đối với hoạt động kinh tế số, đảm bảo công bằng và minh bạch trong nghĩa vụ thuế.
Trách Nhiệm Khấu Trừ, Khai Thay Và Nộp Thay Thuế Của Sàn TMĐT
Theo Điều 43 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, các chủ quản nền tảng thương mại điện tử có chức năng đặt hàng trực tuyến và chức năng thanh toán (áp dụng cho cả nền tảng trong nước và nước ngoài) sẽ có trách nhiệm thực hiện khấu trừ, khai thay và nộp thay số thuế đã khấu trừ. Đối tượng áp dụng là hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có hoạt động trên nền tảng này. Cụ thể:
- Khấu trừ, nộp thay thuế GTGT: Sàn TMĐT sẽ khấu trừ và nộp thay số thuế GTGT phải nộp theo quy định của pháp luật thuế GTGT đối với mỗi giao dịch cung cấp hàng hóa, dịch vụ phát sinh doanh thu ở trong nước của hộ kinh doanh, cá nhân có hoạt động kinh doanh trên nền tảng.
- Đối tượng áp dụng: Bao gồm chủ sở hữu trực tiếp quản lý nền tảng, tổ chức/cá nhân được ủy quyền quản lý nền tảng, hoặc tổ chức tại Việt Nam có hoạt động kinh tế số khác thay mặt chủ quản nền tảng TMĐT ở nước ngoài thực hiện chi trả thu nhập cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh từ sản phẩm, dịch vụ nội dung thông tin số.
Quy định này đánh dấu một bước tiến lớn trong việc thu hẹp khoảng cách quản lý thuế đối với các hoạt động kinh doanh trực tuyến, vốn thường gặp khó khăn trong việc xác định và thu hồi nghĩa vụ thuế từ các cá nhân, hộ kinh doanh nhỏ lẻ.
Trách Nhiệm Lập Hóa Đơn Điện Tử Của Người Bán Và Hỗ Trợ Thông Tin Từ Sàn
Mặc dù sàn TMĐT thực hiện nghĩa vụ thuế thay, trách nhiệm lập hóa đơn điện tử vẫn được quy định rõ ràng thuộc về người bán. Điều này được thể hiện qua các điều khoản trong Nghị định 254/2026/NĐ-CP:
- Quyền yêu cầu thông tin của người bán: Khoản 1 Điều 17 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định người bán có quyền yêu cầu sàn TMĐT cung cấp các thông tin cần thiết để lập hóa đơn điện tử, bao gồm thông tin người mua, thông tin giao dịch, thời điểm giao hàng và xác nhận trạng thái hoàn tất đơn hàng.
- Trách nhiệm cung cấp thông tin của sàn: Đồng thời, khoản 2 Điều 19 Nghị định 254/2026/NĐ-CP cũng quy định sàn TMĐT có trách nhiệm cung cấp các thông tin này cho người bán để họ thực hiện việc lập hóa đơn.
Như vậy, có thể khẳng định rằng việc sàn TMĐT khấu trừ, khai và nộp thuế thay không đồng nghĩa với việc sàn phải lập hóa đơn thay người bán. Người bán, nếu thuộc trường hợp phải lập hóa đơn, vẫn có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử; sàn chỉ có trách nhiệm cung cấp thông tin giao dịch để người bán thực hiện nghĩa vụ này.
Ví Dụ Minh Họa Về Khấu Trừ Thuế GTGT
Để dễ hình dung, hãy xem xét ví dụ sau:
Ví dụ: Hộ kinh doanh A bán sản phẩm thủ công mỹ nghệ trên một sàn TMĐT tại Việt Nam. Trong tháng 1/2026, hộ kinh doanh A có tổng doanh thu từ các giao dịch trên sàn là 15.000.000 VNĐ. Giả sử theo quy định hiện hành, thuế suất thuế GTGT áp dụng cho hoạt động này là 1% trên doanh thu.
- Doanh thu chịu thuế GTGT: 15.000.000 VNĐ
- Thuế GTGT phải nộp: 15.000.000 VNĐ × 1% = 150.000 VNĐ
Theo quy định mới, sàn TMĐT sẽ thực hiện khấu trừ trực tiếp 150.000 VNĐ này từ số tiền thanh toán cho hộ kinh doanh A và nộp cho cơ quan thuế. Hộ kinh doanh A sau đó vẫn có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử cho người mua với đầy đủ thông tin giao dịch, bao gồm cả phần thuế GTGT đã được sàn khấu trừ.
Các Bước Cần Thực Hiện Để Tuân Thủ Quy Định Mới Về Thuế TMĐT
Để đảm bảo tuân thủ các quy định mới dự kiến có hiệu lực từ năm 2026, cả người bán (hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh) và các sàn TMĐT tại Việt Nam cần chủ động thực hiện các bước chuẩn bị cần thiết.
Đối Với Hộ Kinh Doanh Và Cá Nhân Kinh Doanh (Người Bán)
- Rà soát và cập nhật thông tin kinh doanh: Đảm bảo tất cả thông tin đăng ký kinh doanh trên sàn TMĐT là chính xác và đầy đủ, bao gồm mã số thuế/số định danh cá nhân.
- Hiểu rõ quy trình khấu trừ thuế của sàn: Nắm bắt cách thức sàn TMĐT sẽ khấu trừ thuế GTGT từ doanh thu của mình để có kế hoạch tài chính phù hợp.
- Yêu cầu thông tin giao dịch từ sàn: Chủ động liên hệ và yêu cầu sàn TMĐT cung cấp các thông tin chi tiết về giao dịch (tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại của người mua, tên hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán, thời điểm lập hóa đơn, v.v.) để phục vụ việc lập hóa đơn.
- Lập hóa đơn điện tử theo quy định:
- Truy cập Hệ thống thông tin quản lý thuế: Đối với các trường hợp tự lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán cần truy cập Hệ thống thông tin quản lý thuế của Tổng cục Thuế để lập, ký số và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã.
- Sử dụng dịch vụ của tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử: Nếu sử dụng dịch vụ của bên thứ ba, người bán sẽ truy cập trang thông tin điện tử hoặc phần mềm của tổ chức cung cấp dịch vụ để lập, ký số và gửi hóa đơn qua đó để cơ quan thuế cấp mã.
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Đối với các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, cần đảm bảo máy tính tiền đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và nội dung hóa đơn theo quy định tại khoản 4 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
- Gửi hóa đơn điện tử cho người mua: Sau khi hóa đơn được cấp mã, người bán có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử cho người mua bằng các hình thức điện tử (tin nhắn, thư điện tử, cung cấp đường dẫn hoặc mã QR để tra cứu/tải hóa đơn) theo thỏa thuận và phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử.
Đối Với Chủ Quản Nền Tảng Thương Mại Điện Tử (Sàn TMĐT)
- Xây dựng và triển khai hệ thống khấu trừ thuế tự động: Phát triển hoặc nâng cấp hệ thống kỹ thuật để tự động khấu trừ thuế GTGT từ các giao dịch của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
- Thực hiện khai và nộp thuế thay: Đảm bảo quy trình khai và nộp số thuế đã khấu trừ cho cơ quan thuế địa phương được thực hiện đúng hạn và đầy đủ theo quy định.
- Thiết lập cơ chế cung cấp thông tin giao dịch: Xây dựng hệ thống hoặc quy trình rõ ràng để cung cấp thông tin giao dịch chi tiết cho người bán khi có yêu cầu, đảm bảo tính chính xác và kịp thời.
- Tăng cường truyền thông và hỗ trợ người bán: Tổ chức các buổi hướng dẫn, cung cấp tài liệu hoặc kênh hỗ trợ để giúp người bán trên nền tảng của mình hiểu rõ và tuân thủ các quy định mới.
Mức Phạt Và Những Điểm Dễ Sai Sót Khi Thực Hiện Quy Định Mới
Việc không tuân thủ hoặc thực hiện sai các quy định mới về thuế và hóa đơn điện tử có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý và tài chính nghiêm trọng. Cả người bán và sàn TMĐT cần đặc biệt lưu ý các điểm dễ sai sót để tránh vi phạm.
Những Điểm Dễ Sai Sót
- Người bán nhầm lẫn trách nhiệm lập hóa đơn: Đây là sai lầm phổ biến nhất. Nhiều hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể cho rằng khi sàn đã khấu trừ thuế thì sàn cũng sẽ chịu trách nhiệm lập hóa đơn. Tuy nhiên, như đã phân tích, trách nhiệm này vẫn thuộc về người bán.
- Sàn TMĐT không cung cấp đủ hoặc kịp thời thông tin: Nếu sàn không có hệ thống hoặc quy trình rõ ràng để cung cấp thông tin giao dịch, người bán sẽ gặp khó khăn trong việc lập hóa đơn đúng hạn và đúng nội dung.
- Người bán không lập hóa đơn hoặc lập sai quy định: Dù đã được sàn cung cấp thông tin, người bán có thể quên, cố tình không lập hoặc lập hóa đơn không đúng định dạng, nội dung theo quy định của Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
- Không hiểu rõ đối tượng áp dụng: Quy định khấu trừ thuế thay áp dụng cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Các doanh nghiệp (công ty TNHH, công ty cổ phần) vẫn tự kê khai và nộp thuế theo quy định hiện hành. Việc nhầm lẫn đối tượng có thể dẫn đến sai sót trong việc thực hiện nghĩa vụ.
- Chậm trễ trong việc cập nhật hệ thống: Cả sàn TMĐT và người bán đều cần thời gian để điều chỉnh hệ thống kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử để phù hợp với quy định mới. Sự chậm trễ có thể gây ra gián đoạn trong hoạt động kinh doanh và rủi ro vi phạm.
Mức Phạt Vi Phạm Cụ Thể
Các hành vi vi phạm quy định về thuế và hóa đơn điện tử sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật hiện hành, đặc biệt là Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn và các văn bản hướng dẫn liên quan. Dưới đây là một số mức phạt tiêu biểu:
- Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ: Phạt tiền từ 4.000.000 VNĐ đến 8.000.000 VNĐ.
- Lập hóa đơn không đúng thời điểm: Phạt tiền từ 3.000.000 VNĐ đến 5.000.000 VNĐ.
- Lập hóa đơn sai nội dung bắt buộc: Phạt tiền từ 2.000.000 VNĐ đến 4.000.000 VNĐ.
- Chậm nộp hồ sơ khai thuế: Phạt tiền từ 2.000.000 VNĐ đến 25.000.000 VNĐ tùy theo thời gian chậm nộp.
- Chậm nộp tiền thuế: Ngoài việc bị phạt hành chính, người nộp thuế còn phải nộp tiền chậm nộp tính theo mức 0.03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp.
Đối với sàn TMĐT, việc không thực hiện đúng trách nhiệm khấu trừ, khai và nộp thay thuế cũng sẽ bị xử lý theo các quy định về quản lý thuế, có thể bao gồm phạt hành chính và truy thu số thuế chưa nộp.
Câu Hỏi Thường Gặp Về Quy Định Mới Về Thuế TMĐT Và Hóa Đơn
Hộ kinh doanh có doanh thu nhỏ có cần lập hóa đơn khi sàn đã khấu trừ thuế không?
Theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trách nhiệm lập hóa đơn điện tử vẫn thuộc về người bán, bất kể doanh thu lớn hay nhỏ, miễn là thuộc trường hợp phải lập hóa đơn theo quy định pháp luật về hóa đơn. Việc sàn TMĐT khấu trừ thuế thay chỉ là một phần của nghĩa vụ thuế, không thay thế nghĩa vụ lập hóa đơn của người bán. Người bán vẫn cần yêu cầu sàn cung cấp thông tin giao dịch để lập hóa đơn điện tử và gửi cho người mua.
Nếu người mua không yêu cầu hóa đơn, người bán trên sàn TMĐT có bắt buộc phải lập không?
Ngay cả khi người mua không yêu cầu, người bán vẫn có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử đối với các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về hóa đơn. Đây là nghĩa vụ bắt buộc của người bán để ghi nhận doanh thu và thực hiện nghĩa vụ thuế. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế là bằng chứng pháp lý cho giao dịch và cơ sở để cơ quan thuế quản lý.
Sàn TMĐT nước ngoài không có văn phòng tại Việt Nam có phải thực hiện khấu trừ và cung cấp thông tin không?
Có. Điều 43 Nghị định 252/2026/NĐ-CP quy định rõ ràng rằng chủ quản nền tảng thương mại điện tử có chức năng đặt hàng trực tuyến và chức năng thanh toán, bao gồm cả nền tảng ở nước ngoài, có trách nhiệm thực hiện khấu trừ, khai thay và nộp thay số thuế đã khấu trừ. Đối với việc cung cấp thông tin, nếu sàn nước ngoài không có văn phòng tại Việt Nam, họ vẫn phải thiết lập cơ chế để cung cấp thông tin giao dịch cho người bán tại Việt Nam theo yêu cầu, có thể thông qua các giao diện điện tử hoặc API. Trường hợp sàn nước ngoài ủy quyền cho một tổ chức tại Việt Nam quản lý nền tảng hoặc thực hiện chi trả, thì tổ chức được ủy quyền đó sẽ chịu trách nhiệm.
Hành Động Doanh Nghiệp Cần Làm Ngay Để Đón Đầu Quy Định Mới
Với thời điểm hiệu lực dự kiến vào đầu năm 2026, các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và sàn TMĐT cần chủ động chuẩn bị từ bây giờ để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và tuân thủ pháp luật. Việc trì hoãn có thể dẫn đến những rủi ro không đáng có.
- Rà soát và cập nhật quy trình nội bộ: Các hộ kinh doanh và cá nhân cần xem xét lại toàn bộ quy trình bán hàng, kế toán và lập hóa đơn hiện tại để xác định những điểm cần điều chỉnh. Sàn TMĐT cần rà soát hệ thống thanh toán và quản lý dữ liệu để tích hợp chức năng khấu trừ thuế và cung cấp thông tin.
- Đào tạo và nâng cao nhận thức: Tổ chức các buổi đào tạo nội bộ cho nhân sự liên quan (kế toán, bán hàng) về các quy định mới, trách nhiệm cụ thể và cách thức thực hiện. Sàn TMĐT cũng nên có các chương trình hướng dẫn cho người bán trên nền tảng của mình.
- Chuẩn bị hạ tầng công nghệ: Đảm bảo phần mềm kế toán, phần mềm hóa đơn điện tử của người bán tương thích với các quy định mới và có khả năng kết nối với hệ thống của cơ quan thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Sàn TMĐT cần nâng cấp hệ thống để tự động hóa việc khấu trừ thuế và xuất dữ liệu giao dịch.
- Thiết lập kênh liên lạc hiệu quả với sàn TMĐT: Người bán cần chủ động tìm hiểu và thiết lập kênh liên lạc rõ ràng với sàn TMĐT để yêu cầu và nhận thông tin giao dịch một cách thuận tiện và kịp thời.
- Tìm kiếm tư vấn chuyên nghiệp: Nếu doanh nghiệp bạn cảm thấy bối rối trước những thay đổi phức tạp này, việc tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia tư vấn thuế và kế toán là vô cùng cần thiết. Các chuyên gia có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về quy định, đánh giá tác động cụ thể đến hoạt động kinh doanh của bạn và đưa ra các giải pháp tối ưu để tuân thủ.
Việc chủ động chuẩn bị ngay từ bây giờ sẽ giúp các chủ thể kinh doanh trên sàn TMĐT không chỉ tránh được các rủi ro pháp lý mà còn tối ưu hóa quy trình hoạt động, đảm bảo sự phát triển bền vững trong môi trường kinh tế số ngày càng chặt chẽ về quản lý thuế. Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ chuyên sâu về các quy định thuế mới cho hoạt động thương mại điện tử, ANC Việt Nam có thể tư vấn chi tiết qua hotline 0942597477.