Chi trả thù lao cho một người nhiều lần trong ngày dưới 05 triệu: Khi nào được trừ khi tính thuế TNDN từ năm 2026?

Bạn có đang băn khoăn liệu các khoản chi trả thù lao nhỏ lẻ, dưới 5 triệu đồng mỗi lần, nhưng lại diễn ra nhiều lần trong cùng một ngày cho cùng một cá nhân, có được tính là chi phí hợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) hay không? Từ ngày 01/01/2026, với sự ra đời của Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, quy định về vấn đề này đã được làm rõ, ảnh hưởng trực tiếp đến hàng triệu doanh nghiệp tại Việt Nam trong việc quản lý chi phí và tuân thủ nghĩa vụ thuế. Bài viết này của ANC Việt Nam sẽ đi sâu phân tích các quy định mới nhất, giúp doanh nghiệp hiểu rõ và áp dụng đúng đắn.

Theo quy định mới, điểm mấu chốt nằm ở tổng giá trị các khoản chi trả cho cùng một đối tượng trong một ngày. Nếu tổng giá trị này đạt từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khoản chi đó được chấp nhận là chi phí được trừ. Quy định này nhằm tăng cường minh bạch hóa các giao dịch và hạn chế rủi ro về thuế, đồng thời đặt ra yêu cầu cao hơn về công tác kế toán và quản lý tài chính của doanh nghiệp.

Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Công văn Vĩnh Long 2026: Chi tiết điều kiện chi phí được trừ khi trả thù lao

Để xác định một khoản chi có được trừ khi tính thuế TNDN hay không, doanh nghiệp cần căn cứ vào các điều kiện được quy định cụ thể tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Đây là nền tảng pháp lý quan trọng nhất cho việc hạch toán chi phí hợp lệ tại Việt Nam.

Các điều kiện chung để khoản chi được trừ

Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, trừ các khoản chi không được trừ quy định tại Điều 10 của Nghị định này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ ba điều kiện sau:

1. Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh: Khoản chi này phải có mối liên hệ trực tiếp với hoạt động tạo ra doanh thu hoặc duy trì hoạt động của doanh nghiệp. Điều này bao gồm cả các chi phí bổ sung được trừ theo tỷ lệ phần trăm tính trên chi phí thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế liên quan đến hoạt động nghiên cứu và phát triển của doanh nghiệp.
2. Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật: Mọi khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc các chứng từ hợp lệ khác theo quy định của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế. Đây là yếu tố then chốt để chứng minh tính hợp pháp của giao dịch.
3. Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên: Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Quy định đặc biệt về chi trả thù lao nhiều lần trong ngày

Điểm c1 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP đã làm rõ một tình huống cụ thể mà nhiều doanh nghiệp thường gặp phải:

• Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một người bán có giá trị dưới 05 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì chỉ được tính vào chi phí được trừ trong trường hợp có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Để cụ thể hóa và hướng dẫn áp dụng quy định này, Cục Thuế tỉnh Vĩnh Long đã ban hành Công văn 2991/VLO-QLDN1 năm 2026, cung cấp hướng dẫn chi tiết về việc xác định chi phí được trừ khi trả thù lao nhiều lần trong ngày. Mặc dù đây là công văn của một tỉnh, nhưng nó phản ánh cách hiểu và áp dụng chung của cơ quan thuế đối với quy định tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Bảng dưới đây tóm tắt hướng dẫn từ Công văn 2991/VLO-QLDN1:

Ví dụ minh họa về chi phí được trừ khi chi trả thù lao

Để làm rõ hơn quy định trên, hãy xem xét các tình huống sau:

• Ví dụ 1: Chi trả cho một cá nhân, tổng giá trị trên 5 triệu đồng.

  Công ty A chi trả thù lao cho ông Trần Văn B ba lần trong ngày 10/02/2026, mỗi lần 3 triệu đồng, tổng cộng 9 triệu đồng. Nếu cả ba lần chi trả này đều được thực hiện bằng tiền mặt, thì toàn bộ 9 triệu đồng sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Ngược lại, nếu Công ty A chi trả 9 triệu đồng này bằng chuyển khoản ngân hàng (có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt), khoản chi này sẽ được chấp nhận là chi phí được trừ (nếu đáp ứng các điều kiện khác về hóa đơn, chứng từ và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh).

• Ví dụ 2: Chi trả cho nhiều cá nhân, mỗi lần dưới 5 triệu đồng.

  Trong cùng ngày 10/02/2026, Công ty A chi trả thù lao cho ông Trần Văn B 3 triệu đồng (tiền mặt) và cho bà Lê Thị C 4 triệu đồng (tiền mặt). Tổng cộng là 7 triệu đồng nhưng cho hai cá nhân khác nhau. Cả hai khoản chi này đều dưới 5 triệu đồng/lần và cho các cá nhân khác nhau, do đó không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Nếu có đầy đủ chứng từ chi theo quy định và được quy định trong quy chế của công ty, cả 7 triệu đồng này sẽ được tính vào chi phí được trừ.

3 bước cần thực hiện để đảm bảo chi phí thù lao hợp lệ theo quy định mới 2026

Để tránh những rủi ro về thuế và đảm bảo các khoản chi trả thù lao được tính vào chi phí hợp lệ, doanh nghiệp tại Việt Nam cần chủ động thực hiện các bước sau:

Bước 1: Rà soát và cập nhật Quy chế tài chính, Quy chế chi tiêu nội bộ

• Kiểm tra các quy định hiện hành: Doanh nghiệp cần xem xét lại các hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính, quy chế thưởng và các văn bản nội bộ khác liên quan đến việc chi trả tiền lương, tiền công, thù lao và các khoản phụ cấp cho người lao động và các đối tác.
• Bổ sung điều kiện và mức hưởng rõ ràng: Đảm bảo rằng các điều kiện được hưởng và mức hưởng của từng khoản chi (đặc biệt là tiền thưởng, phụ cấp) được ghi cụ thể, minh bạch trong các văn bản này. Điều này là cực kỳ quan trọng để tránh việc khoản chi bị loại trừ khi quyết toán thuế TNDN.
• Cập nhật quy định về thanh toán: Bổ sung rõ ràng quy định về hình thức thanh toán (tiền mặt hay không dùng tiền mặt) cho các khoản chi thù lao, đặc biệt là các trường hợp chi trả nhiều lần trong ngày cho cùng một cá nhân có tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên.

Bước 2: Tăng cường kiểm soát quy trình thanh toán và chứng từ

• Thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các khoản chi trả thù lao cho cùng một cá nhân mà tổng giá trị trong một ngày dự kiến hoặc đã đạt từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần ưu tiên và bắt buộc thực hiện thanh toán qua ngân hàng hoặc các hình thức không dùng tiền mặt khác.
• Lưu trữ đầy đủ chứng từ: Đảm bảo mọi khoản chi đều có đầy đủ hóa đơn, chứng từ gốc hợp lệ theo quy định của pháp luật. Đối với các khoản chi thù lao, cần có hợp đồng dịch vụ, biên bản nghiệm thu, phiếu chi, và đặc biệt là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt nếu thuộc trường hợp bắt buộc.
• Đào tạo nhân sự kế toán: Tổ chức các buổi tập huấn, phổ biến quy định mới cho đội ngũ kế toán, thủ quỹ và các bộ phận liên quan để họ nắm vững và thực hiện đúng các yêu cầu về chứng từ và hình thức thanh toán.

Bước 3: Rà soát định kỳ và chuẩn bị cho quyết toán thuế

• Rà soát định kỳ các khoản chi: Thực hiện kiểm tra định kỳ các khoản chi trả thù lao để phát hiện sớm và điều chỉnh các sai sót về chứng từ hoặc hình thức thanh toán.
• Đối chiếu với quy định về các khoản chi không được trừ: Trước thời điểm quyết toán thuế TNDN hàng năm, doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ các khoản chi tiền lương, tiền công, thù lao để đảm bảo không rơi vào các trường hợp không được trừ theo Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP (sẽ được phân tích chi tiết ở phần sau).
• Chuẩn bị hồ sơ quyết toán: Sắp xếp và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến các khoản chi phí để sẵn sàng cho việc quyết toán thuế TNDN với cơ quan thuế địa phương.

Mức phạt và những điểm dễ sai sót khi hạch toán chi phí thù lao

Việc không tuân thủ các quy định về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, bao gồm việc bị loại bỏ chi phí, tăng số thuế phải nộp và áp dụng các mức phạt hành chính về thuế. Dưới đây là những điểm dễ sai sót và các khoản chi phí tiền lương, thù lao không được trừ theo quy định tại khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Những khoản chi phí tiền lương, thù lao không được trừ

Theo khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, các khoản chi phí tiền lương, tiền công và các khoản thù lao sau đây sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN:

1. Chi phí tiền lương, tiền công đã hạch toán nhưng thực tế không chi trả:

   Doanh nghiệp đã ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả cho người lao động hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật. Điều này nhấn mạnh nguyên tắc “thực chi, thực nhận” trong kế toán và thuế.

2. Chi phí tiền lương, tiền công, tiền thưởng không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng:

   Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau:

   • Hợp đồng lao động hoặc văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử người sang làm việc tại Việt Nam (đối với trường hợp người nước ngoài được điều chuyển hoặc di chuyển trong nội bộ Tập đoàn, giữa công ty mẹ với công ty con).
   • Thỏa ước lao động tập thể.
   • Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn.
   • Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn.

   Lưu ý đặc biệt:

   • Khoản chi về tiền học cho con của người nước ngoài học tại Việt Nam (từ mầm non đến trung học phổ thông) được doanh nghiệp trả, có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ, được tính vào chi phí được trừ.
   • Khoản chi về tiền nhà do doanh nghiệp trả cho người lao động, có tính chất tiền lương, tiền công và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ, được tính vào chi phí được trừ.
   • Tiền thuê nhà cho các chuyên gia nước ngoài làm việc tại Việt Nam do doanh nghiệp Việt Nam chi trả (nếu hợp đồng với doanh nghiệp nước ngoài nêu rõ) được tính vào chi phí được trừ.

3. Chi phí tiền lương, tiền công chưa chi trả đến thời hạn quyết toán thuế:

   Các khoản tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm thực tế chưa chi. Trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ lương dự phòng thì mức trích hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.

4. Chi phí tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp và người không trực tiếp điều hành, sản xuất:

   • Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân.
   • Tiền lương, tiền công của chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do một cá nhân làm chủ.
   • Thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.

Mức phạt khi vi phạm quy định về chi phí được trừ

Khi cơ quan thuế phát hiện các khoản chi không đủ điều kiện được trừ, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với các mức phạt sau:

• Loại bỏ chi phí: Khoản chi không hợp lệ sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ, dẫn đến việc tăng thu nhập chịu thuế và tăng số thuế TNDN phải nộp.
• Truy thu thuế: Doanh nghiệp sẽ bị truy thu số thuế TNDN thiếu do việc hạch toán sai chi phí.
• Phạt chậm nộp: Ngoài số thuế bị truy thu, doanh nghiệp còn phải nộp tiền chậm nộp tính trên số thuế thiếu, với mức 0.03%/ngày tính trên số tiền thuế chậm nộp (theo Luật Quản lý thuế hiện hành).
• Phạt vi phạm hành chính về thuế: Tùy thuộc vào mức độ vi phạm (khai sai, trốn thuế), doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 10% đến 20% số thuế khai thiếu, hoặc thậm chí là các mức phạt nặng hơn nếu có dấu hiệu trốn thuế (từ 1 đến 3 lần số thuế trốn).

Giải đáp thắc mắc thường gặp về chi phí thù lao và thuế TNDN năm 2026

Dưới đây là một số câu hỏi thực tế mà các kế toán viên và chủ doanh nghiệp tại Việt Nam thường gặp phải liên quan đến việc hạch toán chi phí thù lao và thuế TNDN theo quy định mới.

Nếu doanh nghiệp tôi chi trả thù lao cho một cá nhân 4.5 triệu đồng hai lần trong một ngày bằng tiền mặt, tổng cộng 9 triệu, liệu khoản chi này có được trừ không?

Không, khoản chi này sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Theo điểm c1 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Công văn 2991/VLO-QLDN1 năm 2026, nếu tổng giá trị các khoản chi trả cho cùng một cá nhân trong một ngày từ 05 triệu đồng trở lên, bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Việc chi trả bằng tiền mặt trong trường hợp này sẽ khiến khoản chi bị loại.

Doanh nghiệp tôi có thể trích lập quỹ lương dự phòng bao nhiêu để được tính vào chi phí hợp lý khi chưa chi trả hết lương đến hạn quyết toán thuế?

Theo khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, trường hợp doanh nghiệp có trích lập quỹ lương dự phòng thì mức trích hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không được vượt quá 17% quỹ tiền lương thực hiện. Nếu vượt quá mức này, phần vượt sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Chủ doanh nghiệp tư nhân có được tính lương của mình vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?

Không, tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Quy định này cũng áp dụng tương tự cho chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do một cá nhân làm chủ, và thù lao của các sáng lập viên, thành viên hội đồng quản trị không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh theo khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Hành động cấp bách doanh nghiệp cần thực hiện ngay để tuân thủ quy định thuế TNDN mới

Với những thay đổi quan trọng trong quy định về chi phí được trừ khi tính thuế TNDN từ năm 2026, đặc biệt là đối với các khoản chi trả thù lao, doanh nghiệp tại Việt Nam cần chủ động và nhanh chóng thực hiện các hành động sau để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế:

1. Kiểm tra và cập nhật toàn bộ quy chế nội bộ

   Ngay lập tức rà soát và cập nhật các quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ, hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể để đảm bảo các điều kiện và mức hưởng của tiền lương, tiền công, thù lao, tiền thưởng được ghi rõ ràng, minh bạch. Đặc biệt, cần bổ sung quy định về hình thức thanh toán không dùng tiền mặt cho các khoản chi trả thù lao tổng cộng từ 05 triệu đồng trở lên cho cùng một cá nhân trong một ngày.

2. Tăng cường kiểm soát quy trình thanh toán

   Thiết lập hoặc củng cố quy trình kiểm soát thanh toán, đặc biệt là đối với các khoản chi trả thù lao. Yêu cầu bộ phận kế toán và thủ quỹ phải theo dõi chặt chẽ tổng giá trị các khoản chi trả cho từng cá nhân trong ngày. Ưu tiên và bắt buộc sử dụng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử có liên kết ngân hàng,…) cho các giao dịch đạt ngưỡng 05 triệu đồng.

3. Đào tạo và phổ biến kiến thức cho nhân sự

   Tổ chức các buổi đào tạo, phổ biến kiến thức về các quy định mới của Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Luật Thuế TNDN 2025 cho toàn bộ đội ngũ kế toán, tài chính, nhân sự và các cấp quản lý. Đảm bảo mọi người đều nắm rõ các điều kiện về chi phí được trừ, các khoản chi không được trừ và tầm quan trọng của việc tuân thủ chứng từ.

4. Rà soát và chuẩn bị hồ sơ chứng từ

   Thường xuyên rà soát các hồ sơ, chứng từ liên quan đến các khoản chi phí, đặc biệt là các khoản chi trả thù lao. Đảm bảo rằng tất cả các chứng từ đều hợp lệ, đầy đủ và được lưu trữ khoa học, sẵn sàng cho việc kiểm tra của cơ quan thuế. Đối với các khoản chi đã phát sinh trong năm 2026, cần kiểm tra lại tính hợp lệ theo quy định mới.

5. Tham vấn chuyên gia thuế

   Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc hiểu rõ hoặc áp dụng các quy định mới, đặc biệt là trong các trường hợp phức tạp hoặc có tính chất đặc thù, việc tham vấn các chuyên gia tư vấn thuế là vô cùng cần thiết. Các chuyên gia có thể giúp doanh nghiệp đánh giá rủi ro, đưa ra giải pháp tối ưu và đảm bảo tuân thủ pháp luật một cách hiệu quả nhất.

Việc chủ động nắm bắt và tuân thủ các quy định mới về thuế TNDN không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về phạt hành chính mà còn góp phần xây dựng một nền tảng tài chính vững chắc, minh bạch. Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ chuyên sâu về các quy định thuế TNDN mới, đặc biệt là trong việc rà soát chi phí thù lao và tối ưu hóa tuân thủ thuế, ANC Việt Nam có thể tư vấn chi tiết qua hotline 0942597477.