Doanh nghiệp Việt Nam cần chuẩn bị gì cho quy định hóa đơn điện tử hàng biếu tặng từ 2026?
Bạn có biết, từ ngày 01/07/2026, các quy định về hóa đơn điện tử cho hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng sẽ có những thay đổi đáng kể theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ? Đây là một trong những điểm mà các doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội nói riêng và cả nước nói chung cần đặc biệt lưu tâm để đảm bảo tuân thủ pháp luật về thuế và kế toán, tránh những rủi ro không đáng có.
Hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng là một hoạt động phổ biến trong kinh doanh, từ việc tri ân khách hàng, đối tác đến việc hỗ trợ nhân viên. Tuy nhiên, việc hạch toán và xuất hóa đơn cho các giao dịch này thường gây ra nhiều băn khoăn cho đội ngũ kế toán và chủ doanh nghiệp. Nếu không thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp có thể đối mặt với các
Bài viết này của ANC Việt Nam sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết về cách lập Bảng kê hàng biếu tặng, thời điểm xuất hóa đơn điện tử và các trường hợp đặc biệt không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo tinh thần của Nghị định 254/2026/NĐ-CP và các văn bản pháp luật liên quan. Mục tiêu là giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị, xây dựng quy trình nội bộ chặt chẽ để sẵn sàng cho việc áp dụng các quy định mới một cách hiệu quả nhất.
Bảng kê hàng biếu tặng: Chứng từ nội bộ quan trọng
Để đảm bảo tính hợp lệ của các giao dịch hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và tuân thủ các điều kiện nhất định. Trong đó, Bảng kê hàng biếu tặng đóng vai trò là chứng từ nội bộ quan trọng, giúp doanh nghiệp quản lý và minh bạch hóa các giao dịch này.
Mẫu Bảng kê hàng biếu tặng tham khảo
Mặc dù Nghị định 254/2026/NĐ-CP không quy định một mẫu Bảng kê hàng biếu tặng bắt buộc, nhưng để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý và tuân thủ, các mẫu tham khảo thường được cung cấp để doanh nghiệp có thể áp dụng và điều chỉnh cho phù hợp với đặc thù hoạt động của mình. Bảng kê này sẽ là cơ sở để lập hóa đơn điện tử (nếu áp dụng) và phục vụ công tác kiểm tra của cơ quan thuế. Một Bảng kê hàng biếu tặng hiệu quả cần bao gồm các thông tin cơ bản như:
- Tiêu đề: Bảng kê hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng.
- Thông tin doanh nghiệp: Tên, mã số thuế, địa chỉ của đơn vị lập bảng kê.
- Số và ngày lập bảng kê: Để dễ dàng quản lý và truy xuất.
- Thông tin chi tiết hàng hóa/dịch vụ: Bao gồm tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá (giá vốn hoặc giá bán chưa có thuế GTGT), thành tiền.
- Mục đích cho, biếu, tặng: Giải thích rõ lý do của giao dịch.
- Thông tin người nhận: Tên, địa chỉ (nếu cần thiết cho mục đích quản lý nội bộ).
- Chữ ký xác nhận: Của người lập, kế toán trưởng, giám đốc hoặc người có thẩm quyền.
Thời điểm xuất hóa đơn điện tử cho hàng biếu tặng theo Nghị định 254
Việc xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn điện tử là yếu tố then chốt để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về thuế. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng cũng phải lập hóa đơn điện tử.
Nguyên tắc lập hóa đơn điện tử
Căn cứ khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua. Quy định này bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn. Hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu và ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, kế toán, đảm bảo phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Thời điểm cụ thể lập hóa đơn
Khoản 1 và 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết về thời điểm lập hóa đơn như sau:
- Đối với hàng hóa biếu tặng: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người nhận, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
- Đối với dịch vụ biếu tặng: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ (không bao gồm tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự) thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.
- Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Lưu ý quan trọng: Đối với hàng hóa, dịch vụ khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại; hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng phù hợp với quy định của pháp luật, doanh nghiệp được phép lập hóa đơn tổng hợp cho các giao dịch phát sinh trong tháng hoặc quý, phù hợp với kỳ khai thuế GTGT của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa.
Các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/07/2026
Bên cạnh các quy định về việc lập hóa đơn điện tử, Nghị định 254/2026/NĐ-CP cũng nêu rõ một số trường hợp đặc biệt không phải sử dụng hóa đơn điện tử. Điều 7 của Nghị định này quy định cụ thể các trường hợp đó.
Theo thông tin được cung cấp, một trong các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử là: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc t… (Thông tin chi tiết các trường hợp khác theo Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP cần được tham khảo đầy đủ từ văn bản pháp luật gốc, do nội dung nguồn cung cấp bị cắt cụt tại đây).
Kết luận
Việc nắm vững và tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử cho hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP là vô cùng cần thiết đối với mọi doanh nghiệp. Từ việc xây dựng Bảng kê nội bộ minh bạch, xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn, đến việc hiểu rõ các trường hợp được miễn trừ, tất cả đều góp phần giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, tránh rủi ro pháp lý và tối ưu hóa công tác kế toán, thuế. ANC Việt Nam khuyến nghị các doanh nghiệp chủ động rà soát và điều chỉnh quy trình nội bộ để sẵn sàng cho việc áp dụng các quy định mới từ ngày 01/07/2026.