Từ năm 2026, quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử chính thức thay đổi – Hàng triệu doanh nghiệp cần chuẩn bị
Từ năm 2026, bức tranh pháp lý về hóa đơn điện tử tại Việt Nam sẽ có những điều chỉnh đáng kể với sự ra đời của Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Quy định mới này không chỉ làm rõ các yêu cầu về chữ ký số của người bán và người mua trên hóa đơn điện tử mà còn mở rộng các trường hợp được miễn chữ ký số, đồng thời chi tiết hóa các nội dung bắt buộc của hóa đơn và xác định rõ đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Những thay đổi này dự kiến sẽ tác động sâu rộng đến quy trình kế toán, tài chính và vận hành của hàng triệu doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh trên toàn quốc, đặc biệt là tại Hà Nội, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và kịp thời để đảm bảo tuân thủ.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP, với hiệu lực dự kiến từ năm 2026, được ban hành nhằm hoàn thiện khung pháp lý về hóa đơn điện tử, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số, đồng thời tăng cường hiệu quả quản lý thuế của cơ quan nhà nước. Việc nắm bắt và áp dụng đúng các quy định mới là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Chi tiết quy định về chữ ký số, nội dung hóa đơn và căn cứ pháp lý theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Nghị định 254/2026/NĐ-CP mang đến những hướng dẫn cụ thể về chữ ký số trên hóa đơn điện tử, nội dung bắt buộc của hóa đơn và các trường hợp đặc biệt. Đây là những điểm cốt lõi mà mọi doanh nghiệp tại Việt Nam cần nắm vững.
Quy định về chữ ký số của người bán và người mua trên hóa đơn điện tử
Theo Mục 6 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, các quy định về chữ ký số được làm rõ như sau:
- Đối với người bán là doanh nghiệp, tổ chức: Chữ ký số trên hóa đơn điện tử phải là chữ ký số của chính doanh nghiệp, tổ chức đó. Điều này đảm bảo tính pháp lý và trách nhiệm của pháp nhân trong giao dịch.
- Đối với người bán là cá nhân: Có thể sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc chữ ký số của người được ủy quyền hợp pháp. Quy định này linh hoạt hơn cho các cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh.
- Đối với nhà cung cấp ở nước ngoài: Chữ ký điện tử phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử của Việt Nam, đảm bảo sự tương thích và công nhận pháp lý.
Các trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số
Một điểm đáng chú ý khác tại Mục 9 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP là các trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán và/hoặc người mua, nhằm đơn giản hóa quy trình cho một số loại hình giao dịch đặc thù:
Đối với người bán:
- Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán.
- Hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
- Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh, được xác định là hóa đơn điện tử, thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán.
- Hóa đơn điện tử ủy nhiệm: Trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm ký số trên hóa đơn điện tử được ủy nhiệm lập.
Đối với người mua:
- Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài).
- Hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua.
- Hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại, rạp chiếu phim mà người mua là cá nhân thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua.
- Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua.
- Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua.
- Hóa đơn điện tử hoạt động kinh doanh casino, trò chơi điện tử có thưởng không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua.
- Hóa đơn thương mại điện tử: Trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua.
Nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử, đảm bảo tính minh bạch và đầy đủ thông tin cho các giao dịch:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua.
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua: Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua (trừ trường hợp người mua, người bán có thỏa thuận).
- Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).
- Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.
Kết luận
Nghị định 254/2026/NĐ-CP đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc hoàn thiện khung pháp lý về hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Các quy định chi tiết về chữ ký số của người bán, người mua, các trường hợp miễn trừ, cùng với nội dung bắt buộc của hóa đơn, đều nhằm mục đích đơn giản hóa thủ tục hành chính, tăng cường hiệu quả quản lý thuế và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Việc chủ động tìm hiểu và tuân thủ các quy định mới này sẽ giúp các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh, đặc biệt là các đơn vị tại Long Biên và các khu vực lân cận Hà Nội, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, tránh các rủi ro pháp lý và tối ưu hóa quy trình kế toán trong kỷ nguyên số.