Thời điểm xuất hóa đơn khi giao hàng nhiều lần theo Công văn 6917/CTH-QLDN1 năm 2026 – Điều gì doanh nghiệp cần biết ngay
- Ví dụ thực tế:
Ngày giao hàngSố lượngĐơn giá (VNĐ)Thuế suất GTGTGiá trị chưa thuếThuế GTGTGiá trị có thuế 01/09/20261000 pcs10,00010%10,000,0001,000,00011,000,000 15/09/2026500 pcs10,00010%5,000,000500,0005,500,000Trong ví dụ trên, doanh nghiệp phải lập hai hóa đơn riêng – một cho ngày 01/09 và một cho ngày 15/09 – dù tổng giá trị giao hàng trong tháng là 15,000,000 VNĐ
Bạn có bao giờ tự hỏi: “Khi giao hàng nhiều lần, tôi phải lập hóa đơn vào thời điểm nào?” Câu trả lời đã được Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế làm rõ qua Công văn 6917/CTH-QLDN1 năm 2026. Quy định này không chỉ ảnh hưởng đến hàng triệu doanh nghiệp tại Việt Nam mà còn định hình cách thức lập hóa đơn điện tử trong chuỗi cung ứng. Ngay sau đây, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết quy định, cung cấp hướng dẫn thực tiễn và cảnh báo những lỗi thường gặp để doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội và trên cả nước có thể tuân thủ hiệu quả.
Căn cứ pháp lý: Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Công văn 6917 – Nội dung chi tiết
Theo Khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp khuyến mại, tặng phẩm, cho vay, cho mượn. Đặc biệt, Điều 9 của Nghị định này quy định thời điểm lập hóa đơn:
- Đối với bán hàng hóa: thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Đối với xuất khẩu: thời điểm lập hóa đơn do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
- Đối với cung cấp dịch vụ: thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ).
- Đối với giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
Ngày 04/8/2026, Cục Thuế TP Cần Thơ đã ban hành Công văn 6917/CTH-QLDN1 năm 2026 để hướng dẫn cụ thể về thời điểm xuất hóa đơn khi giao hàng nhiều lần. Nội dung chính của công văn nhấn mạnh:
- Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao công đoạn phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ tương ứng.
- Hóa đơn phải được lập ngay tại thời điểm giao hàng hoặc bàn giao, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý các nội dung bắt buộc theo quy định tại Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua.
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
- Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua (trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua, trừ trường hợp người mua, người bán có thỏa thuận).
- Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử.
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác theo quy định.
Các bước thực hiện xuất hóa đơn cho từng lần giao hàng – Hướng dẫn cụ thể
Để tuân thủ đúng quy định, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Xác định thời điểm giao hàng: Ghi nhận thời gian, địa điểm và người nhận thực tế.
- Chuẩn bị dữ liệu hóa đơn: Bao gồm mã số thuế người bán, người mua, mô tả hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất GTGT.
- Lập hóa đơn điện tử trên phần mềm kế toán hoặc hệ thống ERP, chọn mẫu số phù hợp (ví dụ: Mẫu số 01/GTGT).
- Ký số điện tử ngay sau khi lưu thông tin, đảm bảo thời gian ký số phản ánh đúng thời điểm giao hàng.
- Gửi hóa đơn cho người mua qua email, cổng thông tin điện tử hoặc hệ thống E-invoice.
- Lưu trữ bản sao lưu trên máy chủ hoặc hệ thống lưu trữ đám mây ít nhất 10 năm.
Ví dụ thực tế:
| Ngày giao hàng | Số lượng | Đơn giá (VNĐ) | Thuế suất GTGT | Giá trị chưa thuế | Thuế GTGT | Giá trị có thuế |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 01/09/2026 | 1000 pcs | 10,000 | 10% | 10,000,000 | 1,000,000 | 11,000,000 |
| 15/09/2026 | 500 pcs | 10,000 | 10% | 5,000,000 | 500,000 | 5,500,000 |
Trong ví dụ trên, doanh nghiệp phải lập hai hóa đơn riêng – một cho ngày 01/09 và một cho ngày 15/09 – dù tổng giá trị giao hàng trong tháng là 15,000,000 VNĐ.
Mức phạt và những lỗi thường gặp khi không tuân thủ thời điểm lập hóa đơn
Việc không lập hóa đơn đúng thời điểm có thể dẫn đến các hình phạt hành chính theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, thường là phạt tiền từ vài triệu đồng cho mỗi hành vi vi phạm.
- Không được khấu trừ thuế: Hóa đơn không hợp lệ hoặc không đúng thời điểm có thể ảnh hưởng đến quyền được khấu trừ thuế GTGT của người mua.
- Kiểm tra, xử phạt hành chính từ cơ quan thuế địa phương, ví dụ như Chi cục Thuế Long Biên hoặc Cục Thuế Hà Nội.
Những lỗi thường gặp:
- Không lập hóa đơn cho mỗi lần giao hàng, chỉ lập một hóa đơn tổng hợp.
- Ghi ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền thay vì ngày giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ.
- Thiếu thông tin bắt buộc như mã số thuế người mua hoặc mô tả chi tiết hàng hóa.
Câu hỏi thường gặp (FAQ) về xuất hóa đơn giao hàng nhiều lần
Doanh nghiệp có phải lập hóa đơn riêng cho mỗi lần giao hàng trong cùng một hợp đồng không?
Đúng. Theo khoản 3 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Công văn 6917, mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao công đoạn phải lập hóa đơn riêng, bất kể hợp đồng có quy định tổng hợp hay không.
Làm sao để xử lý nếu đã lập sai ngày lập hóa đơn cho một lần giao hàng?
Doanh nghiệp có thể điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành về hóa đơn điện tử. Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn …” và ký số lại trước khi gửi cho người mua.
Trong trường hợp giao hàng qua nền tảng thương mại điện tử, thời điểm lập hóa đơn có khác không?
Không. Ngay cả khi bán hàng trên nền tảng số, thời điểm lập hóa đơn vẫn tuân thủ các quy định chung về thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ như đã nêu trên.
Việc tuân thủ đúng thời điểm xuất hóa đơn khi giao hàng nhiều lần là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Hy vọng những thông tin chi tiết từ Công văn 6917/CTH-QLDN1 năm 2026 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP sẽ hỗ trợ quý doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị đang hoạt động tại khu vực Long Biên, Hà Nội, thực hiện đúng và đủ các quy định về hóa đơn điện tử.