Tại sao Nghị định 310/2026 sửa đổi Nghị định 45/2020 lại quan trọng đối với doanh nghiệp Việt Nam?
- 000 (USB token) 1‑2 0,5% giá trị hồ sơ mỗi ngày Thuê dịch vụ ký số trực tuyến 3
- 000 (gói năm) 1 0,5% giá trị hồ sơ mỗi ngày Không ký (trường hợp không yêu cầu) 0 1‑2 Không áp dụng
⚠️ Mức phạt: Nếu hồ sơ không được nộp đúng thời hạn, mức phạt tối đa lên tới 0,5% giá trị hồ sơ mỗi ngày, không quá 10% tổng giá trị
Việc chuyển đổi sang quy trình khai báo điện tử đang trở thành xu hướng bắt buộc đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam. Nghị định 310/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 05/08/2026, đưa ra chuẩn mới cho việc chuẩn bị và nộp hồ sơ điện tử, giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí, rút ngắn thời gian xử lý và tránh các mức phạt nặng nề.
Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị để thực hiện thủ tục hành chính điện tử theo Nghị định 310/2026
Trước khi bắt đầu khai báo, doanh nghiệp cần đáp ứng một số điều kiện cơ bản và chuẩn bị các tài liệu sau:
- Đăng ký tài khoản định danh điện tử (VNeID) cấp mức độ 02 hoặc tài khoản giao dịch thuế điện tử do Tổng cục Thuế cấp.
- Đảm bảo có kết nối Internet ổn định và thiết bị hỗ trợ ký số (có phần mềm ký số hoặc thiết bị USB token).
- Chuẩn bị mẫu đơn, tờ khai điện tử được cung cấp trên Cổng Dịch vụ công quốc gia (định dạng .xml hoặc .json).
- Giấy tờ, tài liệu điện tử hợp lệ (PDF, JPG, PNG) hoặc nguồn dữ liệu từ Kho quản lý dữ liệu điện tử nội bộ.
- Chữ ký số hoặc chữ ký điện tử (theo quy định tại Thông tư 89/2026/TT-BTC) nếu hồ sơ yêu cầu.
Ghi chú: Nghị định 310/2026 không quy định thời hạn 30 ngày; thời hạn nộp hồ sơ được quy định theo các quy chế, thông tư hoặc nghị định liên quan.
Quy trình thực hiện thủ tục hành chính điện tử bước‑bước theo Nghị định 310/2026
Quy trình được chia thành 6 bước chính, mỗi bước có thời gian ước tính như sau:
- Đăng nhập Cổng Dịch vụ công quốc gia (hoặc ứng dụng VNeID) – thời gian: 5‑10 phút. Sử dụng tài khoản định danh điện tử mức độ 02 để tránh ký số lại.
- Chọn dịch vụ và khai mẫu đơn điện tử – thời gian: 10‑20 phút. Hệ thống sẽ tự động điền thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia nếu đã kết nối.
- Tải lên giấy tờ, tài liệu điện tử – thời gian: 5‑15 phút. Nếu dữ liệu đã có trong Kho quản lý dữ liệu điện tử, hệ thống sẽ tự động trích xuất.
- Ký chữ ký số hoặc chữ ký điện tử – thời gian: 2‑5 phút. Đối với hồ sơ không yêu cầu ký, có thể bỏ qua bước này.
- Kiểm tra lại và xác nhận hồ sơ – thời gian: 5‑10 phút. Hệ thống sẽ cảnh báo các lỗi thiếu dữ liệu.
- Nộp hồ sơ và nhận mã số hồ sơ – thời gian: ngay lập tức. Sau khi nộp, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo xác nhận qua email hoặc SMS.
Toàn bộ quy trình thường hoàn thành trong vòng 45‑60 phút nếu chuẩn bị đầy đủ.
Chi phí và thời gian xử lý hồ sơ điện tử: so sánh các phương án
Chi phí thực hiện thủ tục điện tử phụ thuộc vào việc doanh nghiệp có sử dụng dịch vụ ký số nội bộ hay thuê dịch vụ bên ngoài. Bảng dưới đây so sánh các phương án phổ biến:
| Phương án | Chi phí ký số (VNĐ) | Thời gian xử lý (ngày) | Mức phạt nếu chậm |
|---|---|---|---|
| Sử dụng phần mềm ký số nội bộ | 5.000.000 (mua phần mềm) + 1.000.000 (USB token) | 1‑2 | 0,5% giá trị hồ sơ mỗi ngày |
| Thuê dịch vụ ký số trực tuyến | 3.000.000 (gói năm) | 1 | 0,5% giá trị hồ sơ mỗi ngày |
| Không ký (trường hợp không yêu cầu) | 0 | 1‑2 | Không áp dụng |
Câu hỏi thường gặp về Nghị định 310/2026 và thủ tục hành chính điện tử
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để đăng ký tài khoản định danh điện tử mức độ 02?
Doanh nghiệp phải có mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, và một người đại diện có chứng minh thư nhân dân hoặc căn cước công dân. Sau khi nộp hồ sơ qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, tài khoản sẽ được cấp trong vòng 3‑5 ngày làm việc (theo Nghị định 45/2020).
Làm sao để kiểm tra xem hồ sơ điện tử đã được hệ thống tự động trích xuất dữ liệu chưa?
Trong bước 5 của quy trình, hệ thống sẽ hiển thị mục “Kiểm tra dữ liệu trích xuất”. Người dùng có thể so sánh dữ liệu hiển thị với thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia; nếu có sai lệch, có thể chỉnh sửa ngay tại giao diện.
Nếu doanh nghiệp không có phần mềm ký số nội bộ, có thể sử dụng dịch vụ ký số của bên thứ ba không?
Có. Nghị định 310/2026 cho phép sử dụng dịch vụ ký số điện tử do nhà cung cấp được Bộ Tài chính công nhận. Doanh nghiệp chỉ cần ký hợp đồng dịch vụ và cung cấp chứng chỉ ký số cho hệ thống khi nộp hồ sơ.
Tóm tắt và bước tiếp theo cho doanh nghiệp
Nghị định 310/2026/NĐ-CP mang lại chuẩn mới cho thủ tục hành chính điện tử, giúp doanh nghiệp giảm thời gian, chi phí và rủi ro phạt. Để bắt đầu, doanh nghiệp nên:
- Đăng ký tài khoản định danh điện tử (VNeID) ngay khi Nghị định có hiệu lực.
- Chuẩn bị đầy đủ các mẫu đơn, tờ khai và tài liệu điện tử.
- Lựa chọn giải pháp ký số phù hợp (nội bộ hoặc thuê dịch vụ).
- Thực hiện quy trình 6 bước đã nêu để nộp hồ sơ nhanh chóng.
Nếu doanh nghiệp của bạn gặp khó khăn trong việc triển khai hoặc cần tư vấn chi tiết về chi phí, hãy liên hệ ANC Việt Nam. Chúng tôi cung cấp và chuyên nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ Nghị định 310/2026.