2026: Trường hợp nào được ủy quyền quyết toán thuế TNCN?
- 000 VND20%1
Bạn có biết rằng từ ngày 01/01/2026, các cá nhân chỉ có một nguồn thu nhập từ tiền lương (từ 03 tháng trở lên) có thể được ủy quyền quyết toán thuế cho tổ chức chi trả thu nhập thay? Đây là thay đổi quan trọng nhất trong Nghị định 253/2026/NĐ-CP, ảnh hưởng trực tiếp tới hàng triệu người lao động và doanh nghiệp tại Việt Nam.
Quy định mới áp dụng ngay từ năm tài chính 2026 và chỉ ảnh hưởng tới:
- Cá nhân có duy nhất một nguồn thu nhập tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên.
- Không có đề nghị giảm thuế do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo.
- Không phát sinh các khoản giảm trừ theo Điều 40, 49 của Nghị định 253/2026/NĐ-CP.
- Không yêu cầu làm việc đủ 12 tháng trong năm (điều kiện này được quy định tại khoản 2 Điều 51).
- Trong trường hợp người lao động được điều chuyển sang tổ chức mới do sáp nhập, hợp nhất, chia tách hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, vẫn được ủy quyền nếu đáp ứng các tiêu chí trên.
Chi tiết quy định và căn cứ pháp lý về ủy quyền quyết toán thuế TNCN 2026
Theo khoản 2 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, các trường hợp được ủy quyền quyết toán thuế TNCN được liệt kê cụ thể như sau:
- Trường hợp a: Cá nhân chỉ có một nguồn thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, phát sinh tại một tổ chức và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm quyết toán, kể cả khi người lao động được điều chuyển do sáp nhập, hợp nhất, chia tách hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
- Trường hợp b: Cá nhân chỉ có một nguồn thu nhập từ tiền lương, tiền công ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên phát sinh tại một tổ chức và thực tế đang làm việc tại đó vào thời điểm quyết toán, đồng thời có nguồn thu nhập khác đã thực hiện khấu trừ thuế theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 51.
Ngược lại, khoản 3 Điều 51 quy định rằng nếu trong kỳ tính thuế cá nhân có đề nghị giảm thuế do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo (Điều 40) hoặc có các khoản giảm trừ (Điều 49), người nộp thuế phải tự quyết toán.
Ví dụ tính toán:
| Thu nhập năm | Thuế suất TNCN | Thuế phải nộp |
|---|---|---|
| 5.000.000.000 VND | 20% | 1.000.000.000 VND |
Trong ví dụ trên, nếu người lao động chỉ có nguồn thu nhập duy nhất này và không có đề nghị giảm thuế, doanh nghiệp có thể ủy quyền quyết toán thay cho cá nhân.
Các bước doanh nghiệp và cá nhân cần thực hiện để ủy quyền quyết toán
Để thực hiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN, doanh nghiệp và cá nhân cần tuân thủ các bước sau:
- 1. Xác định đủ điều kiện: Kiểm tra xem người lao động có đáp ứng tiêu chí (đơn nguồn thu nhập, thời gian làm việc ≥ 03 tháng, không có đề nghị giảm thuế).
- 2. Chuẩn bị hồ sơ ủy quyền: Điền mẫu Đơn đề nghị ủy quyền quyết toán thuế TNCN (theo mẫu quy định). Đính kèm hợp đồng lao động và bảng lương.
- 3. Nộp hồ sơ tới cơ quan thuế địa phương: Gửi qua cổng dịch vụ công của Tổng cục Thuế hoặc nộp trực tiếp tại chi cục thuế.
- 4. Nhận xác nhận ủy quyền: Cơ quan thuế sẽ cấp giấy xác nhận trong vòng 5 ngày làm việc.
- 5. Kê khai và nộp thuế: Doanh nghiệp thực hiện kê khai quyết toán thay cho cá nhân trên phần mềm eTax của Tổng cục Thuế.
Mức phạt và những điểm dễ sai khi chậm nộp quyết toán thuế TNCN
Theo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP), việc nộp quyết toán thuế TNCN chậm sẽ bị xử phạt theo mức độ chậm và tính chất vi phạm.
| Thời gian chậm | Phạt (tổ chức) | Phạt (cá nhân) |
|---|---|---|
| 1‑5 ngày (có tình tiết giảm nhẹ) | Cảnh cáo | Cảnh cáo |
| 1‑30 ngày (không giảm nhẹ) | 2.000.000‑5.000.000 VND | 1.000.000‑2.500.000 VND |
| 31‑60 ngày | 5.000.000‑8.000.000 VND | 2.500.000‑4.000.000 VND |
| 61‑90 ngày | 8.000.000‑15.000.000 VND | 4.000.000‑7.500.000 VND |
| 91 ngày trở lên (không phát sinh thuế) | 8.000.000‑15.000.000 VND | 4.000.000‑7.500.000 VND |
| Trên 90 ngày (có phát sinh thuế) | 15.000.000‑25.000.000 VND | 7.500.000‑12.500.000 VND |
Những điểm dễ sai thường gặp:
- Không kiểm tra đầy đủ điều kiện ủy quyền, dẫn tới việc tự quyết toán mà không cần.
- Quên nộp hồ sơ ủy quyền trước hạn, gây chậm quyết toán và bị phạt.
- Không khai đúng số tiền thuế đã khấu trừ ở các nguồn thu nhập khác (trường hợp b).
Câu hỏi thường gặp về ủy quyền và quyết toán thuế TNCN 2026
Doanh nghiệp có thể ủy quyền quyết toán cho nhân viên làm việc ít hơn 3 tháng không?
Theo khoản 2 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, thời gian làm việc tối thiểu để được ủy quyền là 03 tháng. Nếu thời gian làm việc dưới 03 tháng, nhân viên phải tự quyết toán.
Trong trường hợp nhân viên được chuyển sang công ty mới do sáp nhập, có cần thực hiện lại ủy quyền?
Không. Khi công ty cũ thực hiện sáp nhập, hợp nhất, chia tách hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, nhân viên vẫn được ủy quyền quyết toán thay cho tổ chức mới, miễn là đáp ứng các tiêu chí nguồn thu nhập duy nhất.
Làm sao để biết mình có đề nghị giảm thuế do thiên tai hay không?
Người nộp thuế cần kiểm tra quyết định giảm thuế được cấp bởi cơ quan thuế (theo Điều 40 Nghị định 253/2026/NĐ-CP). Nếu có quyết định giảm thuế, họ phải tự quyết toán và không được ủy quyền.