Vì sao việc áp dụng đúng đơn vị tính, số lượng và đơn giá trên hóa đơn điện tử từ 01/07/2026 lại quan trọng?
Việc ghi đúng đơn vị tính, số lượng và đơn giá trên hóa đơn điện tử không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp khai báo thuế GTGT, thuế TNDN chính xác, tránh các rủi ro kiểm tra và xử phạt hành chính.
Không tuân thủ đúng quy định của Nghị định 254/2026/NĐ-CP có thể dẫn đến các hình thức xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật thuế.
Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị để lập hóa đơn điện tử đúng quy định
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng).
- Mã số thuế của doanh nghiệp (được cấp bởi Tổng cục Thuế).
- Phần mềm kế toán và phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng chuẩn của Bộ Tài chính.
- Danh sách đơn vị đo lường được chấp nhận (tấn, kg, m³, chiếc, hộp, …) – tham khảo Quy chuẩn đo lường Việt Nam.
- Bảng kê chi tiết (nếu áp dụng) gồm: tên hàng hóa, mã số thuế, địa chỉ người bán, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất GTGT, tiền thuế.
- Chữ ký số của người bán và người mua (có chứng chỉ ký số hợp lệ).
Quy trình thực hiện từng bước để lập hóa đơn điện tử theo Nghị định 254
- Xác định đơn vị tính phù hợp: Dựa vào tính chất hàng hóa, chọn đơn vị đo lường theo quy định pháp luật đo lường (ví dụ: kg, lít, chiếc, thùng). Đối với dịch vụ, ghi nội dung cung cấp và thời gian thực hiện.
- Ghi số lượng: Nhập số lượng bằng chữ số Arabic, tuân thủ định dạng không có dấu phân cách hàng nghìn (ví dụ: 1500, không 1,500).
- Tính đơn giá: Đơn giá = Thành tiền ÷ Số lượng. Nếu có bảng kê, đơn giá có thể không hiển thị trên hóa đơn chính.
- Lập bảng kê (nếu cần): Đối với hàng hóa/dịch vụ đặc thù (điện, nước, viễn thông, …) lập bảng kê kèm theo hóa đơn, bao gồm các trường: tên hàng, mã số thuế, địa chỉ, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số… ngày… tháng… năm” và phải có tiêu thức “thuế suất thuế giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”.
- Ký số điện tử: Người bán và người mua sử dụng chữ ký số để ký vào hóa đơn. Thời điểm ký phải được ghi rõ ngày, tháng, năm dương lịch.
- Gửi dữ liệu tới cơ quan thuế: Đối với hóa đơn có mã, gửi dữ liệu để cơ quan thuế cấp mã; đối với không có mã, chuyển dữ liệu theo quy định. Thời hạn tối đa là ngày làm việc tiếp theo kể từ lúc lập hóa đơn.
- Lưu trữ: Lưu trữ hóa đơn điện tử và bảng kê trong thời gian tối thiểu 10 năm, sẵn sàng cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu.
Lưu ý về hóa đơn tổng hợp và bảng kê
Theo Nghị định 254, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn tổng hợp cho các giao dịch khuyến mại, cho, biếu, tặng hoặc các giao dịch phát sinh trong tháng, quý, phù hợp với kỳ khai thuế GTGT. Khi lập hóa đơn tổng hợp, doanh nghiệp phải bảo đảm:
- Hóa đơn phản ánh đầy đủ, chính xác các giao dịch phát sinh.
- Lưu giữ danh sách chi tiết hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, cho, biếu, tặng và hồ sơ liên quan.
- Cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ quản lý thuế khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Trong trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn riêng cho từng giao dịch, người bán phải lập hóa đơn riêng và kèm theo bảng kê (nếu là hàng hóa/dịch vụ đặc thù) để đáp ứng yêu cầu kiểm tra.
Câu hỏi thường gặp (FAQ) về đơn vị tính, số lượng và đơn giá trên hóa đơn điện tử
Làm sao xác định đúng đơn vị tính cho hàng hóa có kích thước đặc biệt như “cây gỗ”?
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đơn vị tính phải dựa trên quy chuẩn đo lường Việt Nam. Đối với gỗ, thường dùng “m³” (mét khối) hoặc “kg” tùy thuộc vào cách đo lường của nhà cung cấp. Khi có sự không đồng nhất, doanh nghiệp nên ghi chú kèm trong bảng kê để cơ quan thuế dễ kiểm tra.
Trong trường hợp cung cấp dịch vụ viễn thông, có cần ghi “đơn vị tính” trên hóa đơn không?
Không bắt buộc. Đối với dịch vụ viễn thông, chỉ cần ghi rõ nội dung dịch vụ (ví dụ: “cước thoại nội mạng”), thời gian sử dụng và số tiền. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp muốn minh bạch hơn, có thể ghi “phút” hoặc “GB” làm đơn vị tính phụ trợ.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có thời hạn ký số tối đa bao lâu?
Theo Nghị định 254, thời gian gửi dữ liệu tới cơ quan thuế không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày lập hóa đơn. Việc chậm trễ sẽ bị xử phạt theo mức quy định.
Tóm tắt và bước tiếp theo để doanh nghiệp chuẩn bị
Để đáp ứng quy định mới, doanh nghiệp cần:
- Kiểm tra và cập nhật danh sách đơn vị đo lường hợp pháp.
- Đảm bảo phần mềm kế toán và phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng chuẩn của Bộ Tài chính.
- Đào tạo nhân viên về cách ghi số lượng, tính đơn giá và lập bảng kê.
- Thiết lập quy trình ký số và gửi dữ liệu đúng thời hạn.
- Lưu trữ hóa đơn và bảng kê ít nhất 10 năm, sẵn sàng cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu.