Hướng dẫn Hồ sơ Miễn, Giảm Thuế theo Hiệp định Thuế cho Cá nhân Nước ngoài: Cập nhật Quy định mới nhất 2026
Việc nắm vững các quy định về miễn, giảm thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (DTA) là yếu tố then chốt giúp cá nhân nước ngoài tối ưu hóa nghĩa vụ thuế và tránh các rủi ro pháp lý tại Việt Nam. Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng, số lượng chuyên gia, lao động nước ngoài đến Việt Nam làm việc, đặc biệt là tại các thành phố lớn như Hà Nội, ngày càng tăng. Tuy nhiên, việc hiểu và áp dụng đúng các quy định về thuế thu nhập cá nhân (TNCN), đặc biệt là các ưu đãi theo Hiệp định thuế, vẫn còn là một thách thức lớn.
Chủ đề này đặc biệt quan trọng đối với các cá nhân nước ngoài đang cư trú và làm việc tại Việt Nam, cũng như các doanh nghiệp Việt Nam sử dụng lao động nước ngoài. Việc không tuân thủ hoặc áp dụng sai các quy định về miễn, giảm thuế có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như bị truy thu thuế, phạt hành chính, và ảnh hưởng đến uy tín của cả cá nhân lẫn doanh nghiệp. Ngược lại, việc nắm vững và thực hiện đúng quy trình sẽ giúp cá nhân nước ngoài giảm gánh nặng thuế, đồng thời đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế của Việt Nam theo các quy định mới nhất, đặc biệt là từ năm 2026 theo Thông tư 89/2026/TT-BTC và Luật Quản lý thuế 2025.
Điều kiện và Hồ sơ cần chuẩn bị để đề nghị miễn, giảm thuế theo Hiệp định thuế
Để được xem xét miễn thuế, giảm thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (DTA) mà Việt Nam đã ký kết, cá nhân nước ngoài phải chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và nộp đúng thời hạn. Theo quy định tại Điều 77 Thông tư 89/2026/TT-BTC, hồ sơ này cần được gửi đến cơ quan thuế nơi cá nhân đăng ký nộp thuế hoặc nơi bên Việt Nam ký kết hợp đồng, chi trả thu nhập, ví dụ như Chi cục Thuế Long Biên đối với các cá nhân làm việc tại khu vực này. Dưới đây là danh sách các giấy tờ cần thiết:
- Văn bản đề nghị áp dụng Hiệp định thuế: Đây là mẫu số 01/HTQT được ban hành kèm theo Phụ lục III của Thông tư 89/2026/TT-BTC. Cá nhân cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin theo yêu cầu của mẫu đơn này.
- Giấy chứng nhận cư trú (Certificate of Residence – COR): Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận cư trú do cơ quan thuế của nước mà người đề nghị miễn, giảm thuế là đối tượng cư trú cấp. Giấy chứng nhận này phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định. Giấy chứng nhận cư trú cần xác nhận rằng cá nhân là đối tượng cư trú của nước đó ngay trước khi sang Việt Nam.
- Giấy chứng nhận của tổ chức/cơ quan Việt Nam liên quan: Trong trường hợp cá nhân là sinh viên, thực tập sinh, học sinh học nghề, giáo viên, giáo sư hoặc người nghiên cứu, cần có bản sao Giấy chứng nhận của tổ chức (ví dụ: trường học, viện nghiên cứu) hoặc cơ quan Việt Nam liên quan đến các hoạt động phát sinh thu nhập đề nghị miễn thuế theo Hiệp định thuế. Giấy này xác nhận mục đích và thời gian hoạt động của cá nhân tại Việt Nam.
- Văn bản ủy quyền (nếu có): Nếu người nộp thuế ủy quyền cho đại diện hợp pháp (ví dụ: công ty tư vấn thuế, kế toán) thực hiện thủ tục áp dụng Hiệp định thuế, cần có bản sao có chứng thực văn bản ủy quyền này.
Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng và chính xác là bước đầu tiên và quan trọng nhất để đảm bảo quyền lợi miễn, giảm thuế theo Hiệp định thuế. Bất kỳ thiếu sót nào trong hồ sơ cũng có thể dẫn đến việc chậm trễ hoặc từ chối yêu cầu.
Quy trình nộp hồ sơ và các trường hợp tự xác định miễn, giảm thuế theo quy định mới
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, cá nhân nước ngoài hoặc đại diện được ủy quyền cần thực hiện quy trình nộp hồ sơ và hiểu rõ các trường hợp có thể tự xác định số tiền được miễn, giảm thuế theo quy định của pháp luật Việt Nam.
1. Quy trình nộp hồ sơ đề nghị miễn, giảm thuế theo Hiệp định thuế
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ: Tập hợp tất cả các tài liệu đã nêu ở phần trên, đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của từng giấy tờ, đặc biệt là Giấy chứng nhận cư trú đã được hợp pháp hóa lãnh sự.
- Bước 2: Nộp hồ sơ cùng với hồ sơ khai thuế lần đầu: Cá nhân nước ngoài phải gửi hồ sơ đề nghị miễn, giảm thuế theo Hiệp định thuế đến cơ quan thuế nơi cá nhân đăng ký nộp thuế hoặc bên Việt Nam ký kết hợp đồng, chi trả thu nhập. Việc nộp hồ sơ này phải được thực hiện cùng với hồ sơ khai thuế của lần khai thuế đầu tiên trong kỳ tính thuế mà cá nhân đề nghị áp dụng Hiệp định.
- Bước 3: Cơ quan thuế xem xét và xử lý: Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận hồ sơ và tiến hành xem xét tính hợp lệ, đầy đủ của các giấy tờ. Trong quá trình này, cơ quan thuế có thể yêu cầu cá nhân giải trình hoặc bổ sung thêm thông tin nếu cần thiết.
- Bước 4: Nhận kết quả: Sau khi xem xét, cơ quan thuế sẽ thông báo kết quả về việc chấp thuận hoặc từ chối yêu cầu miễn, giảm thuế. Nếu được chấp thuận, cá nhân sẽ được hưởng ưu đãi thuế theo Hiệp định.
2. Các trường hợp người nộp thuế tự xác định số tiền được miễn, giảm thuế
Bên cạnh việc miễn, giảm thuế theo Hiệp định, pháp luật thuế Việt Nam cũng quy định một số trường hợp người nộp thuế có thể tự xác định số tiền được miễn, giảm thuế. Theo điểm a khoản 1 Điều 65 Thông tư 89/2026/TT-BTC, người nộp thuế có thể tự xác định số tiền được miễn, giảm thuế trong các trường hợp sau:
- Miễn thuế, giảm thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp và các Nghị quyết của Quốc hội, bao gồm các ưu đãi về thuế suất, thời gian miễn, giảm thuế và thu nhập miễn thuế.
- Miễn thuế tài nguyên theo quy định của pháp luật về thuế tài nguyên, áp dụng cho các hoạt động như khai thác hải sản tự nhiên; khai thác cành, ngọn, củi, tre, trúc, nứa, mai, giang, tranh, vầu, lồ ô để phục vụ sinh hoạt; nước thiên nhiên do hộ gia đình, cá nhân khai thác phục vụ sinh hoạt hoặc sản xuất thủy điện tự phục vụ sinh hoạt; đất khai thác và sử dụng tại chỗ trên diện tích được giao, được thuê; đất khai thác để san lấp, xây dựng công trình an ninh, quân sự, đê điều.
- Miễn thuế, giảm thuế thu nhập cá nhân theo quy định của Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, bao gồm các khoản thu nhập được miễn thuế tại khoản 17 và khoản 19 Điều 4, các quy định miễn, giảm thuế tại các khoản 2, 3, 4 và khoản 5 Điều 5 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, cùng các Nghị quyết của Quốc hội.
- Miễn thuế thu nhập cá nhân đối với cá nhân có số tiền thuế phát sinh phải nộp hằng năm sau quyết toán thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công từ 50.000 đồng trở xuống.
- Miễn thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường, thuế tài nguyên, phí bảo vệ môi trường (nếu có) đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có tiền thuế phải nộp trong năm trên hồ sơ khai thuế, hồ sơ quyết toán thuế từ 50.000 đồng trở xuống.
Nguyên tắc thực hiện MAP và APA theo Luật Quản lý thuế 2025
Để đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong các giao dịch quốc tế, Luật Quản lý thuế 2025 đã quy định rõ ràng về nguyên tắc thực hiện Thủ tục thỏa thuận song phương (MAP – Mutual Agreement Procedure) và Thỏa thuận giá trước (APA – Advance Pricing Arrangement). Đây là những cơ chế quan trọng giúp giải quyết tranh chấp và phòng ngừa rủi ro về thuế giữa các quốc gia.
Theo Điều 31 Luật Quản lý thuế 2025, mọi thỏa thuận đạt được để thực hiện MAP theo các Hiệp định tránh đánh thuế hai lần mà Việt Nam đã ký kết và có hiệu lực sẽ được thực hiện theo quy định của Luật này. Điều này nhấn mạnh cam kết của Việt Nam trong việc tuân thủ các chuẩn mực quốc tế về thuế, đồng thời tạo cơ sở pháp lý vững chắc cho việc giải quyết các vấn đề phát sinh từ việc áp dụng Hiệp định thuế. Việc hiểu rõ các nguyên tắc này là cần thiết cho cả cá nhân nước ngoài và doanh nghiệp Việt Nam khi tham gia vào các giao dịch xuyên biên giới.
Kết luận
Việc nắm vững các quy định về miễn, giảm thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần, cùng với các quy định mới nhất từ Thông tư 89/2026/TT-BTC và Luật Quản lý thuế 2025, là vô cùng quan trọng đối với cá nhân nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Từ việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, tuân thủ quy trình nộp, đến việc hiểu rõ các trường hợp tự xác định miễn, giảm thuế và nguyên tắc thực hiện MAP/APA, tất cả đều góp phần đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế. Việc tìm kiếm sự tư vấn chuyên nghiệp từ các đơn vị kế toán, thuế tại Hà Nội có thể giúp cá nhân và doanh nghiệp thực hiện đúng và hiệu quả các quy định phức tạp này.