Tại sao việc nắm rõ trách nhiệm thuế khi tạm ngừng kinh doanh lại quan trọng đối với doanh nghiệp Việt Nam?
Trong bối cảnh kinh tế biến động, việc tạm ngừng hoạt động, kinh doanh là một quyết định chiến lược mà nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam có thể phải cân nhắc. Theo Nghị định 252/2026/NĐ-CP, việc tạm ngừng hoạt động được ghi nhận là một tình huống thường gặp, tuy không có số liệu công bố cụ thể. Tuy nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp và kế toán viên vẫn còn mơ hồ về các nghĩa vụ thuế phát sinh trong giai đoạn này, dẫn đến những sai sót không đáng có.
Việc không nắm rõ và tuân thủ đúng các quy định về thuế khi tạm ngừng kinh doanh có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Doanh nghiệp có thể đối mặt với các khoản phạt hành chính, bị truy thu thuế, thậm chí là các biện pháp cưỡng chế thi hành quyết định hành chính về quản lý thuế từ cơ quan thuế địa phương, như Chi cục Thuế Long Biên hoặc Cục Thuế Hà Nội. Điều này không chỉ gây thiệt hại về tài chính mà còn ảnh hưởng đến uy tín, gây khó khăn cho quá trình khôi phục hoạt động sau này.
Bài viết này của ANC Việt Nam sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết, toàn diện về các trách nhiệm thuế của người nộp thuế trong thời gian tạm ngừng hoạt động, kinh doanh, dựa trên các quy định mới nhất của pháp luật Việt Nam, đặc biệt là Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế 2025. Mục tiêu là giúp các doanh nghiệp, kế toán viên và chủ thể kinh doanh hiểu rõ, thực hiện đúng, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh mọi rủi ro không đáng có.
Điều kiện, hồ sơ và quy trình thông báo tạm ngừng hoạt động, kinh doanh hợp lệ
Trước khi đi sâu vào các trách nhiệm thuế trong thời gian tạm ngừng, doanh nghiệp phải thực hiện đúng quy trình thông báo tạm ngừng hoạt động, kinh doanh với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Việc này đảm bảo trạng thái tạm ngừng của doanh nghiệp được pháp luật công nhận, từ đó các nghĩa vụ thuế mới được áp dụng theo quy định dành cho doanh nghiệp tạm ngừng.
1. Điều kiện để tạm ngừng hoạt động, kinh doanh
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn, doanh nghiệp có quyền tạm ngừng kinh doanh nhưng phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Không thuộc trường hợp đang bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc các trường hợp bị cấm tạm ngừng theo quy định pháp luật chuyên ngành.
- Phải thông báo bằng văn bản về thời điểm và thời hạn tạm ngừng hoặc tiếp tục kinh doanh trước thời điểm tạm ngừng hoặc tiếp tục kinh doanh ít nhất 15 ngày làm việc.
- Thời hạn tạm ngừng kinh doanh của mỗi lần thông báo không được quá 01 năm. Doanh nghiệp có thể tiếp tục tạm ngừng nhưng tổng thời gian tạm ngừng liên tiếp không quá 02 năm.
2. Hồ sơ cần chuẩn bị để thông báo tạm ngừng
Để thông báo tạm ngừng hoạt động, kinh doanh, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:
- Thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh/tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo (Mẫu 09-MST): Văn bản chính thức gửi đến cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế.
- Quyết định của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông về việc tạm ngừng kinh doanh: Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh. Quyết định này phải ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc tạm ngừng.
- Biên bản họp của Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông: Kèm theo quyết định (nếu có).
- Giấy ủy quyền: Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
- Bản sao hợp lệ giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền: Nếu có ủy quyền.
3. Quy trình từng bước thông báo tạm ngừng hoạt động, kinh doanh
Quy trình thông báo tạm ngừng kinh doanh thường được thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Doanh nghiệp soạn thảo và tập hợp đầy đủ các giấy tờ theo danh mục đã nêu trên. Đảm bảo thông tin trên các giấy tờ chính xác, đầy đủ và hợp lệ. - Bước 2: Nộp hồ sơ
Doanh nghiệp nộp hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh (Sở Kế hoạch và Đầu tư) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Việc nộp có thể thực hiện trực tiếp, qua đường bưu chính hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. - Bước 3: Cơ quan đăng ký kinh doanh xử lý hồ sơ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan này sẽ cập nhật trạng thái của doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và đồng thời thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. - Bước 4: Nhận kết quả
Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy xác nhận về việc doanh nghiệp đã đăng ký tạm ngừng kinh doanh. Trạng thái tạm ngừng của doanh nghiệp cũng sẽ được cập nhật trên Hệ thống thông tin quản lý thuế.
Trách nhiệm thuế cụ thể của người nộp thuế trong thời gian tạm ngừng hoạt động, kinh doanh theo Nghị định 252/2026/NĐ-CP
Khi doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục thông báo và được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận tạm ngừng hoạt động, kinh doanh, các nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp sẽ được điều chỉnh theo điểm c khoản 1 Điều 7 Nghị định 252/2026/NĐ-CP. Các trách nhiệm chính của người nộp thuế trong thời gian tạm ngừng bao gồm:
- c.1) Không phải nộp hồ sơ khai thuế, trừ trường hợp doanh nghiệp tạm ngừng không trọn tháng, quý, năm dương lịch hoặc năm tài chính; trong những trường hợp này doanh nghiệp vẫn phải nộp hồ sơ khai thuế tháng, quý và hồ sơ quyết toán năm.
- c.2) Không được sử dụng hóa đơn. Trừ khi cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn, trong trường hợp này doanh nghiệp vẫn phải nộp hồ sơ khai thuế.
- c.3) Chấp hành các quyết định, thông báo của cơ quan quản lý thuế về đôn đốc thu nợ, cưỡng chế thi hành quyết định hành chính, tạm hoãn xuất cảnh, kiểm tra việc chấp hành pháp luật thuế và xử lý hành vi vi phạm hành chính về quản lý thuế.
- c.4) Cập nhật trạng thái tạm ngừng trên Hệ thống thông tin quản lý thuế; trạng thái này được sử dụng thống nhất khi thực hiện các thủ tục về thuế theo quy định của pháp luật.
Những trách nhiệm trên giúp doanh nghiệp duy trì tính hợp pháp trong giai đoạn tạm ngừng và tránh các rủi ro pháp lý khi quay lại hoạt động.
Những lưu ý quan trọng khác
Ngoài các trách nhiệm đã nêu, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:
- Tiếp tục duy trì sổ sách kế toán và lưu trữ chứng từ theo quy định, dù không có hoạt động kinh doanh.
- Kiểm tra định kỳ trạng thái tạm ngừng trên hệ thống quản lý thuế để đảm bảo không có sai sót về thời gian.
- Trong trường hợp muốn sử dụng lại mã số thuế sau khi kết thúc thời gian tạm ngừng, doanh nghiệp cần thông báo cho cơ quan thuế và thực hiện các thủ tục cần thiết.
Kết luận
Việc hiểu rõ và thực hiện đúng các trách nhiệm thuế trong thời gian tạm ngừng hoạt động, kinh doanh là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý và tài chính. Đối với doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội, việc phối hợp chặt chẽ với Chi cục Thuế Long Biên và Cục Thuế Hà Nội sẽ giúp quá trình thông báo và thực hiện các nghĩa vụ thuế diễn ra suôn sẻ, tạo nền tảng vững chắc cho việc khôi phục hoạt động kinh doanh trong tương lai.