TL;DR: Bài viết hướng dẫn chi tiết cách lập mẫu bảng kê 01-1/HT (hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào) theo Thông tư 89/2026/TT-BTC, bao gồm các bước chuẩn bị hồ sơ, quy trình thực hiện, các trường hợp không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử và cách tải mẫu từ Phụ lục III.
1. Tại sao việc lập bảng kê 01-1/HT theo Thông tư 89/2026 lại quan trọng?
- 🚨 Cảnh báo: Không nộp bảng kê đúng thời hạn (31/07/2026) sẽ bị phạt từ 0,5% đến 2% giá trị hàng hóa chưa kê khai
- Thuế GTGT (10% hoặc 0% tùy loại hàng)
Mẫu bảng kê 01-1/HT là công cụ mà cơ quan thuế, bao gồm Chi cục Thuế Long Biên và Cục Thuế Hà Nội, sử dụng để kiểm soát việc mua vào hàng hóa, dịch vụ và xác định đúng mức thuế GTGT, thuế TNDN. Khi không lập đúng mẫu, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu nộp bổ sung thuế, kèm theo tiền phạt và lãi suất theo quy định.
Ghi chú: Thông tư 89/2026 không quy định ngày nộp cụ thể; doanh nghiệp cần tuân thủ thời hạn nộp báo cáo thuế theo chu kỳ quy định (thường là cuối tháng sau kỳ kê khai).
2. Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị để lập bảng kê 01-1/HT
Trước khi bắt đầu, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng).
- Giấy phép hoạt động (nếu có).
- Hóa đơn điện tử (hoặc giấy) đã phát hành trong kỳ kê khai.
- Sổ sách kế toán, sổ quỹ, sổ nhập xuất kho (đối với doanh nghiệp sản xuất).
- Biên bản kiểm kê tài sản cố định (nếu có tài sản chuyển đổi).
- Đăng ký sử dụng phần mềm kê khai điện tử do Bộ Tài chính công bố.
Đối với các hộ kinh doanh không sử dụng hóa đơn điện tử, cần chuẩn bị:
- Biên lai thu tiền, phí, lệ phí (nếu có).
- Hợp đồng mua bán, hợp đồng dịch vụ.
- Giấy tờ chứng minh việc chuyển tài sản (đối với tài sản điều chuyển).
Mẫu 01-1/HT được công bố trong Phụ lục III của Thông tư 89/2026/TT-BTC và có thể tải về từ trang thông tin của Bộ Tài chính.
3. Quy trình thực hiện lập bảng kê 01-1/HT từng bước
Quy trình dưới đây giúp doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng, chính xác và đáp ứng thời hạn nộp:
- Đăng ký phần mềm kê khai: Truy cập website của Tổng cục Thuế, tải và cài đặt phần mềm “Kê khai thuế điện tử”. Đăng ký tài khoản doanh nghiệp và kích hoạt tính năng “Bảng kê 01-1/HT”.
Thời gian dự kiến: 1‑2 ngày. - Thu thập dữ liệu: Tập hợp toàn bộ hóa đơn mua vào, chứng từ kèm theo trong kỳ (ví dụ: từ 01/01/2026 đến 30/06/2026). Nếu có hệ thống ERP, xuất báo cáo “Mua vào” dưới định dạng CSV/Excel.
Thời gian dự kiến: 2‑3 ngày. - Kiểm tra tính hợp lệ: Đối chiếu các hóa đơn với sổ sách kế toán, loại bỏ các hóa đơn trùng lặp hoặc chưa ký.
- Kiểm tra mã số thuế người bán.
- Kiểm tra ngày phát hành, số thứ tự.
- Đảm bảo nội dung (tên hàng, số lượng, đơn giá) khớp với sổ nhập kho.
Thời gian dự kiến: 1 ngày.
- Nhập dữ liệu vào mẫu 01-1/HT: Sử dụng phần mềm đã đăng ký, nhập các trường bắt buộc:
- Số thứ tự, ngày phát hành, số hóa đơn.
- Mã số thuế người bán, tên người bán.
- Loại hàng hóa/dịch vụ, mã HS, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Thuế GTGT (10% hoặc 0% tùy loại hàng).
Thời gian dự kiến: 2 ngày.
- Kiểm tra lại và ký xác nhận: Người chịu trách nhiệm kế toán hoặc giám đốc doanh nghiệp ký xác nhận điện tử trên phần mềm.
- Kiểm tra tổng số tiền và tổng thuế.
- Đảm bảo không có ô trống.
Thời gian dự kiến: 0.5 ngày.
- Nộp bảng kê: Gửi mẫu 01-1/HT qua hệ thống e-Declaration của Tổng cục Thuế. Hệ thống sẽ tự động tạo mã số hồ sơ và thông báo xác nhận.⏰ Hạn nộp: 31/07/2026 (đối với kỳ 1/2026).
Thời gian dự kiến: 0.5 ngày.
- Lưu trữ và sao lưu: Lưu trữ bản sao PDF của bảng kê và các chứng từ gốc trong hệ thống lưu trữ điện tử ít nhất 10 năm. Thời gian dự kiến: 0.5 ngày.
Quy trình trên giúp doanh nghiệp hoàn thành việc kê khai trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi bắt đầu thu thập dữ liệu.
4. Các trường hợp không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử (theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP)
Theo Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, kể từ ngày 01/7/2026, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không phải sử dụng hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ phải lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định pháp luật về thu nhập doanh nghiệp, trừ trường hợp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thu nhập từ cho thuê bất động sản; cung cấp sản phẩm và dịch vụ nội dung thông tin số (giải trí, trò chơi điện tử, phim số, ảnh số, nhạc số, quảng cáo số) cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp mà doanh nghiệp xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp đã khấu trừ thuế.
- Các khoản phí và thu khác phát sinh từ hoạt động tái bảo hiểm, nhận tiền gửi, hoạt động tài chính (phát hành chứng chỉ tiền gửi, chứng khoán sơ cấp, giấy tờ có giá), bán nợ, giao dịch ngoại tệ và sản phẩm phái sinh.
- Góp vốn bằng tài sản của tổ chức, cá nhân kinh doanh vào tổ chức kinh tế.
- Điều chuyển tài sản giữa công ty mẹ và các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc, hoặc trong các trường hợp chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
- Máy móc, thiết bị cho mượn là tài sản cố định và công cụ, dụng cụ phục vụ gia công hàng hóa của bên cho mượn, không thu tiền, không chuyển quyền sở hữu.
- Hàng hóa, dịch vụ dùng để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh của cơ sở kinh doanh (xuất kho nội bộ, xuất vật tư, bán thành phẩm) và các khoản thu không liên quan đến bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (bồi thường, tiền thưởng, thu đòi người thứ ba, thu hộ, thù lao từ cơ quan nhà nước).
5. Câu hỏi thường gặp (FAQ) về mẫu bảng kê 01-1/HT
Doanh nghiệp có cần lập bảng kê nếu đã sử dụng hóa đơn điện tử?
Không. Khi doanh nghiệp đã đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử đầy đủ, không cần lập bảng kê 01-1/HT cho các giao dịch mua vào.
Trong trường hợp doanh nghiệp có giao dịch ngoại tệ, cần lập bảng kê như thế nào?
Doanh nghiệp phải lập bảng tổng hợp chi tiết giao dịch phát sinh trong tháng, bao gồm số tiền, tỷ giá và thuế áp dụng, và cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu.
Làm sao để tải mẫu 01-1/HT?
Mẫu 01-1/HT được đính kèm trong Phụ lục III của Thông tư 89/2026/TT-BTC và có thể tải về từ trang web của Bộ Tài chính hoặc Cổng thông tin thuế.