Vì sao việc xử lý hóa đơn điện tử khi trả lại hàng hóa, dịch vụ từ 01/07/2026 lại quan trọng?
- 🚨 Cảnh báo: Không điều chỉnh hóa đơn điện tử trong thời hạn quy định sẽ bị xử phạt từ 0,1% đến 0,3% giá trị hóa đơn, tối đa 200
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Trên phần mềm kế toán, chọn “Điều chỉnh hóa đơn” → nhập số tiền trả lại, VAT (10% hoặc theo mức thuế áp dụng) → lưu và ký điện tử
- 000 VNĐ (VAT 10%)
- 000 × 10% = 5
Thông tư 91/2026/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, quy định chi tiết cách thức điều chỉnh, hủy hoặc thay thế hóa đơn điện tử trong các trường hợp trả lại hàng hóa, dịch vụ. Nếu không tuân thủ, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với:
- Việc bị cơ quan thuế yêu cầu nộp lại thuế GTGT, thuế TNDN.
- Phạt tiền theo quy định của Luật Quản lý thuế 2025.
- Rủi ro kiểm toán và mất uy tín với đối tác.
Do đó, hiểu rõ các yêu cầu và thực hiện đúng quy trình là yếu tố then chốt để tránh mất tiền và thời gian.
※ Lưu ý: mức phạt và tỷ lệ phần trăm ở trên chỉ mang tính minh họa, không được nêu trong Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị khi trả lại hàng hóa, dịch vụ
Trước khi thực hiện điều chỉnh, doanh nghiệp cần xác định rõ các điều kiện sau và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan.
- Điều kiện trả lại: Hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao cho người mua, nhưng người mua yêu cầu trả lại toàn bộ hoặc một phần, hoặc đổi hàng làm thay đổi giá trị.
- Đối tượng phải đăng ký sử dụng: Nếu hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu (ví dụ: xe máy, bất động sản), người mua phải thực hiện lập hóa đơn trả lại.
- Phí bảo hiểm: Khi có hoàn, giảm phí bảo hiểm, doanh nghiệp bảo hiểm phải lập hóa đơn điều chỉnh dựa trên dữ liệu phí chưa thu.
Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Hóa đơn điện tử gốc (đã phát hành).
- Biên bản trả hàng hoặc hợp đồng đổi trả (nếu có).
- Đơn đề nghị điều chỉnh hóa đơn (mẫu 04/SS-HĐĐT).
- Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu (đối với tài sản đăng ký).
- Văn bản thỏa thuận (nếu có) giữa người bán và người mua.
Quy trình thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử từng bước
Quy trình dưới đây được thiết kế dựa trên khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, giúp doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng và đúng pháp luật.
- Xác nhận yêu cầu trả lại: Kiểm tra biên bản trả hàng, xác nhận số lượng, giá trị và lý do trả lại.
- Thông báo cho người mua: Gửi email hoặc tin nhắn thông báo về việc hóa đơn sẽ được điều chỉnh, kèm theo mẫu 04/SS-HĐĐT nếu có sai sót.
- Lập hóa đơn điều chỉnh: Trên phần mềm kế toán, chọn “Điều chỉnh hóa đơn” → nhập số tiền trả lại, VAT (10% hoặc theo mức thuế áp dụng) → lưu và ký điện tử.
- Gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua: Gửi qua email, hệ thống e‑invoice hoặc nền tảng thương mại điện tử, kèm biên bản trả hàng.
- Ghi nhận trong sổ kế toán: Ghi mục “Điều chỉnh bán hàng trả lại” trong sổ doanh thu, cập nhật số dư VAT.
- Nộp báo cáo thuế: Khi khai báo thuế GTGT, bao gồm mục “Điều chỉnh bán hàng trả lại” và đính kèm hóa đơn điều chỉnh.
- Lưu trữ hồ sơ: Lưu trữ điện tử và bản sao giấy trong thời gian tối thiểu 10 năm, sẵn sàng xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
Thời gian ước tính:
- Chuẩn bị hồ sơ: 1‑2 ngày.
- Lập và ký điện tử: 0.5‑1 ngày.
- Gửi và nhận xác nhận: 1 ngày.
- Hoàn thiện sổ kế toán: 0.5 ngày.
Ví dụ tính toán: Công ty A bán hàng trị giá 200.000.000 VNĐ (VAT 10%). Khách hàng trả lại 50.000.000 VNĐ hàng hoá. Công ty A cần lập hóa đơn điều chỉnh:
- Giá trị trả lại: 50.000.000 VNĐ
- Thuế GTGT trả lại: 50.000.000 × 10% = 5.000.000 VNĐ
- Tổng tiền điều chỉnh: 55.000.000 VNĐ
Sau khi điều chỉnh, doanh thu giảm 50.000.000 VNĐ và thuế GTGT giảm 5.000.000 VNĐ, giúp doanh nghiệp tránh việc nộp thừa thuế.
Chi phí, thời gian xử lý và mức phạt nếu không tuân thủ
Chi phí thực tế phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp và mức độ phức tạp của hồ sơ. Dưới đây là bảng so sánh các phương án thường gặp:
| Phương án | Chi phí (VNĐ) | Thời gian xử lý (ngày) | Mức phạt nếu không thực hiện |
|---|---|---|---|
| Doanh nghiệp tự thực hiện (sử dụng phần mềm kế toán nội bộ) | 0 – 2.000.000 | 3 – 5 | Phạt theo quy định của Luật Quản lý thuế 2025 |
| Sử dụng dịch vụ tư vấn thuế (đơn vị chuyên nghiệp) | 3.000.000 – 7.000.000 | 2 – 4 | Phạt theo quy định của Luật Quản lý thuế 2025 |
| Không điều chỉnh (bị cơ quan thuế phát hiện) | — | — | Phạt theo quy định của Luật Quản lý thuế 2025 + tiền lãi chậm trả |
Chi phí bổ sung có thể bao gồm:
- Phí lưu trữ điện tử (khoảng 500.000 VNĐ/năm).
- Phí đào tạo nhân viên về quy trình điều chỉnh.
Câu hỏi thường gặp về điều chỉnh hóa đơn điện tử khi trả hàng
Làm sao để biết thời hạn điều chỉnh hóa đơn điện tử là bao lâu?
Theo khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, doanh nghiệp phải gửi đề nghị điều chỉnh trong vòng 30 ngày kể từ ngày trả hàng.
Trường hợp nào người mua phải lập hóa đơn trả lại?
Nếu hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu và đã được đăng ký theo tên người mua, người mua sẽ lập hóa đơn trả lại và giao cho người bán.
Làm sao xử lý khi đã lập hóa đơn thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ bất động sản?
Trong trường hợp người bán đã lập hóa đơn thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ bất động sản, xây dựng hoặc chuyển nhượng, và sau đó giao dịch bị hủy hoặc chấm dứt một phần, người bán phải thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập theo quy định của Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Các hồ sơ, chứng từ cần lưu trữ bao lâu?
Hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng hóa, dịch vụ phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm và sẵn sàng xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.