Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử từ 01/07/2026: Cơ hội và thách thức cho doanh nghiệp Việt Nam
- 000 VNĐ Thuế GTGT (10%): 100
Từ 01/07/2026, quy định ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử chính thức thay đổi – Mở ra hướng đi mới cho hàng triệu doanh nghiệp
Từ ngày 01/07/2026, một thay đổi quan trọng trong quản lý hóa đơn điện tử tại Việt Nam sẽ chính thức có hiệu lực, ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức vận hành của hàng triệu doanh nghiệp. Cụ thể, theo quy định mới tại Thông tư 91/2026/TT‑BTC, các doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sẽ được phép ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử. Điều này không chỉ mở ra cơ hội tối ưu hóa quy trình, giảm tải gánh nặng hành chính mà còn đặt ra những yêu cầu chặt chẽ về tuân thủ pháp luật.
Quy định mới cho phép người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ ủy quyền cho một bên thứ ba (đáp ứng đủ điều kiện) để thực hiện việc lập hóa đơn điện tử. Việc ủy nhiệm phải được thực hiện thông qua văn bản thỏa thuận hoặc hợp đồng rõ ràng, và đặc biệt, phải được thông báo cho cơ quan thuế. Mục tiêu là tạo điều kiện thuận lợi hơn cho doanh nghiệp trong việc quản lý hóa đơn, đặc biệt là các doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động đa dạng hoặc các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Tuy nhiên, đi kèm với sự linh hoạt là trách nhiệm cao hơn trong việc đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của hóa đơn được ủy nhiệm.
Chi tiết quy định về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử và căn cứ pháp lý từ 01/07/2026
Các quy định chi tiết về ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử được nêu rõ tại Điều 9 Thông tư 91/2026/TT‑BTC. Việc nắm vững các điều khoản này là yếu tố then chốt để doanh nghiệp thực hiện ủy nhiệm đúng pháp luật.
1. Nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử (Điều 9 Thông tư 91/2026/TT‑BTC)
- Đối tượng đủ điều kiện: Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ chỉ được ủy nhiệm cho bên thứ ba là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử. Cả người bán và bên nhận ủy nhiệm không được thuộc trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 8 Thông tư 91/2026/TT‑BTC.
- Văn bản ủy nhiệm: Việc ủy nhiệm phải được lập bằng văn bản (hợp đồng hoặc thỏa thuận) giữa hai bên, trừ trường hợp bán tài sản thi hành án của cơ quan thi hành án.
- Thông báo cơ quan thuế: Việc ủy nhiệm phải được thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Thông báo được thực hiện bằng Mẫu số 01/ĐKTĐ‑HĐĐT (Phụ lục III) kèm theo Thông tư 91/2026/TT‑BTC.
- Nội dung hóa đơn: Hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế (bao gồm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền) và phải thể hiện đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
- Công khai thông tin: Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm niêm yết trên website của đơn vị mình, trên giao diện gian hàng hoặc hệ thống của nền tảng, hoặc thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết về việc ủy nhiệm. Khi hết thời hạn hoặc chấm dứt ủy nhiệm, các thông báo này phải được hủy bỏ hoặc cập nhật.
- Chuyển dữ liệu hóa đơn: Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, hai bên phải thỏa thuận về việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ.
- Trách nhiệm của bên nhận ủy nhiệm: Bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử ủy nhiệm theo đúng thực tế phát sinh, theo thỏa thuận với bên ủy nhiệm và tuân thủ các nguyên tắc đã nêu.
- Phù hợp phương pháp tính thuế GTGT: Hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập phải phù hợp với phương pháp tính thuế giá trị gia tăng của bên ủy nhiệm.
2. Yêu cầu đối với hợp đồng ủy nhiệm hoặc thỏa thuận ủy nhiệm
- Thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm: Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân, chứng thư số.
- Thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm: Loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Mục đích ủy nhiệm.
- Thời hạn ủy nhiệm.
- Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm (ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm).
Cả hai bên có trách nhiệm lưu giữ văn bản ủy nhiệm và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
3. Thông báo với cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
- Việc ủy nhiệm được xác định là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 6 Thông tư 91/2026/TT‑BTC.
- Cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm sử dụng Mẫu số 01/ĐKTĐ‑HĐĐT (Phụ lục III) để thông báo với cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp chấm dứt trước thời hạn ủy nhiệm.
- Trong phần 5 “Danh sách chứng thư số sử dụng” của mẫu, phải điền đầy đủ chứng thư số của cả hai bên; trong phần 6 “Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn” phải ghi rõ tên tổ chức ủy nhiệm và mã số thuế hoặc số định danh cá nhân.
4. Ví dụ minh họa về hóa đơn điện tử được ủy nhiệm
Ví dụ: Công ty A (bên ủy nhiệm) là một doanh nghiệp thương mại điện tử lớn, có hàng ngàn giao dịch mỗi ngày. Để tối ưu hóa quy trình, Công ty A quyết định ủy nhiệm cho Công ty B (bên nhận ủy nhiệm), một công ty cung cấp và hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, để lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng của mình.
Khi Công ty B lập hóa đơn điện tử cho khách hàng của Công ty A, hóa đơn phải thể hiện:
- Thông tin bên ủy nhiệm: Tên Công ty A, địa chỉ Công ty A, mã số thuế Công ty A.
- Thông tin bên nhận ủy nhiệm: Tên Công ty B, địa chỉ Công ty B, mã số thuế Công ty B.
- Loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn theo thỏa thuận.
Giả sử một khách hàng mua sản phẩm trị giá 1.000.000 VNĐ (chưa bao gồm VAT) từ Công ty A. Hóa đơn điện tử do Công ty B lập sẽ có nội dung như sau:
- Tên người bán hàng hóa, dịch vụ: Công ty A
- Mã số thuế người bán: 0101234567
- Địa chỉ người bán: Số 10, Đường Lê Duẩn, Quận Long Biên, Hà Nội
- Đơn vị lập hóa đơn theo ủy nhiệm: Công ty B
- Mã số thuế đơn vị lập: 0107654321
- Giá trị hàng hóa: 1.000.000 VNĐ
- Thuế GTGT (10%): 100.000 VNĐ
- Tổng thanh toán: 1.100.000 VNĐ
Hóa đơn này phải được lưu trữ điện tử và gửi cho cơ quan thuế theo quy định.