Chi phí thuê lại lao động không thuộc danh mục cho thuê lại: Quy định mới 2025 và ảnh hưởng tới doanh nghiệp
Bạn có biết rằng từ ngày 01/01/2025, chi phí thuê lại lao động không nằm trong 20 công việc được phép cho thuê lại sẽ không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) tại Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động tại khu vực Long Biên, Hà Nội? Quy định này được đưa ra trong Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, ảnh hưởng trực tiếp tới hàng ngàn doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thuê nhân lực.
Cơ sở pháp lý: Điều 9, Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Phụ lục II Nghị định 145/2020/NĐ-CP
Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ ba tiêu chí. Cụ thể, khoản chi phải (a) thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; (b) có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật; và (c) có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên.
Về các khoản chi không được trừ, khoản 23 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định chung về “Khoản chi không đáp ứng điều kiện chi, nội dung chi theo quy định của pháp luật chuyên ngành”. Áp dụng nguyên tắc này, Công văn 4637/CT-CS năm 2026 đã hướng dẫn rõ ràng rằng chi phí thuê lao động thời vụ không thuộc Danh mục 20 công việc được phép cho thuê lại sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Phụ lục II của Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết 20 công việc được phép thuê lại, bao gồm: phiên dịch, thư ký, lễ tân, hỗ trợ bán hàng, vệ sinh, bảo vệ, lái xe, và các công việc kỹ thuật chuyên sâu về máy móc, khai thác mỏ. Nếu công việc thuê lại không nằm trong danh sách này, chi phí sẽ không được tính vào chi phí được trừ.
| Tiêu chí | Được trừ | Không được trừ |
|---|---|---|
| Thuê lại lao động thuộc 20 công việc | ✔️ | ❌ |
| Thuê lại lao động ngoài 20 công việc | ❌ | ✔️ |
| Hóa đơn, chứng từ đầy đủ | ✔️ | ❌ |
| Thanh toán không dùng tiền mặt (≥05 triệu) | ✔️ | ❌ |
Các bước doanh nghiệp cần thực hiện để xác định tính khả dụng của chi phí thuê lại lao động
- Bước 1: Kiểm tra danh mục 20 công việc – So sánh mô tả công việc thuê lại với danh sách trong Phụ lục II Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
- Bước 2: Thu thập chứng từ hợp pháp – Đảm bảo có hoá đơn GTGT, hợp đồng lao động, và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu giá trị ≥05 triệu đồng).
- Bước 3: Đánh giá tính liên quan – Xác định xem chi phí có liên quan trực tiếp tới hoạt động sản xuất, kinh doanh hay không.
- Bước 4: Ghi nhận vào sổ kế toán – Ghi nhận chi phí vào mục “Chi phí thuê lao động” và đánh dấu “Không được trừ” nếu không đáp ứng tiêu chí.
- Bước 5: Kê khai thuế TNDN – Khi khai báo, tách riêng chi phí được trừ và không được trừ, nộp đúng hạn.
Mức phạt và những lỗi thường gặp khi kê khai chi phí thuê lại lao động
Trong trường hợp doanh nghiệp kê khai sai hoặc không có đủ chứng từ, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các mức phạt theo quy định của pháp luật về thuế.
- Thiếu hoá đơn GTGT: Chi phí sẽ không được trừ và doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh thuế GTGT đầu vào đã kê khai.
- Thanh toán bằng tiền mặt cho giao dịch ≥05 triệu đồng: Chi phí sẽ không được tính vào chi phí được trừ.
- Không phân tách chi phí trong sổ kế toán: Gây khó khăn trong kiểm tra và tăng khả năng bị xử phạt.
Câu hỏi thường gặp (FAQ) về chi phí thuê lại lao động
Doanh nghiệp có thể trừ chi phí thuê lao động thời vụ nếu không có hoá đơn GTGT?
Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, chi phí phải có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp. Nếu không có hoá đơn GTGT, chi phí sẽ không được trừ và doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh thuế GTGT đầu vào tương ứng.
Làm sao để xác định công việc thuê lại có nằm trong 20 công việc cho phép?
Doanh nghiệp cần tham khảo Phụ lục II Nghị định 145/2020/NĐ-CP, trong đó liệt kê chi tiết 20 công việc. Nếu công việc không có trong danh sách, chi phí thuê lại sẽ không được trừ. Đối với trường hợp chưa chắc chắn, doanh nghiệp nên xin ý kiến tư vấn từ Bộ Tài chính hoặc Tổng cục Thuế.
Nếu doanh nghiệp đã kê khai chi phí thuê lại không thuộc danh mục và bị phát hiện, có thể khắc phục như thế nào?
Doanh nghiệp cần nộp bổ sung tờ khai, điều chỉnh chi phí không được trừ và nộp thêm thuế TNDN, đồng thời chịu các mức phạt theo quy định của pháp luật. Việc khắc phục nhanh chóng sẽ giảm thiểu rủi ro và tránh tăng mức phạt.
Hành động ngay: Những việc doanh nghiệp cần làm để tránh rủi ro khi thuê lại lao động
- Kiểm tra lại danh mục 20 công việc trước khi ký hợp đồng thuê lao động.
- Đảm bảo mọi giao dịch có hoá đơn GTGT và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu giá trị ≥05 triệu đồng).
- Phân tách chi phí được trừ và không được trừ trong sổ kế toán, ghi chú rõ ràng.
- Thực hiện khai báo thuế TNDN đúng hạn, nếu có sai sót cần điều chỉnh ngay lập tức.
- Liên hệ với ANC Việt Nam tại Long Biên, Hà Nội để được tư vấn chi tiết về việc áp dụng quy định.