Vì sao việc điều chỉnh hóa đơn sai thời điểm sau 01/07/2026 lại quan trọng?
Khi ngày lập trên hóa đơn không khớp với thời gian giao dịch thực tế, cơ quan thuế có thể xem đây là vi phạm hành chính và áp dụng mức phạt. Doanh nghiệp cần nắm rõ khi nào phải điều chỉnh, khi nào không, và thực hiện đúng quy trình để tránh rủi ro kiểm tra và phạt tiền.
Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị để điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn
- Hóa đơn điện tử đã được cấp mã số thuế (hoặc chưa cấp) và có sai sót về nội dung (mã số thuế, tên hàng, số tiền, thuế suất, …) hoặc đồng thời sai thời điểm.
- Biên bản thỏa thuận (nếu người mua là tổ chức, doanh nghiệp) ghi rõ nội dung sai và đồng ý điều chỉnh.
- Mẫu số 04/SS‑HĐĐT (Phụ lục III) để thông báo cho cơ quan thuế về hóa đơn đã lập sai.
- Mẫu số 01/BK‑ĐCTT (Phụ lục III) nếu muốn lập một hóa đơn điều chỉnh/đổi thay cho nhiều hóa đơn trong cùng tháng.
- Chữ ký số của người bán trên hóa đơn điện tử mới (điều chỉnh hoặc thay thế).
- Đối với trường hợp không có mã số thuế, cần chuẩn bị giấy tờ chứng minh giao dịch (hợp đồng, phiếu xuất kho).
Quy trình thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo Thông tư 91/2026/TT‑BTC
- Xác định loại sai sót: Kiểm tra xem hóa đơn có chỉ sai thời điểm hay còn sai nội dung khác (mã số thuế, giá trị, thuế suất…).
- Thông báo cho người mua: Nếu sai nội dung, gửi thông báo bằng văn bản (hoặc website nếu người mua là cá nhân) về việc hóa đơn đã lập sai.
- Chuẩn bị hồ sơ: Hoàn thiện mẫu 04/SS‑HĐĐT và/hoặc biên bản thỏa thuận.
- Lựa chọn phương án:
- Điều chỉnh: Lập hóa đơn điện tử mới có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm …”.
- Thay thế: Lập hóa đơn điện tử mới có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm …”.
- Ký số và gửi: Ký số trên hóa đơn mới, sau đó:
- Đối với hóa đơn chưa có mã: Gửi trực tiếp cho người mua.
- Đối với hóa đơn có mã: Gửi lên cơ quan thuế để được cấp mã, rồi chuyển cho người mua.
- Lưu trữ: Lưu giữ biên bản thỏa thuận và các mẫu hồ sơ tại doanh nghiệp để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Ghi chú đặc biệt: Nếu trong cùng tháng có nhiều hóa đơn sai cùng nội dung, doanh nghiệp có thể lập một hóa đơn điều chỉnh/đổi thay cho toàn bộ và đính kèm bảng kê (Mẫu 01/BK‑ĐCTT).
Chi phí, mức phạt và thời gian xử lý khi lập hóa đơn sai thời điểm
Theo khoản 2 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ‑CP (được sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ‑CP), mức phạt hành chính sẽ được áp dụng dựa trên số lượng hóa đơn sai thời điểm và loại hàng hóa/dịch vụ. Cơ quan thuế sẽ quyết định mức phạt trong khoảng từ 500.000 đồng đến 70.000.000 đồng tùy theo tính chất và số lượng vi phạm. Thời gian xử lý phạt thường từ 15‑30 ngày làm việc kể từ ngày nhận được quyết định xử phạt của cơ quan thuế.
Câu hỏi thường gặp (FAQ) về điều chỉnh hóa đơn sai thời điểm
Doanh nghiệp có phải lập lại toàn bộ hóa đơn khi chỉ sai ngày lập không?
Không. Nếu chỉ sai thời điểm lập nhưng các nội dung khác (tên, MST, giá trị, thuế suất…) đúng, doanh nghiệp không cần lập lại hoặc điều chỉnh hóa đơn. Hóa đơn hiện tại vẫn được sử dụng để kê khai thuế, chỉ cần ghi chú trong sổ sách rằng ngày lập không khớp với ngày giao dịch thực tế.
Trong trường hợp đồng thời sai ngày và giá trị, doanh nghiệp nên chọn điều chỉnh hay thay thế?
Theo Thông tư 91/2026/TT‑BTC, doanh nghiệp có thể lựa chọn cả hai. Nếu muốn giữ lại số thứ tự cũ, nên dùng “điều chỉnh”. Nếu muốn tạo số mới và tránh nhầm lẫn, nên “thay thế”. Cả hai đều phải có dòng chữ chỉ rõ mục đích và ký số điện tử.
Làm sao để tránh bị phạt khi phát hiện lỗi sau khi đã phát hành hóa đơn?
Ngay khi phát hiện lỗi, doanh nghiệp cần thông báo cho người mua và cơ quan thuế (theo mẫu 04/SS‑HĐĐT), chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định, ký số và gửi lại hóa đơn mới. Việc thực hiện nhanh chóng và đầy đủ sẽ giảm thiểu khả năng bị phạt và đáp ứng yêu cầu kiểm tra của cơ quan thuế.