Những lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn xăng dầu KKKNT từ 01/07/2026 – Doanh nghiệp cần lập hóa đơn ngay sau khi giao dịch kết thúc, ghi đúng nội dung và tuân thủ quy định của Nghị định 254/2026/NĐ‑CP. Việc không thực hiện đúng có thể dẫn đến xử phạt hành chính và ảnh hưởng đến quyền khấu trừ thuế GTGT của bên mua. Theo chỉ đạo của Chi cục Thuế Long Biên và Cục Thuế Hà Nội, các doanh nghiệp tại Hà Nội cần rà soát quy trình nội bộ để tránh vi phạm.
Vì sao việc xuất hóa đơn xăng dầu KKKNT đúng quy định từ 01/07/2026 lại quan trọng?
- Chuẩn bị nội dung hóa đơn: Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ‑CP, điền đầy đủ các mục: tên, ký hiệu, số hóa đơn; thông tin người bán và người mua; mô tả hàng hóa (loại xăng, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa thuế); thuế suất GTGT (10%); tổng tiền thuế GTGT; tổng cộng thanh toán
- Làm sao để phân biệt xăng dầu KKKNT và hàng hóa không chịu thuế GTGT?
Xăng dầu KKKNT vẫn thuộc đối tượng chịu thuế GTGT (thuế suất 10%)
Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ‑CP quy định chặt chẽ thời điểm lập hóa đơn và nội dung phải thể hiện. Nếu không thực hiện đúng, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính, mất quyền khấu trừ thuế GTGT cho bên mua và gây ảnh hưởng đến dòng tiền.
Áp dụng đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị phạt mà còn duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, vì bên mua vẫn có thể khai báo và khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Hồ sơ và checklist cần chuẩn bị để xuất hóa đơn xăng dầu KKKNT
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (đã cập nhật năm 2025).
- Mã số thuế của người bán và người mua (theo quy định của Bộ Tài chính).
- Hợp đồng mua bán xăng dầu (nếu có), bao gồm thời gian, địa điểm và khối lượng.
- Biên bản giao nhận (BGT) hoặc phiếu xuất kho chứng minh việc giao hàng.
- Hệ thống phần mềm kế toán/hoá đơn điện tử đã được đăng ký với Tổng cục Thuế.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu giá trị giao dịch ≥ 5.000.000 VND).
Quy trình thực hiện xuất hóa đơn xăng dầu KKKNT – 6 bước chi tiết
- Kiểm tra giao dịch bán: Xác nhận thời gian, khối lượng và giá bán đã được thực hiện. Thời điểm lập hóa đơn là ngay sau khi giao dịch kết thúc.
- Chuẩn bị nội dung hóa đơn: Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ‑CP, điền đầy đủ các mục: tên, ký hiệu, số hóa đơn; thông tin người bán và người mua; mô tả hàng hóa (loại xăng, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa thuế); thuế suất GTGT (10%); tổng tiền thuế GTGT; tổng cộng thanh toán.
- Nhập dữ liệu vào phần mềm: Sử dụng phần mềm kế toán/hoá đơn điện tử đã được cấp mã số thuế. Đảm bảo ký số điện tử của người bán (và người mua nếu có thỏa thuận).
- Phát hành hóa đơn: Gửi hóa đơn điện tử qua email hoặc hệ thống E‑Invoice cho người mua. Đối với hóa đơn giấy, in và ký tay theo quy định.
- Lưu trữ chứng từ: Lưu trữ BGT, phiếu xuất kho, chứng từ thanh toán và bản sao hóa đơn trong vòng 10 năm theo quy định của Luật Thuế GTGT 2024.
- Khai báo thuế GTGT đầu vào (đối với người mua): Người mua nhập thông tin hóa đơn vào tờ khai 01/GTGT (các chỉ tiêu [23], [24] và nếu đủ điều kiện tổng hợp vào [25]) để được khấu trừ.
Thời gian dự kiến cho mỗi lần xuất hóa đơn: 15–30 phút tùy vào mức độ tự động hoá của hệ thống.
Chi phí, mức phạt và thời gian xử lý khi không tuân thủ quy định
Theo Nghị định 254/2026/NĐ‑CP, vi phạm quy định về thời gian lập hóa đơn, nội dung hoặc thiếu chứng từ có thể bị xử phạt hành chính. Mức phạt cụ thể được quy định dưới dạng tiền phạt hoặc phần trăm doanh thu bán hàng, tùy theo mức độ vi phạm và quyết định của cơ quan thuế (Chi cục Thuế Long Biên, Cục Thuế Hà Nội).
Chi phí duy trì hệ thống hoá đơn điện tử và lưu trữ chứng từ phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp và nhà cung cấp phần mềm, thường được tính theo gói dịch vụ.
Câu hỏi thường gặp (FAQ) về xuất hóa đơn xăng dầu KKKNT
Doanh nghiệp có cần khai báo thuế GTGT đầu ra khi bán xăng dầu KKKNT không?
Không. Theo Nghị định 254/2026/NĐ‑CP, xăng dầu thuộc diện KKKNT không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT đầu ra. Doanh nghiệp chỉ cần lập hóa đơn đúng thời điểm và nội dung quy định.
Bên mua có thể khấu trừ thuế GTGT đầu vào từ hóa đơn KKKNT không?
Có. Mặc dù người bán không kê khai thuế GTGT đầu ra, bên mua vẫn được ghi nhận hóa đơn trên tờ khai 01/GTGT (các chỉ tiêu [23], [24] và tổng hợp vào [25] nếu đủ điều kiện) để thực hiện quyền khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
Làm sao để phân biệt xăng dầu KKKNT và hàng hóa không chịu thuế GTGT?
Xăng dầu KKKNT vẫn thuộc đối tượng chịu thuế GTGT (thuế suất 10%). Tuy nhiên, doanh nghiệp không kê khai thuế GTGT đầu ra. Hàng không chịu thuế GTGT là những mặt hàng được miễn thuế theo Luật Thuế GTGT, không áp dụng cho xăng dầu KKKNT.
Tóm tắt và bước tiếp theo cho doanh nghiệp
Để tuân thủ quy định mới từ 01/07/2026, doanh nghiệp cần:
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ (hợp đồng, BGT, chứng từ thanh toán).
- Lập hóa đơn ngay sau mỗi lần bán, ghi đúng nội dung theo Nghị định 254/2026/NĐ‑CP.
- Đảm bảo hệ thống hoá đơn điện tử được đăng ký và ký số.
- Lưu trữ chứng từ ít nhất 10 năm.
- Kiểm tra lại quy trình nội bộ để tránh vi phạm và mức phạt.
Nếu doanh nghiệp của bạn gặp khó khăn trong việc triển khai phần mềm hoá đơn điện tử, hoặc cần tư vấn chi tiết về quy trình khấu trừ thuế GTGT, ANC Việt Nam sẵn sàng hỗ trợ qua hotline 0942597477.