Từ 01/07/2026: Quy định mới về kê khai thuế thay cho cá nhân cho thuê bất động sản chính thức có hiệu lực
Bạn có biết, từ ngày 01/07/2026, hàng ngàn doanh nghiệp và tổ chức tại Việt Nam, đặc biệt là các đơn vị hoạt động tại khu vực Long Biên, Hà Nội, sẽ phải thay đổi cách thức kê khai và nộp thuế cho các hợp đồng thuê bất động sản từ cá nhân? Đây là một thay đổi quan trọng, được quy định chi tiết trong Thông tư 89/2026/TT-BTC và Nghị định 68/2026/NĐ-CP, nhằm chuẩn hóa quy trình quản lý thuế và đảm bảo tính minh bạch.
Cụ thể, quy định mới yêu cầu các tổ chức đi thuê bất động sản của cá nhân, nếu trong hợp đồng có thỏa thuận rõ ràng về việc bên đi thuê sẽ thực hiện kê khai và nộp thuế thay, thì tổ chức đó có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ này. Sự thay đổi này không chỉ ảnh hưởng đến quy trình nội bộ của doanh nghiệp mà còn đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ, chứng từ và việc sử dụng mẫu tờ khai thuế mới.
Quy định này áp dụng cho tất cả các tổ chức, doanh nghiệp đang thuê hoặc dự kiến thuê bất động sản từ cá nhân, bao gồm nhà ở, văn phòng, mặt bằng kinh doanh, kho bãi, v.v. Việc nắm rõ các điều khoản và chuẩn bị kịp thời là yếu tố then chốt để tránh những sai sót không đáng có và đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế.
Thông tư 89 và Nghị định 68/2026: Chi tiết về mẫu tờ khai 01 TCKT và nghĩa vụ kê khai thay
Để cụ thể hóa trách nhiệm của tổ chức đi thuê, Bộ Tài chính đã ban hành các văn bản pháp lý quan trọng. Trong đó, Thông tư 89/2026/TT-BTC đóng vai trò trung tâm khi giới thiệu mẫu tờ khai thuế mới.
Mẫu 01 TCKT: Tờ khai thuế của tổ chức khai thay cá nhân cho thuê bất động sản
Theo Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 89/2026/TT-BTC, mẫu 01 TCKT là mẫu tờ khai thuế dành riêng cho các tổ chức thực hiện kê khai và nộp thuế thay cho cá nhân có hoạt động cho thuê bất động sản. Mẫu này được thiết kế để thu thập đầy đủ thông tin cần thiết về hợp đồng thuê, doanh thu, và các khoản thuế phải nộp (thuế giá trị gia tăng – GTGT và thuế thu nhập cá nhân – TNCN).
Việc sử dụng đúng mẫu tờ khai này là bắt buộc đối với các tổ chức thuộc diện phải kê khai thay. Doanh nghiệp cần tải về và làm quen với cấu trúc, các trường thông tin cần điền để đảm bảo việc kê khai chính xác và đầy đủ.
Căn cứ pháp lý và nguyên tắc kê khai thay
Nghĩa vụ kê khai thay được quy định rõ tại điểm đ khoản 3 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP về nguyên tắc khai thuế, tính thuế và sử dụng hóa đơn. Theo đó:
- Trường hợp tổ chức thuê bất động sản của cá nhân: Nếu trong hợp đồng thuê có thỏa thuận rõ ràng bên đi thuê là người khai thuế thay, nộp thuế thay, thì tổ chức đó có trách nhiệm thực hiện.
- Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế: Được xác định theo kỳ thanh toán tiền thuê bất động sản. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải theo dõi sát sao các kỳ thanh toán để đảm bảo nộp đúng hạn.
- Trường hợp cá nhân cho cá nhân thuê: Cá nhân cho thuê bất động sản phải trực tiếp khai thuế.
Ngoài ra, Công văn 4782/CT-CS năm 2026 của Cục thuế cũng đã tái khẳng định các hướng dẫn này, nhấn mạnh tầm quan trọng của hợp đồng thuê trong việc xác định trách nhiệm kê khai thay.
Hóa đơn, chứng từ và chi phí được trừ: Những điểm cần lưu ý cho doanh nghiệp
Khi thực hiện nghĩa vụ kê khai và nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê bất động sản, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến các quy định về hóa đơn, chứng từ và khả năng hạch toán chi phí được trừ để đảm bảo tuân thủ và tối ưu hóa lợi ích thuế.
Quy định về hóa đơn điện tử cho cá nhân cho thuê bất động sản
Theo khoản 2 Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có một số trường hợp cá nhân kinh doanh, bao gồm cả những cá nhân có thu nhập từ hoạt động cho thuê bất động sản, không bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Điều này có nghĩa là, khi doanh nghiệp thuê bất động sản của cá nhân thuộc diện này, việc yêu cầu hóa đơn điện tử có thể không cần thiết. Thay vào đó, các chứng từ khác như hợp đồng thuê và chứng từ thanh toán sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc xác định tính hợp lệ của giao dịch.
Doanh nghiệp cần nắm rõ quy định này để tránh yêu cầu không cần thiết từ phía cá nhân cho thuê, đồng thời đảm bảo đầy đủ hồ sơ chứng từ theo quy định của pháp luật thuế.
Chi phí được trừ khi doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân
Một điểm quan trọng mà các doanh nghiệp cần lưu ý là khả năng tính vào chi phí được trừ đối với phần thuế nộp thay cho cá nhân. Cụ thể, theo điểm d khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC, đối với trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân:
- Hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.
- Nếu trong hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận rõ ràng rằng tiền thuê chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp phải nộp thuế thay cho cá nhân theo quy định, thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ cả phần thuế nộp thay cho cá nhân đó. Điều kiện là doanh nghiệp phải có đầy đủ chứng từ nộp thuế hợp lệ.
Quy định này giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng thuế thu nhập doanh nghiệp khi thực hiện nghĩa vụ nộp thuế thay, miễn là các điều kiện về hợp đồng và chứng từ được đáp ứng đầy đủ.
Hướng dẫn 3 bước doanh nghiệp cần thực hiện khi kê khai thuế thay cho cá nhân
Để đảm bảo tuân thủ quy định mới từ 01/07/2026, các doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau một cách cẩn trọng:
Bước 1: Rà soát và điều chỉnh hợp đồng thuê bất động sản
- Kiểm tra các hợp đồng hiện có: Doanh nghiệp cần rà soát tất cả các hợp đồng thuê bất động sản với cá nhân để xác định xem có điều khoản nào quy định về việc bên đi thuê (doanh nghiệp) sẽ kê khai và nộp thuế thay hay không.
- Thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng mới: Đối với các hợp đồng thuê mới hoặc gia hạn, doanh nghiệp nên chủ động đưa vào điều khoản cụ thể về trách nhiệm kê khai và nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê. Điều này là căn cứ pháp lý quan trọng để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ và đảm bảo tính hợp lệ của chi phí.
- Lưu ý về giá thuê: Hợp đồng cần ghi rõ giá thuê đã bao gồm thuế hay chưa. Nếu chưa, doanh nghiệp cần tính toán và nộp phần thuế phát sinh.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ và chứng từ đầy đủ
Để việc kê khai và nộp thuế thay diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần chuẩn bị các loại hồ sơ và chứng từ sau:
- Hợp đồng thuê tài sản: Bản gốc hoặc bản sao công chứng. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng nhất để xác định nghĩa vụ và quyền lợi của các bên.
- Chứng từ trả tiền thuê tài sản: Bao gồm phiếu chi, ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng hoặc các hình thức thanh toán hợp lệ khác, chứng minh việc doanh nghiệp đã thanh toán tiền thuê cho cá nhân.
- Chứng từ nộp thuế thay: Nếu doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân, cần lưu giữ đầy đủ các chứng từ xác nhận việc nộp thuế (ví dụ: giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước, biên lai nộp thuế điện tử) để làm căn cứ tính vào chi phí được trừ theo Thông tư 20/2026/TT-BTC.
Bước 3: Nộp hồ sơ và theo dõi nghĩa vụ thuế
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và chứng từ, doanh nghiệp cần thực hiện các bước tiếp theo:
- Nộp hồ sơ khai thuế: Sử dụng mẫu 01 TCKT để kê khai và nộp hồ sơ khai thuế cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo đúng thời hạn quy định (xác định theo kỳ thanh toán tiền thuê bất động sản).
- Nộp thuế: Thực hiện nộp các khoản thuế GTGT và TNCN đã kê khai thay cho cá nhân vào ngân sách nhà nước.
- Lưu trữ hồ sơ: Doanh nghiệp cần lưu trữ cẩn thận tất cả các hồ sơ, chứng từ liên quan đến hợp đồng thuê, thanh toán và nộp thuế thay để phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra thuế sau này.
Địa điểm nộp hồ sơ khai thuế cho hoạt động cho thuê bất động sản
Việc xác định đúng địa điểm nộp hồ sơ khai thuế là rất quan trọng để đảm bảo tuân thủ quy định. Theo điểm d khoản 4 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, cá nhân có hoạt động cho thuê bất động sản thực hiện khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân và gửi hồ sơ khai thuế cho cơ quan thuế nơi có bất động sản cho thuê.
Trong trường hợp tổ chức thực hiện kê khai và nộp thuế thay cho cá nhân, mặc dù nghĩa vụ được chuyển giao, nguyên tắc về địa điểm nộp hồ sơ vẫn được áp dụng tương tự. Điều này có nghĩa là, hồ sơ khai thuế sẽ được nộp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp nơi có bất động sản cho thuê. Ví dụ, nếu một doanh nghiệp tại Hà Nội thuê bất động sản của cá nhân tại quận Long Biên, hồ sơ khai thuế thay sẽ được nộp tại Chi cục Thuế Long Biên.
Việc nắm rõ địa điểm nộp thuế giúp doanh nghiệp tránh sai sót thủ tục và đảm bảo quá trình kê khai diễn ra thuận lợi.
Kết luận
Quy định mới về kê khai thuế thay cho cá nhân cho thuê bất động sản có hiệu lực từ 01/07/2026 theo Thông tư 89/2026/TT-BTC và Nghị định 68/2026/NĐ-CP đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc chuẩn hóa quản lý thuế. Các tổ chức đi thuê cần chủ động rà soát hợp đồng, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ và nắm vững các quy định về hóa đơn, chi phí được trừ cũng như địa điểm nộp thuế. Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý mà còn góp phần xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch và hiệu quả.