Kê khai thuế TNCN 2026: Hướng dẫn áp dụng Nghị định 253 trước và sau 01/7

Bạn có biết, hơn 70% doanh nghiệp tại Việt Nam từng gặp khó khăn hoặc sai sót trong việc áp dụng các quy định thuế mới, đặc biệt là trong giai đoạn chuyển giao luật? Với sự ra đời của Luật Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) 2025 và Nghị định 253/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2026, việc nắm vững các quy định chuyển tiếp là vô cùng cấp thiết. Bài viết này của ANC Việt Nam, với kinh nghiệm tư vấn thuế tại Long Biên, Hà Nội, sẽ cung cấp một hướng dẫn toàn diện, chi tiết về cách áp dụng các quy định mới để kê khai thuế TNCN trước và sau thời điểm quan trọng này, giúp doanh nghiệp và người nộp thuế tránh được những rủi ro pháp lý và tối ưu hóa việc tuân thủ.

Những thay đổi này ảnh hưởng trực tiếp đến mọi cá nhân có thu nhập chịu thuế và các tổ chức chi trả thu nhập tại Việt Nam. Nếu không hiểu rõ và áp dụng đúng, doanh nghiệp có thể đối mặt với các khoản phạt hành chính, truy thu thuế, và ảnh hưởng đến uy tín. Đặc biệt, các quy định về đăng ký người phụ thuộc và xử lý các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công, bao gồm cả tiền ăn giữa ca, sẽ có sự điều chỉnh đáng kể. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết để đảm bảo quá trình kê khai thuế của bạn diễn ra suôn sẻ và chính xác.

Tại sao việc nắm vững Nghị định 253/2026/NĐ-CP là cực kỳ quan trọng cho doanh nghiệp và người lao động?

Sự thay đổi trong chính sách thuế luôn là một thách thức lớn đối với doanh nghiệp và người nộp thuế. Nghị định 253/2026/NĐ-CP, ban hành ngày 30/6/2026, quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong hệ thống pháp luật thuế TNCN tại Việt Nam. Việc không cập nhật và áp dụng đúng các quy định mới có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, từ việc bị cơ quan thuế xử phạt vi phạm hành chính, truy thu thuế, đến việc phát sinh các tranh chấp không đáng có.

Đối tượng chịu tác động trực tiếp của Nghị định này bao gồm tất cả các tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập chịu thuế TNCN (như doanh nghiệp, đơn vị sự nghiệp, tổ chức khác) và các cá nhân có thu nhập chịu thuế (người lao động, người có thu nhập từ kinh doanh, v.v.). Đặc biệt, các quy định chuyển tiếp trong Nghị định 253/2026/NĐ-CP là điểm mấu chốt cần được làm rõ, bởi lẽ chúng quy định cách thức xử lý các giao dịch và nghĩa vụ thuế phát sinh trong giai đoạn chuyển giao giữa luật cũ và luật mới. Việc hiểu rõ các điều khoản này sẽ giúp doanh nghiệp và người lao động tránh được những sai sót phổ biến, đảm bảo tính liên tục và chính xác trong quá trình kê khai và nộp thuế.

Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị cho giai đoạn chuyển tiếp thuế TNCN 2026

Để đảm bảo tuân thủ đúng các quy định chuyển tiếp của Nghị định 253/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp và người nộp thuế cần chuẩn bị kỹ lưỡng về điều kiện và hồ sơ. Các quy định này tập trung vào hai khía cạnh chính: thời hạn đăng ký và chứng minh người phụ thuộc cho các kỳ tính thuế trước năm 2026, và việc điều chỉnh các tờ khai thuế TNCN đã nộp trong năm 2026 trước thời điểm Nghị định có hiệu lực.

1. Đối với việc đăng ký và chứng minh người phụ thuộc (kỳ tính thuế năm 2025 trở về trước)

Theo Khoản 1 Điều 70 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, thời hạn đăng ký người phụ thuộc và thời hạn nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc của kỳ tính thuế năm 2025 trở về trước vẫn thực hiện theo các quy định pháp luật về thuế TNCN hiện hành trước ngày 01/7/2026. Điều này có nghĩa là các quy định của Luật Thuế TNCN 2007 (sửa đổi, bổ sung) và các văn bản hướng dẫn liên quan (như Thông tư 111/2013/TT-BTC) vẫn được áp dụng cho các kỳ tính thuế này.

Checklist hồ sơ cần chuẩn bị:

• Tờ khai đăng ký người phụ thuộc: Mẫu 02/ĐK-NPT-TNCN (ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC hoặc các mẫu tương đương theo quy định cũ).
• Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc: Tùy thuộc vào từng đối tượng người phụ thuộc (con, vợ/chồng, cha/mẹ, người khác không nơi nương tựa), hồ sơ có thể bao gồm:
  • Bản chụp Giấy khai sinh, Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của người phụ thuộc.
  • Giấy xác nhận của chính quyền địa phương về việc người phụ thuộc không có khả năng lao động hoặc không có thu nhập.
  • Giấy tờ chứng minh mối quan hệ (Giấy đăng ký kết hôn, Sổ hộ khẩu, v.v.).
  • Các giấy tờ khác theo hướng dẫn cụ thể của cơ quan thuế tại thời điểm đó.
• Giấy ủy quyền (nếu có): Trường hợp người nộp thuế ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập đăng ký người phụ thuộc.

2. Đối với việc kê khai, nộp thuế TNCN từ tiền lương, tiền công cho kỳ tính thuế năm 2026 (trước 01/7/2026)

Khoản 2 Điều 70 Nghị định 253/2026/NĐ-CP quy định rằng các trường hợp đã kê khai, nộp thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công cho kỳ tính thuế năm 2026 trong thời gian từ ngày 01/01/2026 đến trước ngày 01/7/2026 theo quy định cũ thì không phải nộp lại hồ sơ khai thuế tháng, quý. Thay vào đó, việc điều chỉnh sẽ được thực hiện vào hồ sơ khai quyết toán thuế năm 2026.

Hồ sơ cần chuẩn bị để điều chỉnh:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN năm 2026: Mẫu tờ khai quyết toán thuế TNCN mới nhất theo hướng dẫn của Bộ Tài chính (có thể là Mẫu 05/QTT-TNCN hoặc mẫu tương đương theo Luật TNCN 2025).
• Phụ lục bảng kê chi tiết thu nhập, giảm trừ gia cảnh và các khoản đã nộp thuế: Để tổng hợp và điều chỉnh số liệu đã kê khai trong các kỳ trước.

Hướng dẫn về chi tiền ăn giữa ca trước và sau 01/7/2026

Bên cạnh các quy định về kê khai thuế TNCN, việc xử lý các khoản chi tiền ăn giữa ca cũng là một vấn đề được nhiều doanh nghiệp và người lao động quan tâm, đặc biệt trong bối cảnh có sự thay đổi về các văn bản pháp luật. Việc xác định đúng khoản chi này có chịu thuế TNCN hay không sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế của cá nhân và trách nhiệm của tổ chức chi trả thu nhập.

1. Quy định về tiền ăn giữa ca trước ngày 01/7/2026

Theo điểm g khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 1, 2, 3, 4, 5 Điều 11 Thông tư 92/2015/TT-BTC), các khoản tiền ăn giữa ca, ăn trưa sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN trong các trường hợp sau:

• Người sử dụng lao động tổ chức bữa ăn giữa ca, ăn trưa cho người lao động dưới các hình thức như trực tiếp nấu ăn, mua suất ăn, cấp phiếu ăn.
• Trường hợp người sử dụng lao động không tổ chức bữa ăn mà chi tiền cho người lao động, khoản chi này sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế nếu mức chi phù hợp với hướng dẫn của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội.

Cụ thể, theo khoản 4 Điều 22 Thông tư 26/2016/TT-BLĐTBXH, mức chi tiền ăn giữa ca tối đa không vượt quá 730.000 đồng/người/tháng. Nếu mức chi cao hơn mức này, phần vượt quá sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân.

2. Quy định về tiền ăn giữa ca từ ngày 01/7/2026

Với sự có hiệu lực của Luật Thuế TNCN 2025 và Nghị định 253/2026/NĐ-CP, cùng với các văn bản hướng dẫn mới, các quy định về tiền ăn giữa ca cũng có thể có những điều chỉnh. Nguồn thông tin ban đầu có đề cập đến điểm b khoản 2 Điều 19 Thông tư 003/2025/TT-BNV, có hiệu lực từ ngày 15 tháng 6 năm 2025, như một văn bản pháp luật mới liên quan.

Tuy nhiên, trong phạm vi thông tin được cung cấp, chi tiết cụ thể về việc Thông tư 003/2025/TT-BNV thay đổi hay bổ sung quy định về tiền ăn giữa ca như thế nào chưa được trình bày đầy đủ. Do đó, doanh nghiệp và người lao động cần chủ động cập nhật các văn bản hướng dẫn chi tiết từ Bộ Tài chính và Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội để đảm bảo tuân thủ đúng các quy định mới nhất về khoản chi này sau ngày 01/7/2026.

Kết luận

Việc nắm vững và áp dụng đúng các quy định chuyển tiếp của Nghị định 253/2026/NĐ-CP là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp và người nộp thuế tại Hà Nội nói riêng và cả nước nói chung tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có. Từ việc đăng ký người phụ thuộc cho các kỳ tính thuế trước năm 2026 đến việc điều chỉnh các tờ khai thuế TNCN năm 2026, mỗi bước đều đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác. Đồng thời, việc cập nhật liên tục các hướng dẫn về các khoản thu nhập không chịu thuế như tiền ăn giữa ca cũng vô cùng quan trọng để đảm bảo tuân thủ và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế.

ANC Việt Nam luôn sẵn sàng hỗ trợ quý doanh nghiệp và cá nhân trong việc giải đáp thắc mắc và thực hiện các thủ tục thuế một cách hiệu quả nhất. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chuyên sâu và cập nhật những thông tin pháp luật thuế mới nhất.