Tại Sao Tiêu Hủy Hóa Đơn Đặt In Của Cơ Quan Thuế Lại Cấp Bách Từ 2026?
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, kể từ ngày 01/07/2026, hóa đơn đặt in của cơ quan thuế sẽ mất giá trị sử dụng. Điều này đồng nghĩa với việc các tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang sử dụng loại hóa đơn này phải khẩn trương thực hiện thủ tục tiêu hủy để tránh các hậu quả pháp lý không mong muốn.
Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là xu thế tất yếu và đã được pháp luật Việt Nam quy định rõ ràng. Nghị định 254/2026/NĐ-CP cùng với Thông tư 91/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính là những văn bản pháp lý then chốt hướng dẫn chi tiết về quá trình chuyển đổi này, đặc biệt là việc xử lý các hóa đơn giấy còn tồn đọng. Nếu không thực hiện tiêu hủy đúng quy định, doanh nghiệp có thể đối mặt với các mức phạt hành chính đáng kể, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và uy tín.
Bài viết này của ANC Việt Nam sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết, từng bước về trình tự, thủ tục tiêu hủy hóa đơn đặt in của cơ quan thuế, giúp các doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh tại Việt Nam thực hiện đúng quy định, đảm bảo tuân thủ pháp luật và chuyển đổi suôn sẻ sang kỷ nguyên hóa đơn điện tử.
Điều Kiện Và Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị Để Tiêu Hủy Hóa Đơn Giấy Hết Giá Trị
Để đảm bảo quá trình tiêu hủy hóa đơn đặt in của cơ quan thuế diễn ra đúng quy định pháp luật tại Việt Nam, các tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần chuẩn bị đầy đủ các điều kiện và hồ sơ cần thiết. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp tiết kiệm thời gian, công sức và tránh những sai sót không đáng có.
1. Đối tượng cần thực hiện tiêu hủy:
- Cơ quan thuế (đối với biên lai, hóa đơn do cơ quan thuế đặt in đã thông báo phát hành nhưng chưa bán và không tiếp tục sử dụng).
- Tổ chức kinh tế, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang sử dụng hóa đơn đặt in của cơ quan thuế chưa sử dụng hết.
- Tổ chức, đơn vị sử dụng hóa đơn giấy bán hàng dự trữ quốc gia chưa sử dụng hết.
- Tổ chức thu phí, lệ phí sử dụng biên lai giấy chưa sử dụng hết (áp dụng từ 01/01/2027).
2. Điều kiện tiêu hủy:
- Hóa đơn đặt in của cơ quan thuế đã hết giá trị sử dụng theo khoản 3 Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tức là kể từ ngày 01/7/2026.
- Hóa đơn chưa sử dụng hết (bao gồm cả hóa đơn đã in nhưng chưa lập, hóa đơn đã lập nhưng bị sai sót và chưa xé khỏi cuống, hoặc hóa đơn bị hỏng, rách, nát).
3. Hồ sơ cần chuẩn bị (đối với tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh):
Mặc dù Thông tư 91/2026/TT-BTC không quy định chi tiết về các giấy tờ nội bộ cần chuẩn bị trước khi tiêu hủy, nhưng theo thông lệ quản lý và để đảm bảo tính minh bạch, các đơn vị nên chuẩn bị các tài liệu sau:
- Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn: Đây là văn bản nội bộ của đơn vị, chỉ định các thành viên tham gia giám sát quá trình tiêu hủy (thường gồm đại diện kế toán, quản lý, thủ kho…).
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy: Liệt kê chi tiết số lượng, ký hiệu, số seri của từng quyển/tờ hóa đơn chưa sử dụng hết.
- Biên bản tiêu hủy hóa đơn: Ghi nhận quá trình tiêu hủy thực tế, có chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy. Biên bản này cần ghi rõ thời gian, địa điểm, phương pháp tiêu hủy và kết quả tiêu hủy.
- Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn, biên lai (Mẫu số 02/HUY-HĐBLG Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC): Đây là mẫu biểu bắt buộc phải gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, thông báo này phải được gửi tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày thực hiện tiêu hủy.
Quy Trình Tiêu Hủy Hóa Đơn Đặt In Của Cơ Quan Thuế Theo Từng Bước
Quy trình tiêu hủy hóa đơn đặt in của cơ quan thuế được thực hiện khác nhau tùy thuộc vào đối tượng thực hiện. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng trường hợp theo quy định của Thông tư 91/2026/TT-BTC và Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
1. Đối với Cơ quan thuế tự tiêu hủy biên lai, hóa đơn đặt in:
Cơ quan thuế (Cục Thuế) có trách nhiệm thực hiện tiêu hủy biên lai, hóa đơn do chính cơ quan thuế đặt in đã thông báo phát hành nhưng chưa bán và không tiếp tục sử dụng. Cục Thuế sẽ có trách nhiệm hướng dẫn quy trình tiêu hủy nội bộ cụ thể cho các đơn vị trực thuộc. Quy trình này thường bao gồm các bước:
- Rà soát và thống kê: Các phòng ban liên quan tiến hành rà soát, kiểm kê toàn bộ số lượng biên lai, hóa đơn đặt in chưa bán, không còn giá trị sử dụng.
- Thành lập Hội đồng tiêu hủy: Cục Thuế ra quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy, bao gồm đại diện các phòng ban chức năng.
- Lập Biên bản kiểm kê và Biên bản tiêu hủy: Hội đồng tiến hành kiểm kê chi tiết và lập biên bản ghi nhận số lượng, ký hiệu, số seri của các hóa đơn, biên lai cần tiêu hủy. Sau đó, thực hiện tiêu hủy và lập biên bản tiêu hủy.
- Thực hiện tiêu hủy: Hóa đơn, biên lai được tiêu hủy theo phương pháp đảm bảo không thể phục hồi hoặc tái sử dụng (ví dụ: cắt nhỏ, đốt, nghiền…).
- Lưu trữ hồ sơ: Toàn bộ hồ sơ liên quan đến quá trình tiêu hủy được lưu trữ theo quy định để phục vụ kiểm tra.
2. Đối với tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn giấy:
Đối tượng này phải thực hiện tiêu hủy theo trình tự sau:
- Kiểm kê: Lập bảng kiểm kê chi tiết các hóa đơn chưa sử dụng hết.
- Tiêu hủy: Thực hiện tiêu hủy bằng phương pháp an toàn, không thể tái tạo.
- Biên bản tiêu hủy: Lập biên bản ghi nhận quá trình tiêu hủy.
- Gửi thông báo: Gửi Thông báo kết quả tiêu hủy (Mẫu số 02/HUY-HĐBLG) tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày tiêu hủy.
- Lưu trữ: Lưu trữ hồ sơ tiêu hủy tại đơn vị để đối chiếu khi có kiểm tra.
Tóm Tắt Quy Trình
Từ ngày 01/07/2026, mọi hóa đơn đặt in của cơ quan thuế đều mất giá trị sử dụng. Cơ quan thuế và các doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải thực hiện tiêu hủy theo quy định, lập biên bản, và trong trường hợp doanh nghiệp, gửi thông báo kết quả tiêu hủy (Mẫu 02/HUY-HĐBLG) cho cơ quan thuế quản lý không quá 05 ngày làm việc. Việc tuân thủ đúng quy trình sẽ giúp tránh các rủi ro pháp lý và hỗ trợ quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử.