Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được miễn phí hóa đơn điện tử 12 tháng – Điều gì mới?
Bạn có biết rằng kể từ khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh ở các địa bàn khó khăn sẽ được miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử trong 12 tháng?
Quy định này được nêu rõ trong Điều 11 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và áp dụng ngay khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử. Đối tượng hưởng miễn phí là:
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn.
- Địa bàn này được xác định theo Danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư do Bộ Tài chính ban hành.
Chi tiết quy định miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử và căn cứ pháp lý
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, miễn phí dịch vụ được thực hiện bởi Cục Thuế hoặc các tổ chức được ủy thác. Các trường hợp không thuộc danh sách ưu đãi sẽ phải trả phí dịch vụ theo hợp đồng ký kết.
Cụ thể, các khoản miễn phí bao gồm:
- Phí phát hành, lưu trữ và truyền tải hóa đơn điện tử.
- Chi phí hỗ trợ kỹ thuật, đào tạo và bảo trì hệ thống.
Đối với các tổ chức không thuộc danh sách ưu đãi, mức phí dịch vụ được quy định trong hợp đồng giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp dịch vụ.
Các bước thực hiện đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí
Để được hưởng miễn phí, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Kiểm tra địa bàn ưu đãi: Tra cứu danh mục địa bàn ưu đãi đầu tư trên website của Bộ Tài chính.
- Đăng ký qua Hệ thống thông tin quản lý thuế (eTax): Đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp, chọn “Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử” và chọn “Miễn phí 12 tháng”.
- Chọn nhà cung cấp dịch vụ: Cục Thuế sẽ tự động chỉ định nhà cung cấp được ủy thác hoặc doanh nghiệp có thể tự chọn nếu có thỏa thuận.
- Ký hợp đồng dịch vụ: Hợp đồng sẽ được ký điện tử trong hệ thống, không cần giấy tờ bổ sung.
- Triển khai và đào tạo: Nhà cung cấp sẽ hỗ trợ cài đặt phần mềm, đào tạo nhân viên và kiểm tra kết nối với cơ quan thuế.
- Giám sát và báo cáo: Doanh nghiệp phải gửi báo cáo sử dụng hàng tháng qua eTax để xác nhận thời gian miễn phí.
Quá trình này phải hoàn thành trong vòng 30 ngày kể từ ngày doanh nghiệp bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử.
Mức phạt và những lỗi thường gặp khi không tuân thủ
Việc không thực hiện đúng quy trình có thể dẫn đến các hình phạt và rủi ro sau:
- Không đăng ký miễn phí đúng thời hạn: Phạt theo quy định của Nghị định, mức tối đa không vượt quá mức quy định.
- Sử dụng phần mềm không được ủy thác: Hóa đơn không được công nhận, phải trả lại và nộp phạt theo quy định.
- Thiếu thông tin bắt buộc trên hóa đơn: Cơ quan thuế có thể yêu cầu sửa lại, gây trì hoãn và mất uy tín.
Đặc biệt, các lỗi thường gặp bao gồm:
- Không ghi đầy đủ mã số thuế người bán và mã số thuế người mua khi có yêu cầu.
- Thiếu thời điểm lập hóa đơn hoặc ghi sai định dạng ngày.
- Không cung cấp đường dẫn hoặc mã QR cho người mua tra cứu.
Câu hỏi thường gặp về miễn phí hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh
Hộ kinh doanh ở địa bàn khó khăn có phải đăng ký ngay khi bắt đầu bán hàng?
Đúng. Theo Điều 11 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh tại địa bàn khó khăn phải đăng ký qua eTax trong vòng 30 ngày kể từ ngày đầu tiên phát hành hóa đơn điện tử để được hưởng miễn phí 12 tháng.
Doanh nghiệp có thể tự chọn nhà cung cấp dịch vụ thay vì chờ Cục Thuế chỉ định?
Có. Nếu doanh nghiệp đã ký hợp đồng với nhà cung cấp được Cục Thuế ủy thác, họ có thể tự chọn. Tuy nhiên, nhà cung cấp phải đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật và được liệt kê trong danh sách ủy thác của Cục Thuế.
Làm sao để tránh bị phạt khi không có mã số thuế của cơ quan thuế trên hóa đơn?
Đối với hộ kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ đồng và không thuộc danh sách rủi ro cao, có thể sử dụng hóa đơn điện tử không có mã. Tuy nhiên, nếu doanh thu vượt mức này hoặc hoạt động bán hàng trực tiếp tới người tiêu dùng, doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn có mã để tránh phạt.
Hành động ngay: Những việc doanh nghiệp cần làm ngay hôm nay
Để không bỏ lỡ cơ hội miễn phí 12 tháng, doanh nghiệp nên:
- Kiểm tra ngay danh sách địa bàn ưu đãi trên website Bộ Tài chính.
- Đăng nhập eTax và hoàn thiện đăng ký trong vòng 30 ngày.
- Chuẩn bị tài liệu doanh nghiệp (giấy đăng ký kinh doanh, mã số thuế) để nhập vào hệ thống.
- Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ đã được ủy thác để lên lịch triển khai phần mềm.
- Đào tạo nhân viên về quy trình phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.
Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình đăng ký hoặc muốn tư vấn chi tiết hơn, ANC Việt Nam sẵn sàng hỗ trợ qua hotline 0942597477.