Sàn thương mại điện tử che thông tin khách hàng, hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn như thế nào? Khi các nền tảng như Shopee, TikTok hay Lazada không công khai dữ liệu người mua, người bán vẫn có nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử cho từng giao dịch. Quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và các hướng dẫn của Chi cục Thuế Long Biên (Hà Nội) đã làm rõ quyền và nghĩa vụ của người bán trong trường hợp này.
Sàn TMĐT che thông tin khách hàng: Hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn như thế nào?
- Mức phạt và những điểm dễ sai khi không cung cấp thông tin khách hàng
Việc không lập hóa đơn đúng thời hạn hoặc không cung cấp đầy đủ thông tin khách hàng có thể dẫn đến các hình phạt sau:
Không lập hóa đơn trong thời hạn quy định: Phạt từ 0,1% đến 0,3% doanh thu tháng của kỳ tính thuế, tối đa 100 triệu đồng - ⚠️ Mức phạt: Không lập hóa đơn đúng thời hạn hoặc lập hóa đơn không đúng nội dung có thể bị phạt từ 0,1% đến 0,3% doanh thu tháng, tối đa 100 triệu đồng
Bạn có bao giờ tự hỏi: “Nếu sàn thương mại điện tử như Shopee hay TikTok không cung cấp thông tin khách hàng, tôi phải làm gì để xuất hóa đơn?” Đây là câu hỏi mà hàng ngàn hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh trên các nền tảng số đang gặp phải. Theo quy định mới của Nghị định 254/2026/NĐ-CP, việc lập hóa đơn điện tử không phụ thuộc vào việc nền tảng có công khai dữ liệu hay không. Hộ kinh doanh vẫn phải lập hóa đơn cho từng người mua, đồng thời có quyền yêu cầu nền tảng cung cấp đầy đủ thông tin giao dịch.
Quy định pháp lý về việc lập và quản lý hóa đơn điện tử trên sàn thương mại điện tử
Theo Khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng. Hóa đơn phải đáp ứng định dạng chuẩn dữ liệu, ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán, và phản ánh trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Thời điểm lập hóa đơn được quy định tại Khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: ngay khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa. Đối với xuất khẩu, thời hạn không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.
- Khoản 1 Điều 17 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: Người bán có quyền yêu cầu chủ quản nền tảng TMĐT cung cấp thông tin người mua, thời điểm giao hàng và trạng thái hoàn tất đơn hàng.
- Khoản 2 Điều 17 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: Chủ quản nền tảng phải cung cấp các thông tin trên để người bán lập hóa đơn điện tử.
Ví dụ minh hoạ (không có số liệu thực tế): nếu một hộ kinh doanh có 750 đơn hàng trong một ngày, mỗi đơn hàng cần một hóa đơn điện tử riêng biệt.
Bước thực hiện: Hộ kinh doanh cần làm gì để xuất hóa đơn đúng quy định
Để tuân thủ quy định, hộ kinh doanh cần thực hiện các bước sau:
- Kiểm tra mức doanh thu: Nếu doanh thu năm tài chính ≥ 1 tỷ đồng, bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
- Yêu cầu nền tảng cung cấp dữ liệu: Gửi yêu cầu chính thức tới bộ phận hỗ trợ của Shopee, TikTok, Lazada… yêu cầu cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) và thời gian giao hàng cho mỗi đơn hàng.
- Thu thập thông tin bổ sung: Nếu nền tảng không cung cấp đầy đủ, tự ghi nhận thông tin khách hàng (họ tên, địa chỉ, số điện thoại) tại thời điểm giao hàng.
- Triển khai phần mềm hóa đơn điện tử: Đăng ký sử dụng phần mềm của nhà cung cấp , kế toán được Tổng cục Thuế công nhận.
- Lập và gửi hóa đơn: Phát hành hóa đơn điện tử cho từng khách hàng ngay sau khi giao hàng, lưu trữ bản sao trên hệ thống để đối chiếu.
- Báo cáo thuế: Đưa dữ liệu hóa đơn vào tờ khai thuế GTGT và TNDN theo quy định của Tổng cục Thuế.
Mức phạt và những điểm dễ sai khi không cung cấp thông tin khách hàng
Việc không lập hóa đơn đúng thời hạn hoặc không cung cấp đầy đủ thông tin khách hàng có thể dẫn đến các hình phạt sau:
- Không lập hóa đơn trong thời hạn quy định: Phạt từ 0,1% đến 0,3% doanh thu tháng của kỳ tính thuế, tối đa 100 triệu đồng.
- Lập hóa đơn chung cho nhiều đơn hàng: Nếu không có chứng cứ hợp pháp, có thể bị xử phạt vi phạm quy định về định dạng và nội dung hóa đơn (mức phạt tương tự).
- Không cung cấp đầy đủ thông tin người mua: Cơ quan thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp trả lời trong vòng 30 ngày; nếu không hợp tác, sẽ bị phạt 10 triệu đồng cho mỗi trường hợp vi phạm.
Những điểm dễ sai thường gặp:
- Cho rằng việc sàn che thông tin khách hàng làm giảm nghĩa vụ lập hóa đơn.
- Nhầm lẫn giữa “hóa đơn chung” và “hóa đơn riêng lẻ”.
- Không lưu trữ chứng từ điện tử đúng quy định (định dạng XML, QR code).
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Do tôi có thể lập một hóa đơn chung cho tất cả các đơn hàng trong ngày không?
Không. Theo Khoản 1 Điều 17 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, mỗi giao dịch bán hàng phải có một hóa đơn điện tử riêng, phản ánh đúng người mua, thời gian và giá trị giao dịch. Hóa đơn chung chỉ được chấp nhận trong trường hợp đặc biệt được cơ quan thuế cho phép, không áp dụng cho hộ kinh doanh trên sàn TMĐT.
Sàn TMĐT không cung cấp mã số thuế của khách hàng, tôi phải làm gì?
Bạn có thể yêu cầu sàn cung cấp thông tin qua kê
Trong buổi hội thảo ngày 30/6/2026 tại Hà Nội, Cục Thuế đã trả lời như thế nào?
Trong buổi hội thảo “Những quy định quan trọng khi triển khai chính sách thuế mới” do Cục Thông tin và Truyền thông Chính phủ phối hợp cùng Cục Thuế (Bộ Tài chính) tổ chức tại Trung tâm Hội nghị Quốc tế, 11 Lê Hồng Phong, Ba Đình, Hà Nội, Cục Thuế đã giải đáp câu hỏi: “Nếu sàn TMĐT che thông tin khách hàng, hộ/cá nhân kinh doanh phải xuất hóa đơn như thế nào?”. Câu trả lời: Hộ kinh doanh phải xuất hóa đơn riêng lẻ cho mỗi đơn hàng, không được gộp lại thành hóa đơn chung, và có quyền yêu cầu chủ quản nền tảng cung cấp thông tin người mua để lập hóa đơn đúng quy định.
Làm sao để liên hệ Chi cục Thuế Long Biên khi gặp khó khăn?
Hộ kinh doanh tại khu vực Long Biên có thể đến trực tiếp Chi cục Thuế Long Biên (Số 123 Đường Lê Trọng Tấn, Long Biên, Hà Nội) hoặc gọi tổng đài 1900 6300 để được hỗ trợ về việc lập hóa đơn điện tử và các thủ tục thuế liên quan.