Hộ kinh doanh tại Long Biên, Hà Nội có thể ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cho sàn TMĐT không? Hướng dẫn chi tiết theo Thông tư 91/2026/TT-BTC
Trong bối cảnh kinh tế số phát triển mạnh mẽ, các hộ kinh doanh tại Việt Nam, đặc biệt là tại các khu vực năng động như Long Biên, Hà Nội, ngày càng tham gia sâu rộng vào các sàn thương mại điện tử (TMĐT). Việc quản lý và phát hành hóa đơn điện tử (HĐĐT) thường là một thách thức, đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật phức tạp và liên tục thay đổi.
Vậy, liệu hộ kinh doanh có quyền ủy nhiệm cho các sàn TMĐT để lập hóa đơn điện tử thay mình hay không? Câu trả lời là CÓ. Theo Điều 9 Thông tư 91/2026/TT-BTC, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, hộ kinh doanh hoàn toàn có thể ủy nhiệm việc lập hóa đơn điện tử cho bên thứ ba, bao gồm các sàn TMĐT. Đây là một giải pháp hiệu quả giúp hộ kinh doanh giảm gánh nặng hành chính, đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định pháp luật về hóa đơn điện tử tại Việt Nam.
Việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử không chỉ giúp hộ kinh doanh tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi mà còn tận dụng được hạ tầng công nghệ và kinh nghiệm của các sàn TMĐT. Tuy nhiên, để thực hiện việc này một cách hợp pháp và hiệu quả, hộ kinh doanh cần nắm rõ các điều kiện, quy trình và trách nhiệm liên quan. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến các mức phạt hành chính đáng kể, ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh.
Điều kiện cần thiết để ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo Thông tư 91/2026/TT-BTC
Để việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử diễn ra hợp pháp và suôn sẻ, cả hộ kinh doanh (bên ủy nhiệm) và sàn thương mại điện tử hoặc bên thứ ba (bên nhận ủy nhiệm) đều phải đáp ứng các điều kiện cụ thể được quy định tại Điều 9 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Việc tuân thủ các điều kiện này là nền tảng để đảm bảo tính pháp lý cho toàn bộ quá trình.
- Đối tượng đủ điều kiện sử dụng HĐĐT: Bên nhận ủy nhiệm phải là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành của pháp luật về thuế.
- Không thuộc trường hợp ngừng/tạm ngừng sử dụng HĐĐT: Cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm không được thuộc trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Điều này đảm bảo rằng cả hai bên đều đang hoạt động hợp pháp và có đủ tư cách để tham gia vào quá trình ủy nhiệm.
Yêu cầu về văn bản ủy nhiệm và nội dung hóa đơn điện tử
Việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử phải được thực hiện thông qua một văn bản pháp lý rõ ràng, minh bạch. Đây có thể là hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa hộ kinh doanh và bên nhận ủy nhiệm. Văn bản này không chỉ là căn cứ pháp lý mà còn là cơ sở để giải quyết mọi tranh chấp phát sinh.
1. Nội dung bắt buộc của văn bản ủy nhiệm:
- Thông tin chi tiết về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm (tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân, chứng thư số).
- Thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm (loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn).
- Mục đích ủy nhiệm.
- Thời hạn ủy nhiệm.
- Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm (ghi rõ trách nhiệm thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn ủy nhiệm).
Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lưu giữ văn bản ủy nhiệm này và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền, ví dụ như Chi cục Thuế Long Biên hoặc Cục Thuế Hà Nội, yêu cầu kiểm tra.
2. Yêu cầu đối với hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập:
- Loại hóa đơn: Hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập có thể là hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
- Thông tin đầy đủ: Hóa đơn phải thể hiện rõ ràng tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm.
- Phù hợp phương pháp tính thuế: Hóa đơn điện tử phải phù hợp với phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) mà bên ủy nhiệm đang áp dụng.
- Đúng thực tế phát sinh: Bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử ủy nhiệm theo đúng thực tế phát sinh giao dịch và theo thỏa thuận đã ký kết với bên ủy nhiệm.
Trách nhiệm công khai thông tin và chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử
Để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định, việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử không chỉ dừng lại ở việc ký kết văn bản mà còn bao gồm các trách nhiệm về thông báo và công khai thông tin, cũng như việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.
1. Thông báo và công khai thông tin:
- Thông báo cho cơ quan thuế: Việc ủy nhiệm phải được thông báo cho cơ quan thuế khi hộ kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Công khai thông tin cho người mua: Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm niêm yết trên website của đơn vị mình, trên giao diện gian hàng/hệ thống của nền tảng, hoặc thông báo công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết về việc ủy nhiệm lập hóa đơn.
- Chấm dứt ủy nhiệm: Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước thời hạn theo thỏa thuận, bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải hủy các niêm yết, thông báo trên website hoặc công khai trên phương tiện thông tin đại chúng về việc hết thời hạn hoặc chấm dứt ủy nhiệm.
2. Trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử:
Đối với trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm cần có thỏa thuận rõ ràng về việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Việc này có thể được thực hiện trực tiếp hoặc thông qua một tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để đảm bảo dữ liệu được gửi đến cơ quan thuế đúng quy định.
Quy trình thực hiện ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử từng bước
Để hộ kinh doanh tại Việt Nam có thể ủy nhiệm thành công việc lập hóa đơn điện tử cho các sàn thương mại điện tử hoặc bên thứ ba, cần thực hiện theo một quy trình cụ thể và tuân thủ các quy định pháp luật. Dưới đây là các bước chi tiết mà hộ kinh doanh cần thực hiện:
Bước 1: Đánh giá và lựa chọn bên nhận ủy nhiệm
Trước tiên, hộ kinh doanh cần đánh giá và lựa chọn sàn TMĐT hoặc bên thứ ba có đủ điều kiện và năng lực để lập hóa đơn điện tử. Đảm bảo rằng bên nhận ủy nhiệm không thuộc trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử và có hệ thống kỹ thuật đáp ứng yêu cầu về lập và chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử.
Bước 2: Ký kết văn bản ủy nhiệm (Hợp đồng/Thỏa thuận)
Hộ kinh doanh và bên nhận ủy nhiệm phải cùng nhau lập và ký kết một văn bản ủy nhiệm (hợp đồng hoặc thỏa thuận). Văn bản này cần bao gồm đầy đủ các thông tin chi tiết về cả hai bên, loại hóa đơn, ký hiệu, mục đích, thời hạn ủy nhiệm, phương thức thanh toán, và đặc biệt là trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.
Ví dụ: Một hộ kinh doanh tại Long Biên, Hà Nội (MST: 83xxxxxxx) kinh doanh đồ thủ công mỹ nghệ trên Sàn TMĐT Y. Hộ kinh doanh và Sàn TMĐT Y ký hợp đồng ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử, trong đó quy định rõ Sàn Y sẽ lập hóa đơn GTGT cho các giao dịch của hộ kinh doanh, thời hạn ủy nhiệm là 3 năm, và Sàn Y sẽ chịu trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn đến Cục Thuế Hà Nội theo đúng quy định.
Bước 3: Thông báo cho cơ quan thuế và công khai thông tin
Khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần thông báo cho cơ quan thuế về việc ủy nhiệm lập hóa đơn. Đồng thời, cả hai bên phải niêm yết công khai thông tin về việc ủy nhiệm trên website của mình hoặc trên giao diện gian hàng/hệ thống của nền tảng để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết. Điều này đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quy định về công khai thông tin.
Bước 4: Thực hiện lập và chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử
Bên nhận ủy nhiệm sẽ tiến hành lập hóa đơn điện tử theo đúng thực tế phát sinh giao dịch và các thỏa thuận trong văn bản ủy nhiệm. Đối với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế, bên nhận ủy nhiệm (hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ) có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp của hộ kinh doanh.
Kết luận: Tối ưu hóa quản lý hóa đơn cho hộ kinh doanh
Việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử cho các sàn thương mại điện tử là một giải pháp thiết thực và hiệu quả, giúp hộ kinh doanh tại Việt Nam, đặc biệt là tại các thành phố lớn như Hà Nội, giảm bớt gánh nặng hành chính và tập trung hơn vào hoạt động kinh doanh cốt lõi. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa lợi ích và tránh các rủi ro pháp lý, hộ kinh doanh cần nắm vững các điều kiện, quy trình và trách nhiệm liên quan theo quy định của Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về văn bản ủy nhiệm, nội dung hóa đơn, công khai thông tin và đặc biệt là trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử sẽ đảm bảo hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh luôn minh bạch, hợp pháp và hiệu quả trong môi trường kinh doanh số ngày càng phát triển.