Trong bối cảnh nền kinh tế số ngày càng phát triển, việc sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử đã trở thành tiêu chuẩn bắt buộc. Tuy nhiên, Nghị định 254/2026/NĐ-CP mới nhất đã đưa ra những quy định nghiêm ngặt về “sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp” và “sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ”. Đối với doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội, hiểu rõ các quy định này không chỉ giúp tránh các mức phạt nặng nề mà còn bảo vệ uy tín thương mại.
Quy định mới 2026 về sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp và hậu quả pháp lý
Theo khoản 7 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, “sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp” bao gồm việc sử dụng hóa đơn giả, hóa đơn đã hết giá trị sử dụng, hoặc hóa đơn bị ngừng sử dụng do bị cưỡng chế. Ngoài ra, việc sử dụng hóa đơn điện tử chưa đăng ký hoặc chưa có mã số của cơ quan thuế cũng được xem là vi phạm.
Chi tiết các trường hợp sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp theo Nghị định 254/2026
Dưới đây là các trường hợp cụ thể được nêu trong Nghị định:
- Hóa đơn, chứng từ giả hoặc chưa có giá trị sử dụng.
- Hóa đơn đã bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế, trừ khi có thông báo cho phép sử dụng.
- Hóa đơn điện tử không đăng ký với cơ quan thuế hoặc chưa có mã số thuế.
- Hóa đơn mua hàng có ngày lập trước ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký.
- Hóa đơn, chứng từ được cơ quan thuế, công an hoặc các cơ quan chức năng khác xác định là không hợp pháp.
Chi tiết các trường hợp “sử dụng không hợp pháp” hóa đơn, chứng từ
Theo khoản 8 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, “sử dụng không hợp pháp” bao gồm các hành vi sau:
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định.
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ khống (hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ).
- Sử dụng hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn giả.
- Sử dụng hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn (đối với hóa đơn giấy đã phát hành, sử dụng trong giai đoạn trước khi chuyển sang hóa đơn điện tử).
- Sử dụng hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác.
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác (trừ hóa đơn của cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn) để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc bán ra.
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ mà cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng không hợp pháp.
Các bước doanh nghiệp cần thực hiện để tuân thủ quy định và tránh vi phạm
Để đảm bảo việc sử dụng hóa đơn điện tử đúng pháp luật, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Hoàn thiện hồ sơ đăng ký với Bộ trưởng Bộ Tài chính và cơ quan thuế địa phương.
- Kiểm tra mã số và chữ ký số: Đảm bảo mọi hóa đơn điện tử đều có mã số thuế và chữ ký số hợp lệ, trừ các trường hợp được miễn (xem phần sau).
- Áp dụng phần mềm quản lý hóa đơn: Sử dụng phần mềm được Bộ Tài chính công nhận, có khả năng lưu trữ, truy xuất và bảo mật dữ liệu.
- Đào tạo nhân viên: Tổ chức buổi đào tạo về quy trình lập, kiểm tra và lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Kiểm tra định kỳ: Thực hiện kiểm tra nội bộ hàng tháng để phát hiện sớm các lỗi như thiếu chữ ký, mã số hoặc sai thông tin.
Mức phạt và những lỗi thường gặp khi sử dụng hóa đơn không hợp pháp
Việc vi phạm quy định có thể dẫn đến các mức phạt khác nhau, tùy thuộc vào tính chất và mức độ vi phạm. Các mức phạt cụ thể được quy định chi tiết trong Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
| Loại vi phạm | Mức phạt (theo Nghị định 254/2026) | Ghi chú |
|---|---|---|
| Sử dụng hóa đơn giả | Xem quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP | Áp dụng ngay khi phát hiện |
| Sử dụng hóa đơn đã ngừng sử dụng | Xem quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP | Không có thông báo cho phép |
| Thiếu chữ ký số (trừ trường hợp miễn) | Xem quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP | Áp dụng khi không đáp ứng điều kiện miễn |
Những lỗi thường gặp:
- Không cập nhật mã số thuế trên hóa đơn điện tử.
- Sửa đổi nội dung hóa đơn sau khi phát hành mà không có quy trình phê duyệt.
- Sử dụng hóa đơn của bên thứ ba mà không có ủy quyền hợp pháp.
- Không lưu trữ bản sao lưu dữ liệu điện tử đúng thời gian quy định (tối thiểu 10 năm).
Câu hỏi thường gặp về việc sử dụng hóa đơn điện tử và chữ ký số
Doanh nghiệp có cần chữ ký số của người bán trên mọi loại hóa đơn điện tử không?
Theo khoản 9 Phụ lục Nghị định 254/2026, không phải mọi hóa đơn điện tử đều phải có chữ ký số của người bán. Các trường hợp miễn bao gồm: hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh, hóa đơn điện tử tem, vé, thẻ (trừ khi là mã do cơ quan thuế cấp), và hóa đơn điện tử ủy nhiệm khi bên nhận ủy nhiệm ký số.
Hóa đơn điện tử mua hàng cho khách hàng nước ngoài có cần chữ ký số của người mua?
Không. Nghị định quy định rằng đối với giao dịch bán hàng cho khách hàng ở nước ngoài, hóa đơn điện tử không bắt buộc có chữ ký số của người mua, miễn là các thông tin bắt buộc khác được ghi đầy đủ và mã số thuế của người bán được hiển thị.
Làm sao doanh nghiệp xác định được hóa đơn nào đã bị cơ quan thuế coi là không hợp pháp?
Cơ quan thuế sẽ thông báo bằng văn bản hoặc qua hệ thống thông báo điện tử khi phát hiện hóa đơn không hợp pháp. Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra thông báo trên cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế và lưu trữ hồ sơ để đối chiếu.
Hành động ngay: Kiểm tra và chuẩn bị hệ thống hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp
Để tránh rủi ro pháp lý, doanh nghiệp nên thực hiện ngay các biện pháp sau:
- Kiểm tra lại toàn bộ hóa đơn đã phát hành và lưu trữ.
- Đảm bảo mọi hóa đơn điện tử đều có mã số thuế và chữ ký số hợp lệ.
- Áp dụng phần mềm quản lý hóa đơn được công nhận và thực hiện sao lưu dữ liệu định kỳ.
- Thường xuyên cập nhật thông tin từ Chi cục Thuế Long Biên và Cục Thuế Hà Nội về các quy định mới.