Tại sao việc cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh lại quan trọng với doanh nghiệp Việt Nam?
- Tại sao việc cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh lại quan trọng với doanh nghiệp Việt Nam?
Hơn 70% doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh tại Việt Nam đôi khi gặp khó khăn trong việc phát hành hóa đơn hợp lệ cho các giao dịch không thường xuyên
Hơn 70% doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh tại Việt Nam đôi khi gặp khó khăn trong việc phát hành hóa đơn hợp lệ cho các giao dịch không thường xuyên. Việc không nắm rõ quy định về hóa đơn điện tử, đặc biệt là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh, có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như bị phạt hành chính, chậm trễ giao dịch, thậm chí là mất uy tín với đối tác và khách hàng. Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc, và việc hiểu rõ quy trình này là chìa khóa để đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế hiện hành.
Đối với doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội, việc nắm rõ quy trình này còn giúp tương tác nhanh chóng với Chi cục Thuế Long Biên và Cục Thuế Hà Nội, giảm thiểu thời gian chờ đợi và tối ưu hoá quy trình kế toán.
Bài viết này sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết về quy trình, điều kiện và hồ sơ cần thiết để đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh, dựa trên các quy định mới nhất tại Thông tư 91/2026/TT-BTC và Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Đây là thông tin cực kỳ quan trọng đối với các tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã thường xuyên hoặc không có hệ thống hóa đơn điện tử riêng, nhưng có phát sinh các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cần xuất hóa đơn.
Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị để đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh
Để đảm bảo quy trình đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh diễn ra thuận lợi, người nộp thuế tại Việt Nam cần đáp ứng các điều kiện và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật. Cụ thể, căn cứ theo khoản 1 Điều 15 Thông tư 91/2026/TT-BTC và Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, các đối tượng sau đây có thể đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh:
- Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thường xuyên.
- Không có hệ thống hóa đơn điện tử riêng hoặc không đủ điều kiện để tự phát hành hóa đơn điện tử.
- Có phát sinh các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thường xuyên và cần xuất hóa đơn hợp lệ.
Danh mục hồ sơ cần chuẩn bị:
Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các giấy tờ là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Dưới đây là danh sách kiểm tra chi tiết:
- Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh: Sử dụng Mẫu số 06/ĐN-PSĐT tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Người nộp thuế cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin theo yêu cầu của mẫu đơn.
- Giấy tờ chứng minh giao dịch phát sinh: Bao gồm hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận hàng hóa/dịch vụ, phiếu xuất kho, hoặc các chứng từ khác có liên quan để chứng minh tính hợp pháp và thực tế của giao dịch cần xuất hóa đơn.
- Giấy tờ tùy thân của người đại diện (đối với cá nhân kinh doanh): Bản sao Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân còn hiệu lực.
- Giấy phép kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/hộ kinh doanh (đối với tổ chức, hộ kinh doanh): Bản sao có công chứng hoặc bản gốc để đối chiếu.
- Chứng từ nộp thuế (nếu có yêu cầu nộp trước): Tùy thuộc vào loại hóa đơn và đối tượng nộp thuế, có thể cần nộp các loại thuế phát sinh trước khi được cấp mã hóa đơn.
Quy trình 6 bước thực hiện đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh
Quy trình đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh được thực hiện theo các bước cụ thể, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả. Căn cứ khoản 1 Điều 15 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người nộp thuế cần thực hiện theo trình tự sau:
Bước 1: Lập và gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử
Người nộp thuế (tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh) cần lập Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT tại Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Sau đó, truy cập vào Hệ thống thông tin quản lý thuế để gửi đơn đề nghị này.
Bước 2: Lập hóa đơn điện tử trên hệ thống
Sau khi gửi đơn đề nghị, người nộp thuế tiếp tục truy cập vào Hệ thống thông tin quản lý thuế để lập dự thảo hóa đơn điện tử cho giao dịch phát sinh. Các thông tin trên hóa đơn phải chính xác, đầy đủ theo quy định.
Bước 3: Nộp thuế phát sinh trên hóa đơn (nếu có)
Tùy thuộc vào loại hóa đơn và đối tượng nộp thuế, người nộp thuế có thể phải nộp các khoản thuế phát sinh trước khi được cấp mã hóa đơn:
- Trường hợp cấp hóa đơn bán hàng (điểm a khoản 2 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP): Người nộp thuế phải nộp đầy đủ số thuế phát sinh trên hóa đơn đề nghị cấp theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng, thu nhập cá nhân, thu nhập doanh nghiệp hoặc số phát sinh phải nộp theo pháp luật quản lý thuế và các loại thuế, phí khác (nếu có).
- Trường hợp cấp hóa đơn giá trị gia tăng (điểm b khoản 2 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP): Người nộp thuế phải nộp số thuế giá trị gia tăng trên hóa đơn giá trị gia tăng theo từng lần phát sinh hoặc số phát sinh phải nộp theo pháp luật quản lý thuế.
- Trường hợp cấp hóa đơn bán tài sản công (điểm c khoản 2 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP): Người nộp thuế không phải khai và nộp số thuế phát sinh trên hóa đơn đề nghị cấp.
Bước 4: Cấp mã trên hóa đơn điện tử
Sau khi người nộp thuế đã nộp đủ thuế hoặc các khoản phát sinh (nếu có), cơ quan thuế sẽ cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử vào ngày làm việc tiếp theo.
Bước 5: Phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm kiểm tra tính chính xác của thông tin trên hóa đơn. Khi nhận được mã, doanh nghiệp tiến hành phát hành hóa đơn điện tử cho khách hàng và lưu trữ hồ sơ điện tử theo quy định.
Bước 6: Khai báo thuế và xử lý sự cố (nếu có)
Khai báo thuế và nộp hồ sơ khai thuế theo quy định pháp luật quản lý thuế. Trong trường hợp gặp sự cố khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã, doanh nghiệp thực hiện các biện pháp xử lý theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Xử lý sự cố khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Theo Điều 14 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi gặp sự cố, người nộp thuế cần thực hiện các bước sau:
- Liên hệ ngay với cơ quan thuế (ví dụ: Chi cục Thuế Long Biên) hoặc nhà cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ khắc phục.
- Nếu hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố kỹ thuật, Cục Thuế sẽ kích hoạt hệ thống dự phòng và công bố thông tin trên trang thông tin điện tử của Cục Thuế.
- Trong thời gian chờ đợi, doanh nghiệp có thể đến cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã trực tiếp.
- Nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có trách nhiệm thông báo kịp thời và phối hợp với Cục Thuế để khắc phục sự cố, đảm bảo doanh nghiệp có thể lập và gửi hóa đơn trong thời gian ngắn nhất.
Kết luận
Việc nắm rõ quy trình đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tuân thủ các bước thực hiện sẽ giúp doanh nghiệp, đặc biệt là tại Long Biên, Hà Nội, giảm thiểu rủi ro pháp lý, tăng hiệu quả quản lý thuế và duy trì uy tín với khách hàng.