TL;DR: Doanh nghiệp có thể chuyển đổi HĐĐT không mã sang có mã theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, thực hiện trong 10 ngày làm việc sau khi nhận thông báo. Nếu không tuân thủ sẽ bị phạt và phải lập lại hóa đơn. Quy trình, hồ sơ, thời gian và các lưu ý được trình bày chi tiết dưới đây.
1. Tại sao doanh nghiệp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử không mã sang có mã
- 000 đồng cho mỗi trường hợp vi phạm, hoặc phạt 0,5% giá trị hóa đơn sai, tùy theo mức độ vi phạm
Theo Điều 11 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có nhu cầu chuyển đổi sang hóa đơn điện tử có mã phải thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Đối tượng áp dụng bao gồm:
- Doanh nghiệp đang sử dụng HĐĐT không có mã.
- Doanh nghiệp được cơ quan thuế xác định là “rủi ro cao” về thuế và được thông báo chuyển đổi.
2. Điều kiện, hồ sơ và tài liệu cần chuẩn bị để thực hiện chuyển đổi
Để chuyển đổi thành công, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện và chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:
- Đăng ký tài khoản trên hệ thống e-Invoice của Tổng cục Thuế.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản sao công chứng).
- Mẫu thông báo 01/TB-KTT Phụ lục IV (được cơ quan thuế cung cấp).
- Danh sách các hóa đơn điện tử hiện đang sử dụng không có mã (kèm mã số thuế, ngày phát hành, tổng giá trị).
- Giấy ủy quyền (nếu doanh nghiệp ủy thác bên thứ ba thực hiện chuyển đổi).
Hồ sơ phải được nộp qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế địa phương hoặc nộp trực tiếp tại trụ sở.
3. Quy trình chuyển đổi từng bước chi tiết
- Nhận thông báo từ cơ quan thuế (Mẫu 01/TB-KTT). Thông báo sẽ nêu rõ thời hạn 10 ngày làm việc để thực hiện chuyển đổi.
- Chuẩn bị hồ sơ theo mục 2 và nộp lên hệ thống e-Invoice.
- Thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT trong hệ thống: đăng nhập vào tài khoản, chọn mục “Cấu hình hóa đơn”, chuyển từ “Không mã” sang “Có mã” và lưu lại.
- Gửi thông báo thay đổi cho cơ quan thuế (nếu có yêu cầu) để xác nhận việc đã thực hiện chuyển đổi.
- Lưu trữ hồ sơ – Lưu lại các tài liệu liên quan (thông báo, danh sách hóa đơn, giấy ủy quyền) trong sổ sách kế toán ít nhất 5 năm.
Thời gian tổng cộng dự kiến: 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo để hoàn thành chuyển đổi.
4. Chi phí và thời gian xử lý chuyển đổi
Việc chuyển đổi không phát sinh phí trực tiếp từ cơ quan thuế. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể phải chi trả cho dịch vụ hỗ trợ (nếu sử dụng nhà cung cấp phần mềm hoặc đơn vị tư vấn) tùy theo quy mô và độ phức tạp của hồ sơ.
Thời gian xử lý của cơ quan thuế thường không quá 5 ngày làm việc để cập nhật mã cho hệ thống sau khi nhận được yêu cầu thay đổi thông tin.
5. Câu hỏi thường gặp về chuyển đổi HĐĐT không mã sang có mã
Doanh nghiệp có thể chuyển đổi lại sang HĐĐT không có mã sau khi đã chuyển sang có mã không?
Theo Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC, doanh nghiệp chỉ được yêu cầu chuyển lại sau 12 tháng kể từ ngày chuyển sang có mã. Khi đó, cơ quan thuế sẽ xem xét và quyết định chấp nhận hoặc không chấp nhận dựa trên Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 94/2026/TT-BTC.
Nếu doanh nghiệp không thực hiện chuyển đổi trong thời hạn 10 ngày, mức phạt cụ thể là bao nhiêu?
Theo Thông tư 94/2026/TT-BTC, mức phạt hành chính cho việc không chuyển đổi đúng thời hạn là từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng cho mỗi trường hợp vi phạm, hoặc phạt 0,5% giá trị hóa đơn sai, tùy theo mức độ vi phạm.
Làm sao để biết mình thuộc đối tượng “rủi ro cao” và phải chuyển đổi ngay?
Cơ quan thuế sẽ thông báo qua Mẫu 01/TB-KTT nếu doanh nghiệp được xác định là rủi ro cao. Thông báo này thường dựa trên các tiêu chí như: doanh thu lớn, số lần khai báo sai, hoặc có dấu hiệu trốn thuế. Khi nhận được thông báo, doanh nghiệp phải thực hiện chuyển đổi trong vòng 10 ngày làm việc.
6. Xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai (không có mã)
Trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai nhưng chưa có mã của cơ quan thuế, Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định như sau:
- Trường hợp 1: Lỗi không liên quan đến mã số thuế, số tiền, thuế suất, hoặc hàng hóa (ví dụ: lỗi về tên, địa chỉ, tiền bằng chữ). Người bán thông báo cho người mua và báo cáo với cơ quan thuế bằng Mẫu 04/SS-HĐĐT Phụ lục III.
- Trường hợp 2: Lỗi liên quan đến mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế suất, hoặc các nội dung bắt buộc khác. Người bán có thể:
- Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh với dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Lập hóa đơn điện tử thay thế với dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Sau khi ký số, người bán gửi hóa đơn mới cho người mua (trong trường hợp không có mã) hoặc gửi cơ quan thuế để được cấp mã (trong trường hợp có mã).
- Nếu trong cùng tháng có nhiều hóa đơn sai cùng thông tin, người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai bằng Mẫu 01.
7. Tóm tắt quy trình và bước tiếp theo cho doanh nghiệp
Để tránh rủi ro và tối ưu chi phí, doanh nghiệp nên:
- Kiểm tra ngay hôm nay xem mình có đang sử dụng HĐĐT không có mã hay không.
- Nếu có, chờ thông báo từ cơ quan thuế (Mẫu 01/TB-KTT) và chuẩn bị hồ sơ theo mục 2.
- Thực hiện thay đổi thông tin trong hệ thống e-Invoice trong vòng 10 ngày làm việc.
- Lưu trữ đầy đủ các tài liệu liên quan để đáp ứng kiểm tra trong thời gian 5 năm.
- Trong trường hợp phát hiện lỗi trên hóa đơn đã lập, áp dụng quy trình xử lý lỗi theo mục 6.