Hóa đơn điều chỉnh, thay thế từ 01/7/2026: Kê khai vào kỳ nào?
- 000 VNĐ, thuế GTGT 10% = 100
- Sau khi kiểm tra, phát hiện sai thuế suất, cần điều chỉnh thành 8%
Bạn có biết rằng từ ngày 01/07/2026 sẽ có sự thay đổi quan trọng trong cách kê khai thuế cho hóa đơn điều chỉnh và thay thế? Câu hỏi lớn nhất mà các doanh nghiệp thường đặt ra là: “Hóa đơn điều chỉnh, thay thế phải kê khai vào kỳ của hóa đơn gốc hay kỳ của hóa đơn bị điều chỉnh?” Câu trả lời ngắn gọn là: phụ thuộc vào nguyên nhân phát sinh của hóa đơn.
Quy định mới, dựa trên Điểm a, b, c Khoản 5 Điều 12 Luật Quản lý thuế 2025, Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, Thông tư 89/2026/TT-BTC, Nghị định 181/2025/NĐ-CP, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, sẽ áp dụng ngay từ ngày 01/07/2026 và ảnh hưởng đến mọi doanh nghiệp, cá nhân nộp thuế tại Việt Nam.
Căn cứ pháp lý và nội dung quy định chi tiết
Để hiểu rõ hơn, chúng ta cần nắm vững các căn cứ pháp lý sau:
- Luật Quản lý thuế 2025 – Điều 12, Khoản 5 (điểm a, b, c).
- Nghị định 252/2026/NĐ-CP – Điều 12.
- Thông tư 89/2026/TT-BTC.
- Nghị định 181/2025/NĐ-CP.
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
- Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Những văn bản này quy định:
- Hóa đơn điều chỉnh do sai sót (sai mã số thuế, sai thông tin hàng hoá, sai thuế suất, …): cả người bán và người mua phải kê khai bổ sung vào kỳ khai thuế của hóa đơn gốc.
- Hóa đơn điều chỉnh phát sinh sau giao dịch (trả lại hàng, chiết khấu thương mại, quyết toán, hủy giao dịch, …):
- Người bán kê khai tại kỳ lập hóa đơn điều chỉnh.
- Người mua kê khai tại kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh.
- Đối với hóa đơn đầu vào nếu chỉ thay đổi số thuế GTGT được khấu trừ chuyển kỳ sau, không làm tăng/giảm số thuế phải nộp, doanh nghiệp có thể kê khai tại kỳ phát hiện sai sót.
| Loại hóa đơn | Nguyên nhân | Kỳ kê khai |
|---|---|---|
| Hóa đơn điều chỉnh do sai sót | Sai thông tin khi lập | Kỳ của hóa đơn gốc |
| Hóa đơn điều chỉnh phát sinh | Trả lại hàng, chiết khấu, quyết toán | Người bán: kỳ lập; Người mua: kỳ nhận |
| Hóa đơn đầu vào (khấu trừ chuyển kỳ) | Thay đổi số thuế GTGT | Kỳ phát hiện sai sót |
Các bước thực hiện kê khai đúng kỳ cho doanh nghiệp
Để tuân thủ quy định mới, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Xác định nguyên nhân phát sinh: Kiểm tra xem hóa đơn có phải do sai sót hay do giao dịch phát sinh.
- Chuẩn bị văn bản thỏa thuận (nếu cần):
- Đối với tổ chức, doanh nghiệp: lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.
- Đối với cá nhân: thông báo trực tiếp hoặc công bố trên website.
- Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế:
- Hóa đơn điều chỉnh: ghi dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…”.
- Hóa đơn thay thế: ghi dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…”.
- Ký số và gửi:
- Hóa đơn có mã của cơ quan thuế: ký số, gửi cơ quan thuế để lấy mã, sau đó gửi cho người mua.
- Hóa đơn không có mã: ký số và gửi trực tiếp cho người mua.
- Kê khai thuế:
- Đối với sai sót: kê khai vào kỳ của hóa đơn gốc.
- Đối với phát sinh: người bán kê khai tại kỳ lập, người mua tại kỳ nhận.
Xử lý hóa đơn đầu ra có sai sót theo Thông tư 91/2026/TT-BTC
Đối với hóa đơn điện tử đã lập sai (mã số thuế, tên hàng hoá, thuế suất, tiền thuế, …) người bán có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế. Quy trình chi tiết:
- Xác định sai sót: Kiểm tra các nội dung sai trên hóa đơn điện tử.
- Lập văn bản thỏa thuận hoặc thông báo (nếu cần):
- Đối với tổ chức, doanh nghiệp: lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.
- Đối với cá nhân: thông báo cho người mua hoặc công bố trên website.
- Không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận khi thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo điểm a.1 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hoặc khi giao dịch trên nền tảng thương mại điện tử.
- Lập hóa đơn điều chỉnh / thay thế:
- Điều chỉnh: ghi dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm …”.
- Thay thế: ghi dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm …”.
- Ký số và gửi:
- Hóa đơn có mã của cơ quan thuế: ký số, gửi cơ quan thuế để lấy mã, sau đó gửi cho người mua.
- Hóa đơn không có mã: ký số và gửi trực tiếp cho người mua.
- Hợp nhất nhiều hóa đơn sai: Khi trong cùng tháng có nhiều hóa đơn sai cùng thông tin, người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho toàn bộ các hóa đơn và đính kèm bảng kê các hóa đơn đã sai (Mẫu 01/BK-ĐCTT, Phụ lục III).
Ví dụ tính toán:
Giả sử Công ty A phát hành hóa đơn gốc ngày 15/06/2026, giá trị 1.000.000.000 VNĐ, thuế GTGT 10% = 100.000.000 VNĐ. Sau khi kiểm tra, phát hiện sai thuế suất, cần điều chỉnh thành 8%.
→ Thuế GTGT mới = 80.000.000 VNĐ, chênh lệch 20.000.000 VNĐ sẽ được ghi trên hóa đơn điều chỉnh và kê khai vào kỳ của hóa đơn gốc (kỳ 06/2026). Nếu không thực hiện đúng kỳ, doanh nghiệp sẽ phải chịu mức phạt (xem phần dưới).
Mức phạt và những lỗi thường gặp khi kê khai sai
Việc không tuân thủ đúng kỳ kê khai có thể dẫn đến các hình phạt sau:
Những lỗi thường gặp:
- Nhầm lẫn giữa kỳ khai của hóa đơn gốc và kỳ khai của hóa đơn điều chỉnh.
- Không lập văn bản thỏa thuận khi cần, dẫn đến việc không có bằng chứng khi cơ quan thuế kiểm tra.
- Quên ký số hoặc gửi sai mã số thuế cho cơ quan thuế.
- Không cập nhật thông tin thay đổi trên hệ thống kế toán kịp thời.
Để tránh các lỗi trên, doanh nghiệp nên:
- Sử dụng phần mềm kế toán có tích hợp chức năng quản lý hóa đơn điện tử.
- Đào tạo nhân viên kế toán về quy định mới.
- Kiểm tra lại mọi hóa đơn trước khi gửi cho cơ quan thuế.
Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điều chỉnh, thay thế
Doanh nghiệp có phải kê khai lại thuế GTGT nếu chỉ thay đổi số thuế được khấu trừ?
Không. Theo Điểm a, Khoản 5 Điều 12 Luật Quản lý thuế 2025, nếu thay đổi chỉ ảnh hưởng đến số thuế GTGT được khấu trừ chuyển kỳ sau và không làm tăng/giảm số thuế phải nộp, doanh nghiệp có thể kê khai tại kỳ phát hiện sai sót.
Trong trường hợp một doanh nghiệp phát hành nhiều hóa đơn sai cùng một tháng, có thể lập một hóa đơn điều chỉnh chung không?
Có. Khi các hóa đơn có cùng thông tin sai (ví dụ: cùng người mua, cùng mặt hàng, cùng thuế suất) trong cùng tháng, doanh nghiệp được phép lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế duy nhất, kèm theo bảng kê các hóa đơn đã sai (theo mẫu 01/BK-ĐCTT, Phụ lục III) để trình cơ quan thuế.