Vì sao doanh nghiệp cần nắm rõ Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC?
- Vì sao doanh nghiệp cần nắm rõ Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC?
Hơn 60% doanh nghiệp Việt Nam đã gặp khó khăn trong việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không có mã sau khi quy định mới có hiệu lực - Ví dụ tính toán chi phí phần mềm:
Hạng mụcChi phí (VNĐ)Thời gian triển khai Phần mềm lập hóa đơn điện tử (giấy phép 1 năm)30,000,0001 ngày Đào tạo nhân viên (2 buổi)5,000,0002 ngày Chi phí đăng ký (cơ quan thuế)2,000,0007‑10 ngày Tổng cộng37,000,000≈15 ngày💡 Lưu ý: Nếu doanh nghiệp đã có phần mềm kế toán tích hợp chức năng lập hóa đơn, chi phí phần mềm có thể giảm tới 50%
- Chi phí, thời gian xử lý và các mức phạt nếu không tuân thủ
Theo Thông tư 91/2026/TT‑BTC, mức phạt cho việc không áp dụng đúng quy định về hóa đơn điện tử không có mã như sau:
Phạt tiền từ 10% đến 30% giá trị hóa đơn nếu không ghi đúng địa chỉ người bán hoặc người mua - Phạt bổ sung 5% giá trị giao dịch nếu không sử dụng phần mềm được cơ quan thuế chấp nhận
- ⚠️ Mức phạt: Không tuân thủ quy định ghi địa chỉ hoặc sử dụng phần mềm không được chấp nhận có thể bị phạt từ 10% đến 30% giá trị hóa đơn, theo Thông tư 91/2026/TT‑BTC
Hơn 60% doanh nghiệp Việt Nam đã gặp khó khăn trong việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không có mã sau khi quy định mới có hiệu lực. Công văn 4831/CT‑CS năm 2026 của Cục Thuế yêu cầu mọi đơn vị triển khai tuyên truyền các điểm mới, vì nếu không tuân thủ sẽ bị xử phạt nặng và mất cơ hội giảm chi phí quản lý.
Những thay đổi quan trọng bao gồm:
- Đối tượng mới được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã.
- Quy định chi tiết về cách ghi địa chỉ người bán và người mua trên hóa đơn.
- Yêu cầu về hạ tầng công nghệ và phần mềm kế toán.
Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị để áp dụng hóa đơn điện tử không có mã
Để được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, doanh nghiệp phải đáp ứng các tiêu chí sau và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.
- Tiêu chí doanh nghiệp:
- Hoạt động trong các lĩnh vực: điện lực, xăng dầu, viễn thông, ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hoá, dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, siêu thị, vận tải (đường bộ, hàng không, đường sắt, đường biển, đường thủy).
- Doanh thu năm >= 1 tỷ đồng hoặc bán tài sản có đăng ký quyền sở hữu.
- Hồ sơ đăng ký:
- Đơn đề nghị đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã (theo mẫu số 01/CT‑CS).
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GPKD).
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thuế (GTGT) hoặc thông báo mã số thuế.
- Hồ sơ chứng minh hạ tầng CNTT: bản mô tả hệ thống phần mềm kế toán, chứng chỉ ISO/IEC 27001 (nếu có).
- Biên bản ký kết với nhà cung cấp phần mềm lập hóa đơn điện tử.
- Yêu cầu kỹ thuật:
- Hệ thống phải có khả năng tạo, ký số và truyền dữ liệu lên cơ quan thuế.
- Phải đáp ứng chuẩn XML theo Thông tư 91/2026/TT‑BTC.
Quy trình triển khai và ghi địa chỉ trên hóa đơn điện tử từ 01/07/2026
Quy trình thực hiện gồm 5 bước chính, mỗi bước có thời gian ước tính và các lưu ý quan trọng.
- Chuẩn bị hạ tầng CNTT (3‑5 ngày): Cài đặt phần mềm lập hóa đơn điện tử, cấu hình kết nối API với cơ quan thuế. Đảm bảo phần mềm hỗ trợ ký số và lưu trữ XML.
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã (7‑10 ngày): Nộp hồ sơ (theo mục 2) tới cơ quan thuế địa phương. Nhận mã số đăng ký và hướng dẫn sử dụng.
- Thiết lập mẫu hóa đơn (2‑3 ngày): Cập nhật mẫu hóa đơn theo Phụ lục 3 của Nghị định 254/2026/NĐ‑CP. Đặc biệt, ghi địa chỉ người bán và người mua phải dựa trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc thuế.
- Kiểm tra và chạy thử (1‑2 ngày): Thực hiện 5‑10 giao dịch thử nghiệm, kiểm tra tính hợp lệ của XML và phản hồi từ cơ quan thuế.
- Triển khai thực tế (liên tục): Bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử cho khách hàng. Đảm bảo lưu trữ dữ liệu ít nhất 10 năm và sẵn sàng cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu.
Ví dụ tính toán chi phí phần mềm:
| Hạng mục | Chi phí (VNĐ) | Thời gian triển khai |
|---|---|---|
| Phần mềm lập hóa đơn điện tử (giấy phép 1 năm) | 30,000,000 | 1 ngày |
| Đào tạo nhân viên (2 buổi) | 5,000,000 | 2 ngày |
| Chi phí đăng ký (cơ quan thuế) | 2,000,000 | 7‑10 ngày |
| Tổng cộng | 37,000,000 | ≈15 ngày |
Chi phí, thời gian xử lý và các mức phạt nếu không tuân thủ
Theo Thông tư 91/2026/TT‑BTC, mức phạt cho việc không áp dụng đúng quy định về hóa đơn điện tử không có mã như sau:
- Phạt tiền từ 10% đến 30% giá trị hóa đơn nếu không ghi đúng địa chỉ người bán hoặc người mua.
- Phạt bổ sung 5% giá trị giao dịch nếu không sử dụng phần mềm được cơ quan thuế chấp nhận.
- Trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng (cố tình cung cấp thông tin sai), có thể bị đình chỉ quyền sử dụng hóa đơn điện tử trong vòng 6 tháng.
Thời gian xử lý hồ sơ đăng ký trung bình là 7‑10 ngày làm việc, tuy nhiên nếu hồ sơ không đầy đủ sẽ kéo dài tới 20 ngày.
Câu hỏi thường gặp về việc sử dụng hóa đơn điện tử không có mã
Doanh nghiệp có thể dùng phần mềm kế toán hiện có để phát hành hóa đơn điện tử không có mã?
Đúng, nếu phần mềm đáp ứng tiêu chuẩn XML và có chứng chỉ ký số được Cục Thuế công nhận (theo Thông tư 91/2026/TT‑BTC). Khi đó doanh nghiệp chỉ cần đăng ký và cung cấp chứng chỉ ký số.
Làm sao để ghi địa chỉ người mua khi khách hàng không cung cấp đầy đủ thông tin?
Theo Nghị định 254/2026/NĐ‑CP, nếu người mua không cung cấp địa chỉ, doanh nghiệp phải ghi “Bán cho người tiêu dùng” và ghi số định danh (CMND/CCCD) nếu có. Đối với người nước ngoài, có thể ghi số hộ chiếu và quốc tịch.
Hộ kinh doanh có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử không có mã?
Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên hoặc bán tài sản có đăng ký quyền sở hữu phải sử dụng. Nếu không đạt tiêu chuẩn nhưng muốn sử dụng, vẫn có thể đăng ký theo quy định nhưng sẽ phải chịu mức phí đăng ký cao hơn.
Tóm tắt các bước tiếp theo và lưu ý quan trọng
Để tránh bị phạt và tận dụng lợi thế giảm chi phí quản lý, doanh nghiệp cần:
- Kiểm tra xem mình có thuộc danh sách đối tượng được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã.
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký và hạ tầng CNTT.
- Thực hiện quy trình 5 bước đã nêu, chú ý thời gian và các callout về hạn nộp.
- Đảm bảo ghi đúng địa chỉ người bán và người mua theo phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ‑CP.
- Theo dõi các thông báo từ Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế để cập nhật thay đổi.
Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc triển khai, ANC Việt Nam cung cấp dịch vụ tư vấn và triển khai phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với quy định mới.