TL;DR: Từ ngày 01/07/2026, doanh nghiệp Việt Nam phải phát hành hóa đơn quà tặng theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, ghi đầy đủ thông tin hàng hoá, đơn giá, thuế GTGT và kèm theo bảng kê chi tiết. Đặc biệt, doanh nghiệp có thể lập hóa đơn tổng hợp theo tháng hoặc quý cho các giao dịch quà tặng. Hướng dẫn dưới đây chi tiết các điều kiện, hồ sơ, quy trình và câu hỏi thường gặp.
Tại sao việc phát hành hóa đơn quà tặng đúng quy định từ 01/07/2026 lại quan trọng?
- Thuế suất GTGT áp dụng (0 %, 5 %, 10 %) – áp dụng cho người bán nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Đối với mỗi mặt hàng, xác định thuế suất (0 %, 5 % hoặc 10 %)
- Nếu hàng hoá được miễn thuế, ghi “0 %”
- Thuế suất GTGT là 10 %
- Tiền thuế GTGT = 150 triệu × 10 % = 15 triệu đ
Việc tuân thủ quy định về hóa đơn quà tặng từ ngày 01/07/2026 theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP là yếu tố then chốt để doanh nghiệp đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp và hiệu quả. Nghị định này thay thế Nghị định 123, đưa ra các yêu cầu rõ ràng hơn về nội dung hóa đơn và việc kèm theo bảng kê chi tiết.
Nếu doanh nghiệp không lập hóa đơn đúng mẫu và đầy đủ thông tin, đặc biệt là không kèm bảng kê chi tiết khi cần thiết, sẽ mất cơ hội khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào, dẫn đến tăng chi phí thuế. Hơn nữa, việc không tuân thủ có thể khiến doanh nghiệp phải đối mặt với các hình thức xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật về thuế. Các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ công nghệ thông tin hoặc có nhiều giao dịch quà tặng cần đặc biệt lưu ý đến việc lập hóa đơn tổng hợp theo tháng hoặc quý để tối ưu hóa quy trình.
Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị để phát hành hóa đơn quà tặng
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh còn hiệu lực (là yêu cầu chung cho mọi hoạt động kinh doanh).
- Mã số thuế (MST) của người bán và, nếu có, của người mua (đối với doanh nghiệp).
- Danh sách chi tiết các mặt hàng, dịch vụ được tặng, bao gồm:
- Tên hàng hoá/dịch vụ (tiếng Việt, chi tiết đến từng loại).
- Đơn vị tính (cái, bộ, kg, …).
- Số lượng (số chữ số Ả‑rập).
- Đơn giá (đơn vị tiền tệ VND).
- Thuế suất GTGT áp dụng (0 %, 5 %, 10 %) – áp dụng cho người bán nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Bảng kê kèm hóa đơn, với đầy đủ các thông tin: tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán; tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê. (Lưu ý: Nghị định 254 không quy định mẫu số cụ thể cho bảng kê).
- Chữ ký số của người bán (hoặc chữ ký điện tử) và, nếu có, chữ ký của người mua (đối với hóa đơn điện tử).
- Hệ thống kế toán hoặc phần mềm xuất hoá đơn điện tử đã được cơ quan thuế chấp nhận (nếu sử dụng hóa đơn điện tử).
Quy trình thực hiện phát hành hóa đơn quà tặng và bảng kê kèm theo
- Xác định danh sách quà tặng. Thu thập thông tin về hàng hoá/dịch vụ sẽ tặng, bao gồm tên, đơn vị tính, số lượng và đơn giá. Thời gian dự kiến: 1‑2 giờ.
- Kiểm tra thuế suất GTGT. Đối với mỗi mặt hàng, xác định thuế suất (0 %, 5 % hoặc 10 %). Nếu hàng hoá được miễn thuế, ghi “0 %”. Thời gian dự kiến: 30 phút.
- Lập bảng kê chi tiết. Nhập đầy đủ các trường thông tin theo quy định: tên, MST, địa chỉ người bán; tên hàng hoá, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa thuế, thuế suất, tiền thuế, tổng cộng. Đánh số bảng kê và ngày lập. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số…ngày… tháng… năm”. Thời gian dự kiến: 1‑2 giờ.
- Phát hành hoá đơn quà tặng. Trên phần mềm xuất hoá đơn điện tử hoặc hóa đơn giấy, chọn loại hóa đơn phù hợp và nhập các thông tin đã chuẩn bị. Đảm bảo hóa đơn ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm”. Các thông tin tại Mục 5 Phụ lục Nghị định 254 phải được đầy đủ: tên, đơn vị tính, số lượng, thành tiền chưa thuế, thuế suất, tổng tiền thuế và tổng tiền thanh toán. Lưu ý: Nếu sử dụng bảng kê, trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá. Doanh nghiệp có thể lập hóa đơn tổng hợp cho các giao dịch quà tặng phát sinh trong tháng hoặc quý, phù hợp với kỳ khai thuế GTGT. Thời gian dự kiến: 10‑15 phút.
- Ký số và gửi cho người mua. Ký số điện tử trên hoá đơn (nếu là hóa đơn điện tử) và gửi qua email hoặc hệ thống E‑Invoice. Bảng kê được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu của các cơ quan có thẩm quyền. Thời gian dự kiến: 5 phút.
- Lưu trữ và khai báo. Lưu trữ bản sao hoá đơn và bảng kê trong hệ thống kế toán ít nhất 10 năm. Khi khai báo thuế GTGT (hàng tháng hoặc hàng quý), khai báo tổng giá trị quà tặng và thuế GTGT đã khấu trừ. Thời gian dự kiến: 30 phút mỗi kỳ.
Chi phí và quản lý tài chính khi phát hành hoá đơn quà tặng
Việc lập hóa đơn quà tặng đúng quy định không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế. Mặc dù không có chi phí trực tiếp cho việc lập hóa đơn quà tặng ngoài các chi phí vận hành hệ thống hóa đơn điện tử thông thường, việc đảm bảo tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn và bảng kê là vô cùng quan trọng để tránh các rủi ro về thuế. Các doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội nói riêng và cả nước nói chung cần đặc biệt chú trọng khâu này.
Ví dụ tính toán: Công ty XYZ tặng 10 chiếc máy tính xách tay (đơn giá 15 triệu đ) cho khách hàng. Thuế suất GTGT là 10 %.
- Thành tiền chưa thuế = 10 × 15 triệu = 150 triệu đ.
- Tiền thuế GTGT = 150 triệu × 10 % = 15 triệu đ.
- Tổng thanh toán = 150 triệu + 15 triệu = 165 triệu đ.
Doanh nghiệp sẽ ghi trên hoá đơn: “Tên hàng: Máy tính xách tay – Samsung Galaxy Book”, “Số lượng: 10”, “Đơn giá: 15 000 000 đ”, “Thuế suất: 10 %”, “Tiền thuế: 15 000 000 đ”, “Tổng thanh toán: 165 000 000 đ”.
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Doanh nghiệp có thể phát hành hoá đơn quà tặng dạng giấy thay vì điện tử không?
Theo quy định hiện hành về hóa đơn, hóa đơn điện tử là hình thức được khuyến khích và áp dụng rộng rãi. Mặc dù Nghị định 254/2026/NĐ-CP tập trung vào nội dung hóa đơn, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định chung về hóa đơn điện tử. Trong trường hợp được phép sử dụng hóa đơn giấy theo các quy định đặc thù, doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo các nội dung quy định tại Mục 5 Phụ lục Nghị định 254 và kèm theo bảng kê chi tiết. Việc lưu trữ bản sao điện tử là cần thiết để đáp ứng yêu cầu kiểm tra của cơ quan thuế.
Làm sao để tính thuế GTGT khi quà tặng có thuế suất 0 %?
Đối với hàng hoá hoặc dịch vụ được miễn thuế GTGT (thuế suất 0 %), doanh nghiệp ghi “Thuế suất: 0 %” và “Tiền thuế: 0 đ” trên hóa đơn và bảng kê. Tuy nhiên, tổng tiền thanh toán vẫn phải bao gồm thành tiền chưa thuế. Việc này được quy định tại Mục 5 Phụ lục Nghị định 254 và không ảnh hưởng đến việc kê khai giá trị hàng hóa, dịch vụ được tặng.
Doanh nghiệp có thể lập hóa đơn tổng hợp cho quà tặng không?
Có. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng phù hợp với quy định của pháp luật, doanh nghiệp được phép lập hóa đơn tổng hợp cho các giao dịch phát sinh trong tháng hoặc quý, phù hợp với kỳ khai thuế giá trị gia tăng của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa. Khi lập hóa đơn tổng hợp, doanh nghiệp có trách nhiệm bảo đảm phản ánh đầy đủ, chính xác các giao dịch, lưu giữ danh sách chi tiết và hồ sơ liên quan, đồng thời cung cấp thông tin khi cơ quan thuế yêu cầu. Trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn theo từng giao dịch, người bán phải lập hóa đơn riêng cho khách hàng.