Miễn thuế TNCN làm thêm giờ 01/07/2026: Hồ sơ và quy trình

Tiền làm thêm giờ được miễn thuế TNCN từ 01/07/2026: Tại sao doanh nghiệp cần quan tâm ngay

Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 253/2026/NĐ-CP sẽ chính thức có hiệu lực, mang đến những quy định rõ ràng về việc miễn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với tiền lương làm việc ban đêm, làm thêm giờ và các khoản tiền công trả cho những ngày không nghỉ phép. Việc nắm vững các quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội và trên cả nước tối ưu hóa chi phí thuế mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh các rủi ro pháp lý khi cơ quan thuế kiểm tra.

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh là yếu tố then chốt để khoản tiền làm thêm giờ được miễn thuế TNCN. Điều này đòi hỏi sự chủ động trong việc quản lý nhân sự và tài chính, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong mọi giao dịch.

Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị để hưởng miễn thuế TNCN cho tiền làm thêm giờ

Để tiền làm thêm giờ được miễn thuế TNCN, doanh nghiệp phải đáp ứng các điều kiện về thời gian và mức trả theo pháp luật lao động, đồng thời chuẩn bị hồ sơ chứng minh. Theo Điều 26 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể chứng minh khoản tiền làm thêm giờ được miễn thuế theo một trong hai phương thức sau:

Phương thức 1: Lập bảng kê riêng

Doanh nghiệp cần lập một bảng kê phản ánh rõ ràng các thông tin sau:

• Thời gian làm thêm giờ hoặc làm việc ban đêm tại nơi làm việc.
• Khoản tiền lương làm thêm giờ, làm việc ban đêm đã trả cho từng người lao động.

Bảng kê này phải được lưu trữ tại doanh nghiệp và sẵn sàng xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu. Việc có chữ ký của người chịu trách nhiệm trên bảng kê cũng là một thực hành tốt để tăng tính xác thực.

Phương thức 2: Không lập bảng kê riêng

Nếu doanh nghiệp không lập bảng kê riêng, trách nhiệm chứng minh khoản tiền lương, tiền công làm việc ban đêm, làm thêm giờ tại nơi làm việc sẽ thông qua các hồ sơ sau:

• Bảng lương chi tiết, trong đó khoản tiền làm thêm giờ phải được tách riêng khỏi tiền lương làm việc bình thường.
• Bảng chấm công ghi nhận thời gian làm thêm giờ, làm việc ban đêm.
• Hợp đồng lao động.
• Các tài liệu hợp pháp khác chứng minh việc làm thêm giờ, làm việc ban đêm (ví dụ: quyết định nội bộ về việc yêu cầu làm thêm giờ, biên bản họp).

Lưu ý quan trọng: Việc thể hiện khoản tiền làm thêm giờ trên bảng lương cần tách riêng với tiền lương làm việc bình thường. Nếu doanh nghiệp chỉ gộp chung vào tiền lương mà không xác định được phần tiền làm thêm giờ thì sẽ rất khó chứng minh đây là khoản được miễn thuế khi cơ quan thuế kiểm tra.

Quy trình thực hiện: Các bước chuẩn bị và nộp hồ sơ chi tiết

1. Xác định thời gian làm thêm: Đảm bảo thời gian làm thêm giờ phù hợp với quy định tại Điều 107 Bộ luật Lao động 2019, không vượt quá 200 giờ/năm, trừ các trường hợp đặc biệt được phép lên tới 300 giờ.
2. Lập bảng kê riêng (nếu chọn phương án này): Điền đầy đủ thông tin về thời gian và số tiền trả cho từng người lao động theo hướng dẫn ở trên và lưu trữ.
3. Chuẩn bị bảng lương và bảng chấm công (nếu không lập bảng kê riêng): Đảm bảo các khoản tiền làm thêm được tách riêng và có đầy đủ căn cứ chứng minh.
4. Kiểm tra tính hợp lệ của mức trả: Áp dụng mức tối thiểu theo Điều 98 Bộ luật Lao động 2019: 150% tiền lương cho ngày làm việc bình thường, 200% cho ngày nghỉ hằng tuần, và 300% cho ngày lễ, Tết, ngày nghỉ có hưởng lương.
5. Nộp báo cáo thuế TNCN: Khi khai báo thuế TNCN cho cơ quan thuế địa phương (ví dụ: Chi cục Thuế Long Biên hoặc Cục Thuế Hà Nội) trong kỳ tính thuế (tháng hoặc quý), doanh nghiệp không tính khoản tiền làm thêm giờ đã đáp ứng các điều kiện trên vào thu nhập chịu thuế của cá nhân.
6. Lưu trữ hồ sơ: Giữ toàn bộ hồ sơ chứng minh ít nhất 5 năm để đối chiếu khi có yêu cầu kiểm tra từ cơ quan thuế.

Chi phí, thời gian xử lý và lưu ý về việc không tuân thủ

Việc chuẩn bị hồ sơ để hưởng miễn thuế TNCN cho tiền làm thêm giờ chủ yếu đòi hỏi sự cẩn trọng và hệ thống quản lý nội bộ chặt chẽ. Doanh nghiệp cần đầu tư thời gian để thiết lập quy trình, đảm bảo các tài liệu được ghi nhận chính xác và đầy đủ.

Nếu doanh nghiệp không tuân thủ quy định, phần tiền làm thêm vượt mức quy định của pháp luật sẽ được tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân và phải nộp thêm thuế TNCN. Ngoài ra, việc không có đủ hồ sơ chứng minh hoặc không tách bạch các khoản thu nhập có thể dẫn đến việc cơ quan thuế truy thu thuế và áp dụng các mức phạt hành chính theo quy định hiện hành về quản lý thuế.

Câu hỏi thường gặp về miễn thuế TNCN cho tiền làm thêm giờ

Doanh nghiệp có phải lập bảng kê riêng bắt buộc không?

Không bắt buộc. Doanh nghiệp có thể chọn lập bảng kê riêng hoặc chứng minh thông qua bảng lương, bảng chấm công, hợp đồng lao động và các tài liệu hợp pháp khác. Tuy nhiên, việc lập bảng kê riêng thường giúp quá trình kiểm tra thuế diễn ra thuận lợi và minh bạch hơn.

Tiền làm thêm giờ vượt mức 200 giờ/năm sẽ bị tính thuế như thế nào?

Theo Điều 107 Bộ luật Lao động 2019, tổng số giờ làm thêm của người lao động không được vượt quá 200 giờ/năm, trừ một số trường hợp đặc biệt được phép lên tới 300 giờ/năm. Nếu tổng thời gian làm thêm vượt quá giới hạn này, phần vượt sẽ không được miễn thuế TNCN và phải tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân.

Làm sao để tính đúng mức tiền làm thêm giờ được miễn thuế?

Mức tiền làm thêm giờ được miễn thuế là phần tiền trả đúng theo mức tối thiểu quy định tại Điều 98 Bộ luật Lao động 2019: 150% tiền lương giờ thực trả cho ngày làm việc bình thường, 200% cho ngày nghỉ hằng tuần, và 300% cho ngày lễ, Tết, ngày nghỉ có hưởng lương. Ví dụ minh họa: Nếu lương cơ bản của một nhân viên là 20.000.000 VND/tháng (tương đương 125.000 VND/giờ nếu tính 160 giờ làm việc/tháng), và nhân viên đó làm thêm 30 giờ vào ngày thường, thì khoản tiền làm thêm được miễn thuế sẽ là: 125.000 VND/giờ × 30 giờ × 150% = 5.625.000 VND.

Tóm tắt và bước tiếp theo cho doanh nghiệp

Như đã trình bày, từ ngày 01/07/2026, tiền lương làm thêm giờ và làm việc ban đêm sẽ được miễn thuế TNCN nếu doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ điều kiện về thời gian, mức trả và chuẩn bị hồ sơ chứng minh theo Nghị định 253/2026/NĐ-CP. Để tránh rủi ro và đảm bảo tuân thủ, doanh nghiệp cần:

• Kiểm tra lại hợp đồng lao động và các quy định nội bộ về làm thêm giờ.
• Thiết lập hoặc rà soát lại hệ thống chấm công và tính lương để đảm bảo ghi nhận chính xác thời gian làm thêm và tách bạch khoản tiền làm thêm.
• Quyết định phương thức chứng minh (lập bảng kê riêng hoặc sử dụng các tài liệu hiện có) và chuẩn bị hồ sơ tương ứng.
• Thường xuyên cập nhật các quy định pháp luật về thuế và lao động để đảm bảo tuân thủ liên tục.