Thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử 2026: 5 bước cần biết

Thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử 2026: Điều gì thay đổi và ai bị ảnh hưởng?

Bạn có biết rằng từ 01/7/2026 mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh tại Việt Nam phải tuân thủ mẫu 01/TB‑NSD để thông báo ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử? Quy định mới này được đưa ra trong Thông tư 91/2026/TT‑BTC do Bộ Tài chính ban hành, áp dụng đồng thời với Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ‑CP. Những đối tượng không đáp ứng yêu cầu sẽ phải chịu mức phạt và có thể bị tạm ngừng hoạt động kinh doanh.

Chi tiết quy định và căn cứ pháp lý của mẫu thông báo 01/TB‑NSD

Theo Phụ lục IV của Thông tư 91/2026/TT‑BTC, mẫu 01/TB‑NSD quy định cách thức thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Căn cứ pháp lý bao gồm:

• Điều 6, khoản 1 và 2 Thông tư 91/2026/TT‑BTC – quy định về đăng ký, thay đổi và ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
• Điều 8, khoản 1 Thông tư 91/2026/TT‑BTC – liệt kê các trường hợp phải ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng.
• Nghị định 254/2026/NĐ‑CP – quy định chi tiết về điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
• Khoản 1 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT‑BTC – các trường hợp cụ thể phải ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng (xem danh sách chi tiết dưới).

Danh sách các trường hợp phải sử dụng mẫu 01/TB‑NSD:

• Chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
• Cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
• Tạm ngừng kinh doanh.
• Quyết định của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.
• Hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng hóa giả mạo về sở hữu trí tuệ.
• Hành vi lập hóa đơn điện tử phục vụ mục đích bán khống, chiếm đoạt tiền.
• Yêu cầu tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề có điều kiện từ cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
• Thay đổi ngành nghề khiến không đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (theo Nghị định 254/2026/NĐ‑CP).
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có mã số thuế trước 01/7/2025 nhưng thông tin đăng ký không khớp với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.

Ví dụ tính toán:

Đây là một ví dụ minh họa để giúp doanh nghiệp hiểu cách tính mức phạt khi không nộp mẫu đúng hạn. Mức phạt thực tế được quy định trong Thông tư 91/2026/TT‑BTC, dao động từ 5% đến 20% giá trị hóa đơn điện tử chưa khai báo, tùy vào mức độ vi phạm.

Các bước thực hiện thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Để tránh rủi ro, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

1. Kiểm tra điều kiện: Xác định xem doanh nghiệp có thuộc danh sách các trường hợp phải ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng (theo khoản 1 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT‑BTC).
2. Tải mẫu 01/TB‑NSD: Truy cập trang web của Tổng cục Thuế hoặc cơ quan thuế địa phương để tải mẫu.
3. Điền đầy đủ thông tin: Bao gồm mã số thuế, địa chỉ đăng ký kinh doanh, lý do ngừng hoặc tạm ngừng, và ngày dự kiến ngừng.
4. Nộp mẫu: Gửi mẫu qua hệ thống e‑Khai báo hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan thuế quản lý.
5. Nhận xác nhận: Cơ quan thuế sẽ phản hồi trong vòng 1 ngày làm việc. Nếu có sai sót, sẽ gửi thông báo yêu cầu bổ sung (Mẫu 01/TB‑NSD).

Thời gian thực hiện:

• Kiểm tra và chuẩn bị: trong 5 ngày làm việc trước ngày 30/06/2026.
• Nộp mẫu: trước ngày 30/06/2026.
• Nhận phản hồi: trong 1 ngày làm việc kể từ ngày nộp.

Mức phạt và những lỗi thường gặp khi không tuân thủ

Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp thường gặp các lỗi sau:

• Không khớp thông tin cá nhân: Thông tin đại diện pháp luật không trùng khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
• Quên nộp mẫu trước hạn: Đến ngày 30/06/2026 mà chưa gửi mẫu, sẽ bị xử phạt ngay lập tức.
• Sai lý do ngừng: Đưa ra lý do không thuộc danh sách quy định, dẫn đến mẫu bị trả lại.

Nếu vi phạm, mức phạt được quy định như sau:

Để tránh các mức phạt trên, doanh nghiệp cần chú ý đúng thời hạn và đảm bảo thông tin khớp với hệ thống quản lý thuế.

Câu hỏi thường gặp về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp đã tạm ngừng hoạt động nhưng chưa chấm dứt mã số thuế, có cần gửi mẫu 01/TB‑NSD không?

Đúng. Theo khoản 1 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT‑BTC, mọi tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh tạm ngừng hoạt động phải thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử bằng mẫu 01/TB‑NSD, ngay cả khi chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt mã số thuế.

Nếu doanh nghiệp có lỗi khớp thông tin trong 3 ngày làm việc, có bị phạt không?

Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo yêu cầu bổ sung (Mẫu 01/TB‑NSD). Nếu doanh nghiệp sửa sai trong vòng 3 ngày làm việc, mức phạt sẽ được giảm xuống 5% giá trị hóa đơn liên quan, thay vì mức tối đa 20%.

Có cần xác nhận qua email hay SMS khi nộp mẫu 01/TB‑NSD?

Có. Hệ thống thông tin quản lý thuế tự động gửi yêu cầu xác nhận qua địa chỉ email hoặc số điện thoại đã đăng ký. Người nộp thuế phải trả lời trong ngày làm việc hoặc ngày làm việc tiếp theo, nếu không sẽ nhận thông báo không chấp nhận đăng ký.

Hành động ngay: Những việc doanh nghiệp cần làm trong 30 ngày tới

Để tránh rủi ro và phạt, doanh nghiệp nên thực hiện ngay các công việc sau:

• Kiểm tra danh sách đối tượng – Xác định xem doanh nghiệp có thuộc các trường hợp phải ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng theo quy định.
• Tải và chuẩn bị mẫu 01/TB‑NSD – Đảm bảo đầy đủ thông tin và ký xác nhận.
• Nộp mẫu đúng hạn – Trước ngày 30/06/2026 qua hệ thống e‑Khai báo hoặc nộp trực tiếp.
• Theo dõi phản hồi – Kiểm tra email/SMS để nhận xác nhận hoặc yêu cầu bổ sung.
• Điều chỉnh thông tin nếu cần – Sửa sai trong thời gian quy định để tránh mức phạt cao.