Thời điểm lập hóa đơn điện tử 2025: 24 quy định mới nhất doanh nghiệp cần biết
- Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ và Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Thời điểm lập hóa đơn điện tử: 9 quy định quan trọng doanh nghiệp cần biết để tránh sai sót
Bạn có biết, chỉ một sai sót nhỏ trong việc xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử có thể khiến doanh nghiệp bạn đối mặt với những khoản phạt không đáng có, thậm chí ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh? Các quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử tại Việt Nam, đặc biệt theo tinh thần của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, đã và đang được siết chặt và chi tiết hóa, ảnh hưởng trực tiếp đến hàng triệu doanh nghiệp, từ các công ty thương mại, dịch vụ cho đến các ngành đặc thù như bất động sản, viễn thông, và vận tải.
Bài viết này của ANC Việt Nam, với kinh nghiệm tư vấn thuế tại Long Biên, Hà Nội, sẽ đi sâu phân tích 9 trường hợp cụ thể về thời điểm lập hóa đơn, giúp doanh nghiệp nắm rõ các quy định hiện hành, từ đó chủ động điều chỉnh quy trình kế toán, tài chính để đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh tại Việt Nam.
Chi tiết 9 trường hợp xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành
Việc xác định đúng thời điểm lập hóa đơn điện tử là yếu tố then chốt để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn, đồng thời là căn cứ để kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) chính xác. Các quy định này được cụ thể hóa trong Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ và Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Dưới đây là tổng hợp 9 trường hợp phổ biến và đặc thù mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:
- Bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia): Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu): Thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
- Cung cấp dịch vụ: Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
- Các trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác: Bao gồm các dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không cho các hãng hàng không, hoạt động cung cấp điện, cung cấp dịch vụ hỗ trợ vận tải đường sắt, nước, dịch vụ truyền hình, dịch vụ quảng cáo truyền hình, dịch vụ thương mại điện tử, dịch vụ bưu chính và chuyển phát (bao gồm cả dịch vụ đại lý, dịch vụ thu hộ, chi hộ), dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ logistic, dịch vụ hoa tiêu hàng hải, dịch vụ quảng cáo trên các trang báo điện tử, dịch vụ công nghệ số, nền tảng số, dịch vụ công nghệ thông tin (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán sử dụng trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin) được bán theo kỳ nhất định, dịch vụ ngân hàng (trừ hoạt động cho vay), chuyển tiền quốc tế, dịch vụ chứng khoán, dịch vụ tài sản mã hóa, dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon, xổ số điện toán, thu phí sử dụng đường bộ giữa nhà đầu tư và nhà cung cấp dịch vụ thu phí, dịch vụ bảo hiểm; dịch vụ bảo vệ, dịch vụ cung cấp suất ăn công nghiệp, dịch vụ của sở giao dịch hàng hóa, dịch vụ thông tin tín dụng, dịch vụ kinh doanh vận tải hành khách (bằng xe taxi, xe hợp đồng, xe mô tô hai bánh sử dụng phần mềm hỗ trợ kết nối vận tải theo pháp luật về đường bộ). Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với người mua.
- Dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, sản phẩm, dịch vụ về dữ liệu phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ:
- Trường hợp 6.1: Thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ nhưng chậm nhất không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ.
- Trường hợp 6.2: Cung cấp dịch vụ viễn thông thông qua bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng mà khách hàng không yêu cầu hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế: Cuối mỗi ngày hoặc định kỳ trong tháng, cơ sở kinh doanh dịch vụ lập chung một hóa đơn giá trị gia tăng ghi nhận tổng giá trị thẻ trả trước hoặc cước phí hòa mạng đã bán mà người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.
- Hoạt động xây dựng, lắp đặt: Thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng:
- Trường hợp 8.1: Chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng: Ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.