Chi phí thuê lại lao động 2026: 5 quy định cần biết

Chi phí thuê lại lao động 2026: Quy định mới từ Công văn 4637/CT‑CS

Ngày 08/07/2026, Cục Thuế đã ban hành Công văn 4637/CT‑CS năm 2026 để làm rõ các khoản chi phí thuê lại lao động được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là câu trả lời quan trọng cho hàng ngàn doanh nghiệp Việt Nam đang băn khoăn về việc áp dụng chi phí này trong kỳ tính thuế.

Quy định mới có hiệu lực kể từ ngày công văn được ban hành, tức là 08/07/2026, và áp dụng cho mọi doanh nghiệp có hoạt động thuê lại lao động, đặc biệt là các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ nhân sự và các doanh nghiệp sử dụng lao động thời vụ.

Hạn nộp: Doanh nghiệp phải hoàn thiện chứng từ và kê khai chi phí thuê lại lao động trong tờ khai TNDN của kỳ tính thuế tháng 8/2026.

Chi tiết các khoản chi được trừ và không được trừ theo Nghị định 320/2025

Theo Khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ‑CP, doanh nghiệp được trừ các khoản chi nếu đáp ứng ba tiêu chí:

• a) Chi phí thực tế phát sinh liên quan trực tiếp tới hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• b) Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• c) Thanh toán không dùng tiền mặt khi giá trị mỗi lần giao dịch từ 5.000.000 đồng trở lên, theo quy định về thuế GTGT.

Ngược lại, Khoản 23 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ‑CP liệt kê các khoản chi không được trừ, trong đó có:

• Chi cho làm thêm giờ vượt mức quy định của Luật Lao động.
• Chi quảng cáo cho sản phẩm, dịch vụ bị cấm hoặc chưa đăng ký quảng cáo.
• Chi vượt mức quy định chuyên ngành.

Phụ lục II Nghị định 145/2020/NĐ‑CP quy định danh mục 20 công việc được phép thuê lại lao động, bao gồm các nhóm công việc sau:

• Hành chính: Thư ký, lễ tân, phiên dịch.
• Kỹ thuật: Kỹ thuật máy móc, khai thác mỏ.
• Dịch vụ: Vệ sinh, bảo vệ, lái xe.

Nếu doanh nghiệp thuê lao động cho các công việc không nằm trong danh mục 20 việc, chi phí này sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN.

Quy trình thực hiện kê khai chi phí thuê lại lao động

Để đảm bảo chi phí được trừ hợp pháp, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

1. Kiểm tra danh mục 20 việc trong Phụ lục II Nghị định 145/2020 để xác định tính hợp lệ của công việc thuê lại.
2. Thu thập đầy đủ hóa đơn, chứng từ mua dịch vụ thuê lao động, đảm bảo các chứng từ đáp ứng tiêu chí a‑c ở trên.
3. Đảm bảo thanh toán không dùng tiền mặt cho mỗi giao dịch ≥ 5.000.000 đồng và lưu trữ chứng từ thanh toán (chứng từ ngân hàng, chứng từ chuyển khoản).
4. Ghi nhận chi phí vào sổ kế toán theo chuẩn mực kế toán Việt Nam và phân bổ vào mục “Chi phí thuê lao động” trong phần chi phí được trừ.
5. Kê khai chi phí trong tờ khai TNDN (Mẫu số 01/KK) của kỳ tính thuế tương ứng, đính kèm bản sao chứng từ.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho giao dịch trên 5 triệu đồng, chi phí sẽ bị loại khỏi danh sách chi phí được trừ.

Mức phạt và những lỗi thường gặp khi không đáp ứng quy định

Việc không tuân thủ quy định về chi phí thuê lại lao động có thể dẫn đến các hình phạt sau:

• Phạt tiền: Theo Điều 119 Luật Thuế GTGT, doanh nghiệp không cung cấp chứng từ hợp lệ sẽ bị phạt từ 0,1% đến 0,3% giá trị giao dịch.
• Không được trừ chi phí: Các khoản chi không đáp ứng tiêu chí sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ, làm tăng thu nhập chịu thuế và số thuế phải nộp.
• Phạt hành chính: Theo Điều 107 Luật Thuế TNDN 2025, vi phạm quy định kê khai thuế TNDN có thể bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng.

Mức phạt cụ thể: Không cung cấp chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt trên 5 triệu đồng → phạt 0,2% giá trị giao dịch (tối đa 50 triệu đồng).

Những lỗi thường gặp bao gồm:

• Không kiểm tra danh mục 20 việc trước khi ký hợp đồng thuê lao động.
• Thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho các giao dịch lớn.
• Ghi nhận chi phí vào mục không đúng, gây sai sót khi kê khai.

FAQ – Những thắc mắc phổ biến về chi phí thuê lại lao động

Doanh nghiệp có thể trừ chi phí thuê lao động cho công việc không nằm trong danh mục 20 việc không?

Không. Theo Phụ lục II Nghị định 145/2020/NĐ‑CP, chỉ các công việc thuộc 20 việc được phép thuê lại mới được tính vào chi phí được trừ. Nếu không thuộc danh mục, chi phí sẽ bị loại và không được trừ.

Làm sao để chứng minh thanh toán không dùng tiền mặt cho giao dịch trên 5 triệu đồng?

Doanh nghiệp cần lưu trữ chứng từ ngân hàng (sổ quỹ, sao kê tài khoản) hoặc chứng từ chuyển khoản có dấu xác nhận của ngân hàng, đồng thời kèm theo hợp đồng dịch vụ thuê lao động. Đây là yêu cầu bắt buộc theo Điều 10 Nghị định 320/2025.

Nếu doanh nghiệp đã kê khai chi phí nhưng thiếu một vài chứng từ, có bị phạt không?

Có. Theo Điều 119 Luật Thuế GTGT, việc không cung cấp đầy đủ chứng từ sẽ bị xử phạt tiền và chi phí thiếu sẽ không được trừ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế.

Thu nhập chịu thuế TNDN gồm những khoản nào?

Theo khoản 2 Điều 3 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, thu nhập chịu thuế TNDN bao gồm:

• Thu nhập từ hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ.
• Thu nhập khác như thu nhập từ chuyển nhượng vốn, chuyển nhượng quyền góp vốn, chuyển nhượng chứng khoán; thu nhập từ chuyển nhượng bất động sản (trừ các khoản được miễn).

Hành động ngay: Các bước doanh nghiệp cần thực hiện

Để tránh rủi ro và tối ưu chi phí, doanh nghiệp nên thực hiện ngay các bước sau:

• Kiểm tra danh mục 20 việc trong Phụ lục II Nghị định 145/2020/NĐ‑CP.
• Yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ cung cấp chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho mọi giao dịch ≥ 5 triệu đồng.
• Đánh giá tính hợp lệ của chi phí theo tiêu chí a‑c và ghi nhận đúng vào sổ kế toán.
• Kê khai đầy đủ trong tờ khai TNDN và lưu trữ chứng từ để đối chiếu khi có kiểm tra.