Trình tự thông báo với cơ quan thuế khi ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử từ 01/7/2026
Việc thông báo ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là một bước quan trọng để doanh nghiệp đáp ứng đúng quy định của Thông tư 91/2026/TT-BTC, đồng thời tránh các rủi ro pháp lý. Đặc biệt, các doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội cần thực hiện đúng quy trình để được Chi cục Thuế Long Biên và Cục Thuế Hà Nội công nhận.
Từ ngày 01/7/2026, ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử sẽ được xem là thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 6 Thông tư này. Do đó, bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải thông báo với cơ quan thuế bằng mẫu số 01/ĐKTĐ‑HĐĐT Phụ lục III.
Trong bài viết dưới đây, ANC Việt Nam sẽ hướng dẫn chi tiết các bước cần thực hiện, các điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị, cũng như lưu ý đặc biệt cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh.
Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị để thông báo ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
Trước khi tiến hành thông báo, cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm cần đáp ứng các điều kiện sau và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định.
1. Điều kiện để thực hiện ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử
- Hợp đồng ủy nhiệm: Phải có hợp đồng bằng văn bản, trong đó nêu rõ phạm vi, trách nhiệm và quyền hạn của mỗi bên.
- Năng lực của bên nhận ủy nhiệm: Cần có hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm hóa đơn điện tử và nhân sự có chuyên môn.
- Đối tượng áp dụng: Cả hai bên phải là đối tượng được phép sử dụng hóa đơn điện tử theo Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ‑CP.
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Hai bên phải đã hoặc sẽ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế.
2. Danh mục hồ sơ cần chuẩn bị
- Mẫu số 01/ĐKTĐ‑HĐĐT Phụ lục III: Mẫu khai báo thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, được sử dụng để thông báo ủy nhiệm.
- Hợp đồng ủy nhiệm: Bản sao hợp đồng ký kết, trong đó ghi rõ:
- Tên, mã số thuế, địa chỉ của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
- Nội dung ủy nhiệm (loại hàng hóa, dịch vụ, thời gian).
- Trách nhiệm cung cấp thông tin, lưu trữ và bảo mật dữ liệu.
- Điều kiện chấm dứt ủy nhiệm.
- Thông tin chứng thư số: Danh sách chứng thư số đang sử dụng của cả hai bên (phần 5 “Danh sách chứng thư số sử dụng”).
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy tờ tương đương (nếu cơ quan thuế yêu cầu).
3. Lưu ý đặc biệt cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khi ủy nhiệm cho tổ chức kinh tế phải cung cấp đầy đủ thông tin: tên, địa chỉ, mã số thuế và xác nhận là đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử theo Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ‑CP.
- Tổ chức kinh tế nhận ủy nhiệm sẽ thực hiện thông báo danh sách hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ủy nhiệm bằng mẫu 01/ĐKTĐ‑HĐĐT Phụ lục III, trong phần 6 “Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn” ghi rõ tên và mã số thuế của bên ủy nhiệm.
- Quy trình thông báo áp dụng cả khi phát sinh ủy nhiệm mới và khi chấm dứt ủy nhiệm trước thời hạn, theo thỏa thuận giữa các bên.
Quy trình chi tiết thông báo với cơ quan thuế
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo mục 2.
- Điền mẫu 01/ĐKTĐ‑HĐĐT Phụ lục III:
- Phần 5: Điền thông tin chứng thư số của cả hai bên.
- Phần 6: Bên nhận ủy nhiệm ghi tên và mã số thuế (hoặc số định danh cá nhân) của bên ủy nhiệm.
- Nộp hồ sơ tới Chi cục Thuế Long Biên (hoặc Cục Thuế Hà Nội) theo quy định.
- Nhận xác nhận từ cơ quan thuế, lưu giữ hồ sơ để đối chiếu khi kê khai thuế.
Thực hiện đúng trình tự trên sẽ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro như xử phạt vi phạm hành chính, hóa đơn không được công nhận và các tranh chấp pháp lý không cần thiết.