Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử 2026: Doanh nghiệp có hành vi vi phạm hóa đơn có được phép không?

Hơn 70% doanh nghiệp Việt Nam đối mặt rủi ro: Tại sao việc ủy nhiệm hóa đơn điện tử lại quan trọng đến vậy?

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành công cụ không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, việc quản lý và sử dụng HĐĐT không đúng quy định có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, từ phạt hành chính đến đình chỉ hoạt động. Một trong những vấn đề mà nhiều doanh nghiệp quan tâm là liệu người bán có hành vi vi phạm về hóa đơn có được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập HĐĐT hay không.

Thực tế cho thấy, việc hiểu rõ các quy định về ủy nhiệm lập HĐĐT, đặc biệt là các trường hợp bị cấm hoặc hạn chế, là vô cùng cấp thiết. Theo thống kê không chính thức, có đến hơn 70% doanh nghiệp Việt Nam từng đối mặt với các vấn đề liên quan đến hóa đơn, từ sai sót nhỏ đến vi phạm nghiêm trọng, gây ra không ít rủi ro pháp lý và tài chính. Việc không nắm vững các quy định này không chỉ ảnh hưởng đến bản thân doanh nghiệp vi phạm mà còn tác động đến các đối tác kinh doanh và toàn bộ chuỗi cung ứng.

Bài viết này của ANC Việt Nam sẽ đi sâu phân tích các quy định pháp luật mới nhất, đặc biệt là Thông tư 91/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính, để làm rõ câu hỏi trên. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về điều kiện ủy nhiệm, các trường hợp bị ngừng sử dụng HĐĐT, và quy trình xử lý khi có vi phạm, nhằm giúp doanh nghiệp Việt Nam tránh được những rủi ro không đáng có và đảm bảo tuân thủ pháp luật thuế.

Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị để ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử theo quy định 2026

Việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là một giải pháp linh hoạt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kế toán và quản lý. Tuy nhiên, để thực hiện việc này, cả bên ủy nhiệm (người bán) và bên nhận ủy nhiệm (bên thứ ba) đều phải đáp ứng các điều kiện nhất định theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Căn cứ điểm a khoản 1 Điều 9 Thông tư 91/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính, nguyên tắc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử được quy định như sau:

• Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba là đối tượng đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử để lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Quan trọng hơn, người bán và bên nhận ủy nhiệm không thuộc trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Điều này có nghĩa là, nếu người bán đang trong tình trạng bị ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng HĐĐT, họ sẽ không đủ điều kiện để ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn. Đây là một điểm mấu chốt mà các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

Các trường hợp bị ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Theo khoản 1 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC, các tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sẽ bị ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng HĐĐT (có mã của cơ quan thuế, không có mã của cơ quan thuế, hoặc khởi tạo từ máy tính tiền) trong nhiều trường hợp. Trong đó, có hai trường hợp đặc biệt liên quan đến hành vi vi phạm hóa đơn:

• Điểm k: Trong quá trình kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định người nộp thuế có hành vi trốn thuế, hoặc sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp để trốn thuế, cơ quan thuế sẽ ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
• Điểm l: Trường hợp người nộp thuế thuộc diện rủi ro cao về thuế và hóa đơn theo quy định tại Thông tư số 94/2026/TT-BTC, cơ quan thuế thực hiện biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

Đặc biệt, khoản 4 Điều 7 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định rõ rằng người nộp thuế có hành vi vi phạm về thuế, hóa đơn, chứng từ theo quy định tại Thông tư số 94/2026/TT-BTC sẽ được xác định là người nộp thuế có rủi ro cao. Như vậy, một khi doanh nghiệp có hành vi vi phạm về hóa đơn, họ sẽ bị xếp vào diện rủi ro cao và phải ngừng sử dụng HĐĐT.

Kết luận: Người bán có hành vi vi phạm về hóa đơn sẽ không đáp ứng điều kiện “không thuộc trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn”. Do đó, người bán có hành vi vi phạm về hóa đơn không được ủy quyền cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử.

Hồ sơ và nội dung cần có trong hợp đồng ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Mặc dù người bán có vi phạm không được ủy nhiệm, nhưng đối với các trường hợp đủ điều kiện, hợp đồng ủy nhiệm là bắt buộc. Căn cứ khoản 2 Điều 9 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hợp đồng hoặc thỏa thuận ủy nhiệm phải thể hiện đầy đủ các thông tin sau:

• Thông tin về bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm:
  • Tên đầy đủ của doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân.
  • Địa chỉ trụ sở chính hoặc địa chỉ kinh doanh.
  • Mã số thuế hoặc số định danh cá nhân.
  • Thông tin về chứng thư số (nếu có).
• Thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm:
  • Loại hóa đơn (ví dụ: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng).
  • Ký hiệu hóa đơn.
  • Ký hiệu mẫu số hóa đơn.
• Mục đích ủy nhiệm: Nêu rõ lý do và phạm vi ủy nhiệm (ví dụ: ủy nhiệm lập hóa đơn cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cụ thể).
• Thời hạn ủy nhiệm: Ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc hiệu lực của hợp đồng ủy nhiệm.

Đối với doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội, việc tham khảo hướng dẫn của Chi cục Thuế Long Biên hoặc Cục Thuế Hà Nội sẽ giúp nắm rõ quy trình và tránh những sai sót khi thực hiện ủy nhiệm.

Kết luận

Như đã phân tích, người bán có hành vi vi phạm về hóa đơn sẽ bị xếp vào nhóm rủi ro cao và bị ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Vì vậy, họ không đủ điều kiện để ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các quy định, chuẩn bị hồ sơ hợp đồng chi tiết và luôn cập nhật hướng dẫn từ cơ quan thuế địa phương để duy trì hoạt động kinh doanh an toàn và hợp pháp.