Tại sao mẫu chứng từ khấu trừ TNCN theo Thông tư 91 quan trọng đối với doanh nghiệp Việt Nam
- 000 VND/tháng, thuế TNCN suất 10%
- 000 × 10% = 1
- Đối với doanh nghiệp không lập chứng từ đúng thời hạn, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định mức phạt lên tới 200% số thuế chưa nộp hoặc 5% doanh thu, tùy trường hợp
- ⚠️ Mức phạt: Không lập chứng từ trong thời hạn 5 ngày sẽ bị phạt 200% số thuế chưa nộp hoặc 5% doanh thu, tùy trường hợp
Việc lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đúng quy định là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý và duy trì uy tín tài chính. Đặc biệt, các doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội cần nắm rõ mẫu chứng từ 03/TNCN và quy trình thực hiện để không bị xử phạt.
Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị để phát hành chứng từ khấu trừ TNCN
- Giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp (bản sao công chứng).
- Mã số thuế (MST) của tổ chức chi trả thu nhập.
- Thông tin cá nhân người nhận thu nhập: họ tên, địa chỉ, MST (nếu có), hoặc số định danh cá nhân.
- Hợp đồng lao động hoặc giấy ủy quyền quyết toán thuế (nếu áp dụng).
- Mẫu chứng từ khấu trừ TNCN (Mẫu 03/TNCN) được quy định tại Phụ lục III của Thông tư 91/2026/TT-BTC.
- Chữ ký số (nếu sử dụng chứng từ điện tử) do cơ quan có thẩm quyền cấp.
Quy trình thực hiện lập và ký chứng từ khấu trừ TNCN theo Thông tư 91
- Kiểm tra thông tin thu nhập: Xác định khoản thu nhập chịu thuế, thời điểm trả, và các khoản bảo hiểm bắt buộc.
- Chuẩn bị mẫu chứng từ: Điền đầy đủ các mục theo Phụ lục III của Thông tư 91/2026/TT-BTC (Tên chứng từ, ký hiệu mẫu, số thứ tự, thông tin tổ chức và cá nhân).
- Thời điểm lập chứng từ: Theo Điều 24 Nghị định 245/2026/NĐ-CP, chứng từ phải được lập tại thời điểm khấu trừ thuế hoặc khi người nộp thuế yêu cầu.
- Ký và ghi dấu: Nếu là chứng từ giấy, ký tay và đóng dấu công ty. Nếu là chứng từ điện tử, ký số bằng chữ ký số được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền.
- Gửi chứng từ cho người nhận: Giao bản sao (hoặc bản điện tử) cho người nhận thu nhập và lưu trữ bản gốc trong sổ sách kế toán.
- Báo cáo lên cơ quan thuế: Đưa dữ liệu chứng từ vào phần mềm kê khai thuế TNCN và nộp báo cáo theo quy định.
Ví dụ tính toán: Công ty A trả lương cho nhân viên B 10.000.000 VND/tháng, thuế TNCN suất 10%.
- Thu nhập chịu thuế: 10.000.000 VND
- Thuế TNCN phải khấu trừ: 10.000.000 × 10% = 1.000.000 VND
- Chứng từ khấu trừ TNCN sẽ ghi: “Thu nhập chịu thuế 10.000.000 VND, thuế đã khấu trừ 1.000.000 VND”.
Chi phí, thời gian xử lý và các mức phạt nếu không tuân thủ
Chi phí và thời gian thực hiện phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp và phương thức lập chứng từ (giấy hoặc điện tử). Đối với doanh nghiệp không lập chứng từ đúng thời hạn, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định mức phạt lên tới 200% số thuế chưa nộp hoặc 5% doanh thu, tùy trường hợp.
Câu hỏi thường gặp về chứng từ khấu trừ TNCN
Làm sao để biết mình có cần lập chứng từ khấu trừ TNCN hay không?
Theo khoản 1 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, mọi tổ chức chi trả thu nhập cho cá nhân đều phải lập chứng từ khấu trừ TNCN, trừ các trường hợp được miễn như thu nhập từ chuyển nhượng chứng khoán đã khấu trừ tại nguồn.
Chữ ký số có bắt buộc đối với chứng từ điện tử không?
Đúng. Khi sử dụng chứng từ điện tử, chữ ký trên chứng từ phải là chữ ký số được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền để đảm bảo tính pháp lý.
Nếu doanh nghiệp không có phần mềm kế toán, có thể lập chứng từ thủ công không?
Có. Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu giấy 03/TNCN, ký tay và đóng dấu. Tuy nhiên, phải nhập dữ liệu vào hệ thống kê khai thuế điện tử trong thời hạn quy định để tránh phạt.
Tóm tắt nội dung và bước tiếp theo cho doanh nghiệp
Để tuân thủ Thông tư 91/2026/TT-BTC, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, lập chứng từ đúng thời điểm, ký số (nếu dùng điện tử) và nộp báo cáo thuế đúng hạn. Việc này không chỉ giúp tránh các mức phạt nặng nề mà còn nâng cao uy tín tài chính.
Nếu doanh nghiệp bạn cần hỗ trợ về việc thiết kế mẫu chứng từ, ký số hoặc khai báo thuế TNCN, ANC Việt Nam có thể tư vấn chi tiết qua hotline 0942597477.