1. Tại sao việc không lập văn bản thỏa thuận khi xuất hóa đơn điều chỉnh lại quan trọng?
- Tại sao việc không lập văn bản thỏa thuận khi xuất hóa đơn điều chỉnh lại quan trọng?
Hơn 60% doanh nghiệp Việt Nam gặp khó khăn trong việc chuẩn bị văn bản thỏa thuận khi phát hiện lỗi trên hóa đơn điện tử, dẫn đến chậm trễ trong việc điều chỉnh và có nguy cơ bị phạt - Ví dụ tính toán thực tế:
Giả sử Công ty A có doanh thu 5 tỷ đồng trong năm 2025, áp dụng thuế suất GTGT 10% và thuế TNDN 20% - Thuế GTGT phải nộp = 5 tỷ × 10% = 500 triệu đồng
- Thuế TNDN phải nộp = 5 tỷ × 20% = 1 tỷ đồng
- 000/lần 1‑2 ngày Áp dụng khi có tranh chấp
⚠️ Mức phạt: Nếu không thực hiện điều chỉnh trong thời hạn 30 ngày, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 0,5% đến 2% giá trị hóa đơn sai, tối đa 10 triệu đồng
Hơn 60% doanh nghiệp Việt Nam gặp khó khăn trong việc chuẩn bị văn bản thỏa thuận khi phát hiện lỗi trên hóa đơn điện tử, dẫn đến chậm trễ trong việc điều chỉnh và có nguy cơ bị phạt. Việc hiểu rõ khi nào không cần lập văn bản thỏa thuận giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian, chi phí và tránh các rủi ro pháp lý không cần thiết.
2. Các trường hợp không cần lập văn bản thỏa thuận khi xuất hóa đơn điều chỉnh, thay thế
Theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận trong các trường hợp sau:
- Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (điểm a.1 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP).
- Chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch phát sinh theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch (điểm a.2 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP).
- Hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử hoặc các nền tảng số khác.
Nếu người mua là cá nhân, dù không cần lập văn bản thỏa thuận, người bán vẫn phải thông báo cho người mua hoặc công bố trên website của mình (nếu có) để người mua nắm rõ nội dung điều chỉnh.
3. Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị trước khi xuất hóa đơn điều chỉnh
Đối với các trường hợp không cần văn bản thỏa thuận, doanh nghiệp vẫn cần chuẩn bị một số hồ sơ cơ bản để đáp ứng yêu cầu kiểm tra của cơ quan thuế:
- Hóa đơn điện tử gốc (đã cấp mã hoặc chưa cấp mã).
- Biên bản điều chỉnh (nếu có), ghi rõ nội dung sai và lý do điều chỉnh.
- Biên bản giao nhận dữ liệu (đối với chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp hoặc Bảng chi tiết).
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và mã số thuế của doanh nghiệp.
Ví dụ tính toán thực tế:
Giả sử Công ty A có doanh thu 5 tỷ đồng trong năm 2025, áp dụng thuế suất GTGT 10% và thuế TNDN 20%.
- Thuế GTGT phải nộp = 5 tỷ × 10% = 500 triệu đồng.
- Thuế TNDN phải nộp = 5 tỷ × 20% = 1 tỷ đồng.
Nếu phát hiện sai số tiền trên hóa đơn điện tử, công ty cần xuất hóa đơn điều chỉnh để sửa sai, nhưng không cần lập văn bản thỏa thuận nếu đáp ứng các điều kiện ở mục 2.
4. Quy trình thực hiện xuất hóa đơn điều chỉnh, thay thế không kèm văn bản thỏa thuận
Quy trình chi tiết được chia thành 5 bước:
- Kiểm tra lỗi: Xác định nội dung sai (mã số thuế, tên hàng hóa, số tiền, thuế suất, …). Thời gian dự kiến: 1‑2 ngày.
- Chuẩn bị hồ sơ: Thu thập các tài liệu cần thiết (hóa đơn gốc, biên bản điều chỉnh, giấy tờ doanh nghiệp). Thời gian dự kiến: 1 ngày.
- Thực hiện điều chỉnh trên phần mềm: Sử dụng phần mềm kế toán/hoá đơn điện tử để tạo hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế. Đánh dấu “không cần văn bản thỏa thuận” trong mục ghi chú. Thời gian dự kiến: 0.5‑1 ngày.
- Gửi dữ liệu tới cơ quan thuế: Truyền dữ liệu theo Bảng tổng hợp hoặc Bảng chi tiết (tùy trường hợp). Thời gian dự kiến: 0.5 ngày.
- Lưu trữ và sẵn sàng xuất trình: Lưu trữ hồ sơ điện tử tại hệ thống nội bộ và sẵn sàng cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu. Thời gian dự kiến: liên tục.
Trong toàn bộ quy trình, doanh nghiệp không cần ký kết văn bản thỏa thuận nếu người mua là cá nhân, tuy nhiên phải thực hiện thông báo cho người mua (hoặc công bố trên website) và lưu trữ các chứng từ liên quan để xuất trình khi có yêu cầu.
5. Chi phí, thời gian xử lý và các lưu ý pháp lý
| Hạng mục | Chi phí (VNĐ) | Thời gian xử lý | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Phí phần mềm lập hóa đơn điện tử | 2.000.000 – 5.000.000/năm | Liên tục | Phụ thuộc gói dịch vụ |
| Phí lưu trữ dữ liệu điện tử | 500.000 – 1.500.000/năm | Liên tục | Được tính vào chi phí hoạt động |
| Phí tư vấn pháp lý (nếu cần) | 1.000.000 – 3.000.000/lần | 1‑2 ngày | Áp dụng khi có tranh chấp |
Để tránh mức phạt, doanh nghiệp cần:
- Kiểm tra định kỳ các hóa đơn điện tử đã phát hành.
- Áp dụng quy trình nhanh chóng như trên.
- Lưu trữ đầy đủ chứng từ điện tử để dễ dàng xuất trình.
6. Câu hỏi thường gặp về việc không lập văn bản thỏa thuận khi xuất hóa đơn điều chỉnh
Doanh nghiệp có phải luôn lập văn bản thỏa thuận khi sửa lỗi trên hóa đơn điện tử không?
Không. Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, nếu người mua là cá nhân hoặc nếu doanh nghiệp thực hiện chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp hoặc Bảng chi tiết, thì không cần lập văn bản thỏa thuận. Tuy nhiên, trong trường hợp người mua là cá nhân, người bán vẫn phải thông báo cho người mua hoặc công bố trên website.
Trong trường hợp chuyển dữ liệu qua nền tảng thương mại điện tử, doanh nghiệp có cần thông báo cho cơ quan thuế không?
Có. Doanh nghiệp phải gửi dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu (điểm a.1 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP) tới cơ quan thuế địa phương. Đây là yêu cầu bắt buộc để cơ quan thuế kiểm tra tính hợp pháp của giao dịch.
Làm sao để chứng minh rằng đã thực hiện điều chỉnh mà không có văn bản thỏa thuận?
Doanh nghiệp cần lưu trữ biên bản điều chỉnh, biên bản giao nhận dữ liệu và các chứng từ liên quan trong hệ thống điện tử. Khi cơ quan thuế yêu cầu, doanh nghiệp có thể xuất trình các tài liệu này để chứng minh đã thực hiện điều chỉnh đúng quy định.