Vì sao doanh nghiệp cần khai báo tiêu hủy hóa đơn giấy ngay hôm nay?
- 🚨 Cảnh báo: Nếu không khai báo trong thời hạn quy định, mức phạt có thể lên tới 10% giá trị hóa đơn đã tiêu hủy
- Thuế GTGT 10% = 50
- Chi phí, thời gian xử lý và các mức phạt nếu không tuân thủ
Chi phí thực hiện khai báo tiêu hủy bao gồm:
Hạng mụcChi phí (VNĐ)Thời gian xử lý Phí xử lý hồ sơ (theo quy định của cơ quan thuế)—1 ngày làm việc Chi phí in ấn biên bản tiêu hủy (nếu có)—— Phí phát sinh (nếu hồ sơ không hợp lệ)——Nếu doanh nghiệp không nộp mẫu trong thời hạn, mức phạt được quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP:
⚠️ Mức phạt: Phạt tiền từ 0,5% đến 10% giá trị hóa đơn đã tiêu hủy, tối đa 100
Việc khai báo kết quả tiêu hủy hóa đơn giấy, biên lai giấy theo mẫu 02/HUY-HĐBLG là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Khi doanh nghiệp thực hiện đúng quy định, họ tránh được các hình phạt tài chính, giảm rủi ro kiểm tra và bảo đảm tính hợp pháp của chứng từ kế toán.
Nếu không thực hiện đúng thời hạn, cơ quan thuế địa phương có thể yêu cầu doanh nghiệp nộp lại chứng từ, áp dụng các mức phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP và thậm chí truy thu thuế GTGT.
Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị để nộp mẫu 02/HUY-HĐBLG
Để hoàn thiện mẫu 02/HUY-HĐBLG, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
- Biên bản tiêu hủy hóa đơn giấy, biên lai giấy (theo mẫu chuẩn của cơ quan thuế).
- Danh sách chi tiết các hóa đơn đã tiêu hủy, bao gồm: số hóa đơn, ngày lập, giá trị chưa có VAT.
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (có mã số thuế).
- Giấy ủy quyền (nếu người nộp không phải là người đại diện pháp luật).
- Biên lai nộp phí (nếu có) và chứng nhận thanh toán phí xử lý.
Hồ sơ phải được nộp bằng hình thức điện tử qua hệ thống e-Declaration của Tổng cục Thuế hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan thuế địa phương (ví dụ: Chi cục Thuế Long Biên, Cục Thuế Hà Nội).
Quy trình thực hiện khai báo tiêu hủy hóa đơn giấy theo Thông tư 91/2026
Quy trình gồm 5 bước chính, mỗi bước có thời gian ước tính như sau:
- Chuẩn bị hồ sơ: Thu thập và kiểm tra đầy đủ các giấy tờ theo checklist (1‑2 ngày).
- Đăng nhập hệ thống e-Declaration: Sử dụng tài khoản đã đăng ký với cơ quan thuế (15 phút).
- Nhập dữ liệu: Điền thông tin vào mẫu 02/HUY-HĐBLG, bao gồm danh sách hóa đơn tiêu hủy và tổng giá trị (30 phút).
- Nộp hồ sơ: Gửi hồ sơ điện tử, nhận mã số hồ sơ và xác nhận đã nhận (5 phút).
- Nhận kết quả: Cơ quan thuế sẽ xem xét và trả kết quả trong vòng 7 ngày làm việc.
Ví dụ thực tế: Công ty A tiêu hủy 500 hóa đơn, mỗi hóa đơn trị giá 1.000.000 VND (chưa có VAT). Tổng giá trị chưa có VAT = 500.000.000 VND. Thuế GTGT 10% = 50.000.000 VND. Khi nhập vào mẫu, doanh nghiệp cần ghi tổng giá trị và tổng thuế GTGT để cơ quan thuế kiểm tra.
Chi phí, thời gian xử lý và các mức phạt nếu không tuân thủ
Chi phí thực hiện khai báo tiêu hủy bao gồm:
| Hạng mục | Chi phí (VNĐ) | Thời gian xử lý |
|---|---|---|
| Phí xử lý hồ sơ (theo quy định của cơ quan thuế) | — | 1 ngày làm việc |
| Chi phí in ấn biên bản tiêu hủy (nếu có) | — | — |
| Phí phát sinh (nếu hồ sơ không hợp lệ) | — | — |
Nếu doanh nghiệp không nộp mẫu trong thời hạn, mức phạt được quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP:
Nội dung bắt buộc của hóa đơn theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Theo khoản 1, 2 và 3 Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, một hóa đơn hợp pháp phải bao gồm các nội dung sau:
- Tên, ký hiệu, mẫu số hóa đơn.
- Số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế (hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách) của người mua.
- Thông tin hàng hóa, dịch vụ: đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có VAT, thuế suất VAT, tổng tiền thuế VAT, tổng tiền thanh toán có VAT.
- Chữ ký của người bán và (nếu có) người mua; trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người mua trừ khi có thỏa thuận.
- Thời điểm lập hóa đơn (định dạng ngày‑tháng‑năm).
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử (nếu có).
- Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử có mã).
- Phí, lệ phí, chiết khấu, khuyến mại (nếu có).
- Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.
- Nội dung khác (nếu có).
Hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP
Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các hành vi sau bị coi là sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp:
- Hóa đơn, chứng từ giả.
- Hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng hoặc đã hết giá trị sử dụng.
- Hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế, trừ khi có thông báo cho phép của cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử chưa đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế (đối với trường hợp có mã).
- Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trước ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ đăng ký.
- Hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trước ngày xác định bên lập không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc không hoạt động.
Câu hỏi thường gặp về mẫu 02/HUY-HĐBLG và tiêu hủy hóa đơn
Doanh nghiệp có thể nộp mẫu 02/HUY-HĐBLG bằng giấy không?
Theo Thông tư 91/2026, việc nộp hồ sơ phải thực hiện qua hệ thống điện tử e-Declaration. Nộp bằng giấy chỉ được chấp nhận trong trường hợp đặc biệt và phải có sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan thuế địa phương.
Làm sao biết được thời điểm tiêu hủy hợp lệ?
Thời điểm tiêu hủy hợp lệ là ngày doanh nghiệp thực hiện tiêu hủy thực tế và lập biên bản tiêu hủy. Ngày này phải được ghi rõ trong biên bản và không được vượt quá 30 ngày kể từ ngày lập biên bản.
Nếu đã nộp mẫu nhưng cơ quan thuế trả lại vì thiếu thông tin, doanh nghiệp phải làm gì?
Doanh nghiệp cần sửa lại hồ sơ theo yêu cầu, bổ sung các mục còn thiếu (ví dụ: mã số thuế của bên mua, tổng giá trị VAT) và nộp lại trong vòng 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo.
Tóm tắt các bước và hướng dẫn tiếp theo cho doanh nghiệp
Để tránh rủi ro và tuân thủ quy định, doanh nghiệp nên:
- Kiểm tra danh sách hóa đơn cần tiêu hủy và lập biên bản ngay khi quyết định tiêu hủy.
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo checklist và nộp qua e-Declaration trong vòng 30 ngày.
- Theo dõi mã số hồ sơ và phản hồi kịp thời nếu có yêu cầu bổ sung từ cơ quan thuế.
- Lưu trữ biên bản tiêu hủy và kết quả trả lời của cơ quan thuế ít nhất 5 năm để đối chiếu khi kiểm tra.
Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ hoặc sử dụng hệ thống điện tử, ANC Việt Nam (Long Biên, Hà Nội) sẵn sàng hỗ trợ tư vấn chi tiết qua hotline 0942597477.