Ký hiệu hóa đơn 2026: 5 thay đổi quan trọng doanh nghiệp cần biết
- Mức phạt và những lỗi thường gặp khi không tuân thủ ký hiệu mới
Việc không áp dụng đúng ký hiệu mẫu và ký hiệu hóa đơn có thể dẫn đến các hình phạt hành chính theo Luật Quản lý thuế 2025:
Phạt tiền từ 5% đến 10% giá trị hóa đơn vi phạm - ⚠️ Mức phạt: Không áp dụng đúng ký hiệu có thể bị xử phạt hành chính từ 5% đến 10% giá trị hóa đơn, theo Điều 45 Luật Quản lý thuế 2025
Bạn đã sẵn sàng cho việc thay đổi ký hiệu mẫu và ký hiệu hóa đơn điện tử vào ngày 01/07/2026 chưa? Bộ Tài chính Việt Nam vừa công bố Thông tư 91/2026/TT-BTC, quy định chi tiết về cách đánh dấu các loại hóa đơn điện tử. Quy định này sẽ ảnh hưởng tới hàng triệu doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh trên khắp cả nước.
Chi tiết quy định ký hiệu mẫu và ký hiệu hóa đơn theo Thông tư 91/2026
Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, ký hiệu mẫu và ký hiệu hóa đơn được chia thành các phần cố định, mỗi phần mang ý nghĩa riêng. Dưới đây là bảng tóm tắt các ký hiệu mẫu (số 1‑9) và ký tự cấu thành ký hiệu hóa đơn (6 ký tự).
| Ký hiệu mẫu | Loại hóa đơn điện tử |
|---|---|
| 1 | Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) |
| 2 | Hóa đơn bán hàng |
| 3 | Hóa đơn bán tài sản công |
| 4 | Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia |
| 5 | Tem, vé, thẻ điện tử và các chứng từ khác |
| 6 | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ |
| 7 | Hóa đơn thương mại điện tử |
| 8 | GTGT tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí |
| 9 | Bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí |
Ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự, cấu trúc như sau:
- Ký tự 1: “C” nếu có mã cơ quan thuế, “K” nếu không có mã.
- Ký tự 2‑3: Hai chữ số cuối của năm lập hóa đơn (ví dụ: 26 cho năm 2026).
- Ký tự 4: Loại hóa đơn (T, D, L, M, N, B, G, H, X, F) – xem chi tiết bên dưới.
- Ký tự 5‑6: Hai ký tự do người bán tự định nghĩa (ví dụ: “AA”, “YY”).
Ký hiệu mẫu và ký hiệu hóa đơn phải được đặt ở phía trên bên phải của hóa đơn điện tử, vị trí dễ nhận biết.
Ví dụ minh họa:
- “1C26TAA” – Hóa đơn GTGT có mã cơ quan thuế, lập năm 2026, loại T (do doanh nghiệp đăng ký).
- “2K26TBB” – Hóa đơn bán hàng không có mã, lập năm 2026, loại T.
- “6K26NAB” – Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, không có mã, lập năm 2026, loại N.
Chi tiết các ký tự loại (ký tự 4) được quy định như sau:
- T: Hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
- D: Hóa đơn bán tài sản công, bán hàng dự trữ quốc gia hoặc các hóa đơn đặc thù không bắt buộc có tiêu thức.
- L: Hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
- M: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
- N: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- B: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
- G: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn GTGT.
- H: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
- X: Hóa đơn thương mại điện tử.
- F: Hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế.
5 bước doanh nghiệp cần thực hiện để áp dụng ký hiệu mới
Để tránh rủi ro và bị xử phạt, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Kiểm tra hệ thống phần mềm kế toán: Đảm bảo phần mềm hỗ trợ tạo ký hiệu theo định dạng 6 ký tự mới. Nếu chưa, liên hệ nhà cung cấp để nâng cấp.
- Đào tạo nhân viên kế toán và bán hàng: Giải thích ý nghĩa từng ký tự, cách nhập ký tự 5‑6 (ví dụ: “AA” cho mẫu A, “BB” cho mẫu B).
- Cập nhật mẫu hóa đơn trên hệ thống: Thêm các mẫu mới (1‑9) vào danh mục mẫu hóa đơn điện tử.
- Thử nghiệm và kiểm tra: Thực hiện tạo thử 10 hóa đơn mẫu, kiểm tra xem ký hiệu hiển thị đúng vị trí (phía trên bên phải) và dữ liệu truyền lên hệ thống cơ quan thuế.
- Thông báo cho cơ quan thuế địa phương: Gửi bản mẫu đã cập nhật và yêu cầu xác nhận trước ngày 01/07/2026.
Mức phạt và những lỗi thường gặp khi không tuân thủ ký hiệu mới
Việc không áp dụng đúng ký hiệu mẫu và ký hiệu hóa đơn có thể dẫn đến các hình phạt hành chính theo Luật Quản lý thuế 2025:
- Phạt tiền từ 5% đến 10% giá trị hóa đơn vi phạm.
- Không được công nhận hợp lệ, gây khó khăn trong việc khấu trừ thuế GTGT.
- Rủi ro bị từ chối thanh toán từ khách hàng do lỗi ký hiệu.
Những lỗi thường gặp:
- Sử dụng ký tự “C” cho hóa đơn không có mã cơ quan thuế.
- Nhập sai năm (ví dụ: “25” thay vì “26” cho năm 2026).
- Không đặt ký hiệu mẫu ở vị trí yêu cầu (phía trên bên phải).
- Quên cập nhật ký tự 5‑6 khi thay đổi mẫu, dẫn đến trùng lặp.
Câu hỏi thường gặp về ký hiệu mẫu và ký hiệu hóa đơn 2026
Doanh nghiệp cần thay đổi gì trong phần mềm kế toán để đáp ứng ký hiệu mới?
Phần mềm phải hỗ trợ tạo mã 6 ký tự theo quy chuẩn (C/K + YY + loại + 2 ký tự tự định). Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, ký hiệu phải hiển thị ở góc trên bên phải của hóa đơn điện tử. Do đó, nhà cung cấp phần mềm cần cập nhật module tạo mã và giao diện hiển thị.
Tóm tắt
Áp dụng ký hiệu mẫu và ký hiệu hóa đơn mới từ 01/07/2026 là yêu cầu bắt buộc theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Doanh nghiệp cần chuẩn bị phần mềm, đào tạo nhân viên, cập nhật mẫu và thông báo cho cơ quan thuế. Đảm bảo ký hiệu được đặt đúng vị trí và tuân thủ quy định sẽ giúp tránh các hình phạt và đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn điện tử.