TL;DR: Hướng dẫn chi tiết quy trình, hồ sơ, thời gian và mức phạt khi doanh nghiệp yêu cầu cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Nắm rõ các bước từ nộp đơn, thanh toán thuế đến nhận mã để tránh vi phạm và tối ưu hoá quy trình kế toán.
Tại sao doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình cấp hóa đơn điện tử có mã theo Thông tư 91/2026?
- Theo Điều 15 Luật Quản lý thuế 2025, mức phạt có thể lên tới 30% giá trị hóa đơn nếu không cung cấp hóa đơn điện tử có mã
- Mức phạt khi không cung cấp hóa đơn điện tử có mã: 10% – 30% giá trị hóa đơn (theo Điều 15 Luật Quản lý thuế 2025)
- Phạt chậm nộp thuế: 0,03%/ngày trên số thuế chưa nộp, tối đa 30%
- Thuế GTGT phải nộp là 5 000 000 000 × 10% = 500 000 000 VNĐ
- Nếu công ty không nộp thuế đúng hạn, mức phạt tối đa sẽ là 30% × 500 000 000 = 150 000 000 VNĐ
Việc không thực hiện đúng quy trình cấp hóa đơn điện tử có mã có thể dẫn đến chậm trễ giao dịch và bị xử phạt hành chính. Theo Điều 15 Luật Quản lý thuế 2025, mức phạt có thể lên tới 30% giá trị hóa đơn nếu không cung cấp hóa đơn điện tử có mã. Vì vậy, hiểu rõ điều kiện, hồ sơ và thời gian xử lý là yếu tố then chốt để duy trì hoạt động kinh doanh ổn định và tuân thủ pháp luật.
Điều kiện và hồ sơ cần chuẩn bị để xin cấp hóa đơn điện tử có mã
- Đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã (Mẫu số 06/ĐN-PSDT Phụ lục III) – kèm theo bản sao Thông tư 91/2026/TT-BTC.
- Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (hoặc giấy tờ tương đương).
- Hồ sơ chứng minh đã nộp đủ thuế hoặc số phát sinh phải nộp (nếu có) theo quy định của Luật Quản lý thuế 2025.
- Phiếu kê, chứng từ liên quan đến giao dịch (bán hàng, bán tài sản công, bán đấu giá) nếu áp dụng.
- Truy cập hệ thống Thông tin quản lý thuế (eTax) để lập hóa đơn điện tử.
Quy trình thực hiện từng bước: từ nộp đơn đến nhận mã
- Chuẩn bị hồ sơ: Thu thập đầy đủ các tài liệu theo checklist ở trên.
- Đăng nhập eTax: Truy cập hệ thống eTax của Chi cục Thuế Long Biên (hoặc Cục Thuế Hà Nội) để lập hóa đơn điện tử.
- Nộp đơn đề nghị: Điền thông tin vào Mẫu 06/ĐN-PSDT, đính kèm hồ sơ và gửi qua hệ thống eTax.
- Thanh toán thuế phát sinh (nếu có): Đối với trường hợp a và b của khoản 2 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp phải nộp đầy đủ thuế GTGT, TNDN, TNCN hoặc các loại thuế, phí khác trước khi nhận mã.
- Kiểm tra và xác nhận: Cơ quan thuế sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và xác nhận đã nhận đủ thuế (nếu có).
- Nhận mã: Cơ quan thuế cấp mã trên hóa đơn điện tử chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo sau khi doanh nghiệp đã nộp đủ thuế hoặc số phát sinh phải nộp.
- Khai báo thuế: Doanh nghiệp thực hiện khai báo thuế theo quy định pháp luật về quản lý thuế.
Chi phí, thời gian xử lý và mức phạt nếu không tuân thủ
- Thời gian xử lý hồ sơ: 1 – 2 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ được nộp.
- Mức phạt khi không cung cấp hóa đơn điện tử có mã: 10% – 30% giá trị hóa đơn (theo Điều 15 Luật Quản lý thuế 2025).
- Phạt chậm nộp thuế: 0,03%/ngày trên số thuế chưa nộp, tối đa 30%.
Ví dụ tính toán: Công ty XYZ có doanh thu 5 tỷ đồng trong tháng 7/2026. Thuế GTGT phải nộp là 5 000 000 000 × 10% = 500 000 000 VNĐ. Nếu công ty không nộp thuế đúng hạn, mức phạt tối đa sẽ là 30% × 500 000 000 = 150 000 000 VNĐ.
Câu hỏi thường gặp về việc cấp hóa đơn điện tử có mã
Doanh nghiệp có cần nộp thuế GTGT trước khi nhận mã hóa đơn không?
Đúng. Theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp phải nộp đủ thuế GTGT (hoặc các loại thuế, phí liên quan) trước khi cơ quan thuế cấp mã. Nếu không, mã sẽ không được cấp và doanh nghiệp sẽ chịu mức phạt theo Điều 15 Luật Quản lý thuế 2025.
Làm sao biết mình thuộc đối tượng được cấp hóa đơn bán tài sản công?
Đối tượng này là các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thực hiện bán tài sản công. Khi có giao dịch bán tài sản công, doanh nghiệp không phải khai và nộp thuế phát sinh trên hóa đơn đề nghị cấp.
Thời gian tối đa để nhận mã sau khi nộp đầy đủ hồ sơ là bao lâu?
Theo khoản 1 Điều 15 Thông tư 91/2026/TT-BTC, cơ quan thuế phải cấp mã trên hóa đơn điện tử chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo sau khi doanh nghiệp đã nộp đủ thuế hoặc số phát sinh phải nộp (nếu có).
Tóm tắt quy trình và bước tiếp theo cho doanh nghiệp
Để nhanh chóng nhận mã hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần:
- Xác định mình thuộc nhóm nào (bán hàng, bán tài sản công, bán đấu giá) theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo checklist.
- Nộp đơn qua eTax và thanh toán đầy đủ các loại thuế phát sinh (nếu có).
- Kiểm tra lại thông tin và chờ nhận mã vào ngày làm việc tiếp theo.
- Thực hiện khai báo thuế đầy đủ để tránh các mức phạt.
Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc chuẩn bị hồ sơ hoặc khai báo thuế, ANC Việt Nam sẵn sàng hỗ trợ tư vấn.