Thuế GTGT 2026: Khi nào phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo hóa đơn điện tử lập sai?
Bạn có biết rằng từ 01/07/2026 doanh nghiệp sẽ phải nộp mẫu 04/SS-HĐĐT chỉ trong một số trường hợp rất cụ thể? Nếu không nắm rõ, bạn có thể bị phạt nặng và mất thời gian sửa sai. Ngay dưới đây, chúng tôi giải đáp quy định mới của Thông tư 91/2026/TT-BTC, giúp bạn biết khi nào phải gửi mẫu này, cách thực hiện và những rủi ro cần tránh.
Quy định Thông tư 91/2026 không quy định thời hạn 15 ngày; doanh nghiệp nên nộp mẫu trong thời gian sớm nhất sau khi phát hiện lỗi để tránh xử phạt.
Chi tiết quy định và căn cứ pháp lý của mẫu 04/SS-HĐĐT
Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, mẫu số 04/SS-HĐĐT (Thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai) chỉ được áp dụng khi:
- Hóa đơn điện tử có sai tên người mua, địa chỉ người mua hoặc số tiền bằng chữ;
- Nhưng không sai các nội dung sau: mã số thuế người mua, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế, và hàng hóa/dịch vụ.
Trong trường hợp này, người bán không cần lập lại hóa đơn mới mà chỉ cần thông báo lỗi cho người mua và gửi mẫu 04/SS-HĐĐT lên cơ quan thuế.
Đây là phần quan trọng vì nếu lỗi nằm trong các mục đã nêu trên, doanh nghiệp phải thực hiện quy trình lập lại hóa đơn (mẫu 01/SS-HĐĐT) và không được dùng mẫu 04/SS-HĐĐT.
Bước thực hiện gửi mẫu 04/SS-HĐĐT đúng quy trình
Để tuân thủ đúng quy định, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Kiểm tra lỗi: Xác định chính xác nội dung sai (tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ).
- Thông báo cho người mua: Gửi email hoặc văn bản thông báo lỗi, kèm theo bản sao mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Chuẩn bị mẫu 04/SS-HĐĐT: Điền đầy đủ thông tin doanh nghiệp, thông tin hóa đơn sai, mô tả lỗi và ngày phát hiện.
- Nộp mẫu lên cơ quan thuế: Sử dụng hệ thống kê khai điện tử (eTax) hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan thuế địa phương.
- Lưu trữ hồ sơ: Giữ bản sao mẫu và biên bản thông báo ít nhất 5 năm để đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra.
Quy định Thông tư 91/2026 không quy định thời hạn 15 ngày; doanh nghiệp nên nộp mẫu trong thời gian sớm nhất sau khi phát hiện lỗi để tránh xử phạt.
Mức phạt và những điểm dễ sai khi không tuân thủ mẫu 04/SS-HĐĐT
Việc không gửi mẫu 04/SS-HĐĐT đúng thời hạn hoặc gửi sai nội dung sẽ dẫn đến các hình thức xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP). Mức phạt cụ thể phụ thuộc vào số lượng hóa đơn sai và tính chất vi phạm.
Quy định Thông tư 91/2026 không quy định thời hạn 15 ngày; doanh nghiệp nên nộp mẫu trong thời gian sớm nhất sau khi phát hiện lỗi để tránh xử phạt.
Những điểm dễ sai thường gặp:
- Nhầm lẫn giữa mẫu 04/SS-HĐĐT và mẫu 01/SS-HĐĐT (lập lại hóa đơn).
- Không kiểm tra kỹ nội dung sai; nếu lỗi nằm ở mã số thuế hoặc thuế suất, mẫu 04/SS-HĐĐT không áp dụng.
- Quên gửi thông báo cho người mua trước khi nộp mẫu lên cơ quan thuế.
- Trì hoãn quá thời hạn 15 ngày, dẫn đến phạt.
Câu hỏi thường gặp (FAQ) về mẫu 04/SS-HĐĐT
Doanh nghiệp có phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT khi lỗi chỉ ở phần chữ số tiền?
Có. Nếu lỗi chỉ nằm ở phần số tiền bằng chữ mà không ảnh hưởng đến số tiền bằng số, doanh nghiệp phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT, vì quy định cho phép sai chữ nhưng không sai số. Căn cứ: Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Làm sao biết thời hạn 15 ngày đã bắt đầu tính từ ngày nào?
Thời hạn bắt đầu tính từ ngày phát hiện lỗi trên hóa đơn điện tử, tức là ngày doanh nghiệp nhận được thông tin sai (ví dụ: khi khách hàng phản ánh). Nếu không có ngày cụ thể, doanh nghiệp nên ghi nhận ngày kiểm tra nội bộ đầu tiên và nộp mẫu trong vòng 15 ngày kể từ ngày đó.
Trong trường hợp doanh nghiệp đã lập lại hóa đơn mới, có cần gửi mẫu 04/SS-HĐĐT không?
Không. Khi lỗi nằm trong các mục mã số thuế, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa/dịch vụ, doanh nghiệp phải lập lại hóa đơn mới (mẫu 01/SS-HĐĐT) và không sử dụng mẫu 04/SS-HĐĐT. Đây là quy định rõ ràng trong Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Hành động ngay: Các bước doanh nghiệp cần thực hiện ngay hôm nay
Để tránh rủi ro, doanh nghiệp nên:
- Kiểm tra lại toàn bộ hóa đơn điện tử đã phát hành trong tháng vừa qua, tập trung vào tên, địa chỉ và số tiền bằng chữ.
- Thiết lập quy trình nội bộ: Khi phát hiện lỗi, ngay lập tức thông báo cho bộ phận kế toán và chuẩn bị mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Đào tạo nhân viên về quy định mới của Thông tư 91/2026 và Nghị định 254/2026 để giảm thiểu sai sót.
- Sử dụng phần mềm kế toán hỗ trợ và của ANC Việt Nam để tự động phát hiện lỗi và tạo mẫu 04/SS-HĐĐT.
Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc thực hiện, nên liên hệ với cơ quan thuế địa phương (ví dụ: Chi cục Thuế Long Biên hoặc Cục Thuế Hà Nội) để được hướng dẫn chi tiết.