Từ 30/6/2026, quy định mới về hóa đơn điện tử sẽ thay đổi cách doanh nghiệp xử lý hàng trả lại
Từ ngày 30/6/2026, một quy định quan trọng về hóa đơn điện tử sẽ chính thức có hiệu lực tại Việt Nam, tác động trực tiếp đến hàng triệu doanh nghiệp và quy trình kế toán của họ. Theo đó, khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, người bán sẽ bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay vì hóa đơn thay thế như nhiều doanh nghiệp vẫn thường nhầm lẫn. Sự thay đổi này được quy định chi tiết tại Thông tư 91/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính, hướng dẫn một số điều của Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Quy định mới này không chỉ làm rõ cách thức xử lý hóa đơn trong trường hợp trả hàng mà còn nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn, với các mức phạt đáng kể nếu vi phạm. Doanh nghiệp cần nắm vững những thay đổi này để tránh các rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.
Chi tiết quy định về hóa đơn điều chỉnh khi người mua trả hàng theo Thông tư 91/2026/TT-BTC
Để đảm bảo tính minh bạch và thống nhất trong quản lý hóa đơn điện tử, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 91/2026/TT-BTC vào ngày 30/6/2026. Thông tư này quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Trong đó, điểm c.1 khoản 5 Điều 10 của Thông tư 91/2026/TT-BTC đã làm rõ cách xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hóa, dịch vụ.
Cụ thể, quy định nêu rõ:
- Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa: Bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua.
- Người bán phải lập hóa đơn điều chỉnh: Đây là điểm mấu chốt, khẳng định rõ ràng việc không được lập hóa đơn thay thế trong tình huống này.
- Ngoại lệ: Trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa. Trong trường hợp này, người mua sẽ lập hóa đơn điện tử giao cho người bán, và cả người bán lẫn người mua đều thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa.
Như vậy, quy định mới đã chấm dứt mọi tranh cãi về việc sử dụng hóa đơn điều chỉnh hay thay thế khi có phát sinh trả hàng. Hóa đơn điều chỉnh sẽ là công cụ pháp lý duy nhất để ghi nhận sự thay đổi về giá trị hàng hóa, dịch vụ đã bán.
Ví dụ minh họa về việc lập hóa đơn điều chỉnh
Để dễ hình dung, hãy xem xét ví dụ sau:
Công ty A (người bán) đã xuất hóa đơn điện tử số 0001234, ký hiệu AB/26E, ngày 15/7/2026, bán 100 chiếc điện thoại di động cho Công ty B (người mua) với tổng giá trị 1.000.000.000 VNĐ (chưa bao gồm VAT).
Đến ngày 25/7/2026, Công ty B phát hiện 10 chiếc điện thoại bị lỗi và quyết định trả lại cho Công ty A.
Theo quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC, Công ty A phải lập một hóa đơn điện tử điều chỉnh. Trên hóa đơn điều chỉnh này, Công ty A sẽ ghi giảm số lượng 10 chiếc điện thoại và giá trị tương ứng là 100.000.000 VNĐ (chưa VAT). Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ rõ ràng:
Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh, cả Công ty A và Công ty B sẽ thực hiện điều chỉnh nghĩa vụ thuế GTGT và thuế TNDN tương ứng với giá trị hàng hóa đã được trả lại.
Các bước cần thực hiện khi lập hóa đơn điều chỉnh hàng trả lại
Khi người mua trả lại hàng hóa, người bán cần thực hiện các bước sau để đảm bảo tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử tại Việt Nam:
- Xác định rõ thông tin hàng hóa bị trả lại: Người bán cần xác định chính xác số lượng, chủng loại, đơn giá và tổng giá trị của hàng hóa bị trả lại. Đồng thời, cần đối chiếu với hóa đơn gốc đã lập để đảm bảo thông tin chính xác.
- Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế chấp thuận để lập hóa đơn điều chỉnh.
- Ghi đầy đủ và chính xác các thông tin bắt buộc trên hóa đơn điều chỉnh:
- Thông tin người bán, người mua.
- Ngày, tháng, năm lập hóa đơn điều chỉnh.
- Nội dung điều chỉnh: Ghi rõ là điều chỉnh giảm số lượng, giá trị hàng hóa.
- Dòng chữ bắt buộc: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” của hóa đơn gốc bị điều chỉnh.
- Số tiền thuế GTGT (nếu có) được điều chỉnh giảm.
- Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh: Sau khi lập xong, người bán thực hiện ký số điện tử và gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua theo đúng quy định về hóa đơn điện tử.
- Thực hiện nghĩa vụ thuế: Cả người bán và người mua đều phải thực hiện điều chỉnh nghĩa vụ thuế (GTGT, TNDN) theo giá trị hàng hóa đã được điều chỉnh trên hóa đơn. Việc này cần được thực hiện kịp thời trong kỳ tính thuế phát sinh việc trả hàng để tránh sai sót trong kê khai.
Mức phạt và những điểm dễ sai sót khi lập hóa đơn điện tử
Việc lập hóa đơn điện tử không đúng quy định, đặc biệt là không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc, có thể dẫn đến những mức phạt hành chính đáng kể. Theo điểm h khoản 4 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP, hành vi lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn theo quy định sẽ bị xử phạt.
Mức phạt cụ thể
Mức phạt tiền được quy định như sau:
- Đối với cá nhân: Phạt tiền từ 4.000
Đối với cá nhân: Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.
Đối với tổ chức: Phạt tiền từ 8.000.000 đồng đến 16.000.000 đồng.
Trong một số trường hợp, pháp luật quy định không xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, chẳng hạn như khi người nộp thuế chậm thực hiện thủ tục do sự cố kỹ thuật bất khả kháng được thông báo trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.