Hóa đơn điện tử sai sót 2026: Hướng dẫn 4 bước lập hóa đơn thay thế

Từ 01/07/2026, quy định mới về hóa đơn điện tử sai sót chính thức có hiệu lực – Hàng triệu doanh nghiệp cần nắm rõ

Từ ngày 01/07/2026, một thay đổi quan trọng trong quy trình xử lý hóa đơn điện tử (HĐĐT) sai sót sẽ chính thức được áp dụng, ảnh hưởng trực tiếp đến hàng triệu doanh nghiệp và người nộp thuế tại Việt Nam. Cụ thể, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 91/2026/TT-BTC, quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế 2025 về hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử. Trong đó, Điều 10 của Thông tư 91/2026/TT-BTC đặc biệt nhấn mạnh hướng dẫn chi tiết về việc lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai.

Quy định mới này ra đời nhằm chuẩn hóa quy trình, giảm thiểu rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp và tăng cường hiệu quả quản lý của cơ quan thuế. Các doanh nghiệp, đặc biệt là bộ phận kế toán và tài chính, cần khẩn trương nghiên cứu và triển khai các bước cần thiết để đảm bảo tuân thủ, tránh những sai sót không đáng có và các mức phạt hành chính.

Đối với doanh nghiệp tại Long Biên, Hà Nội, Chi cục Thuế Long Biên đã thông báo sẽ tăng cường kiểm tra việc áp dụng quy định mới này, vì vậy việc nắm rõ quy trình lập hóa đơn thay thế là yếu tố then chốt để tránh các rủi ro phát sinh.

Chi tiết quy định và căn cứ pháp lý về lập hóa đơn thay thế từ 01/07/2026

Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai. Việc lựa chọn phương án nào phụ thuộc vào tính chất và mức độ của sai sót. Cụ thể, hóa đơn điện tử được phép lập thay thế khi có các sai sót về:

• Mã số thuế của người mua hoặc người bán.
• Tên hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng.
• Số tiền ghi trên hóa đơn (giá trị hàng hóa, dịch vụ, tổng tiền thanh toán).
• Thuế suất hoặc tiền thuế giá trị gia tăng.
• Các nội dung bắt buộc khác trên hóa đơn, trừ các trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC (thường là các lỗi nhỏ không ảnh hưởng đến giá trị hoặc nghĩa vụ thuế).

Việc lập hóa đơn thay thế là cần thiết khi sai sót làm thay đổi các yếu tố cốt lõi của giao dịch, ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của các bên. Điều này đảm bảo tính minh bạch và chính xác của dữ liệu hóa đơn, phục vụ cho công tác quản lý thuế của Tổng cục Thuế tại Việt Nam.

Ví dụ minh họa về việc lập hóa đơn thay thế do sai sót thuế suất

Giả sử Công ty A (người bán) xuất hóa đơn điện tử cho Công ty B (người mua) với các thông tin sau:

• Tên hàng hóa: Dịch vụ tư vấn phần mềm
• Số lượng: 1
• Đơn giá: 10.000.000 VNĐ
• Thuế suất GTGT: 8% (sai, đúng ra phải là 10%)
• Tiền thuế GTGT: 800.000 VNĐ
• Tổng cộng thanh toán: 10.800.000 VNĐ

Sau khi phát hiện sai sót về thuế suất, Công ty A cần lập hóa đơn thay thế. Các bước thực hiện sẽ như sau:

1. Xác định sai sót: Thuế suất GTGT lẽ ra là 10% nhưng lại ghi 8%.
2. Tính toán lại:
   • Tiền thuế GTGT đúng: 10.000.000 VNĐ x 10% = 1.000.000 VNĐ
   • Tổng cộng thanh toán đúng: 10.000.000 VNĐ + 1.000.000 VNĐ = 11.000.000 VNĐ
   • Số tiền thuế chênh lệch: 1.000.000 VNĐ – 800.000 VNĐ = 200.000 VNĐ
3. Lập hóa đơn thay thế: Công ty A sẽ lập một hóa đơn điện tử mới với các thông tin đúng (thuế suất 10%, tiền thuế 1.000.000 VNĐ, tổng cộng 11.000.000 VNĐ) và ghi rõ dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” của hóa đơn sai trước đó.
4. Thực hiện các bước còn lại: Lập văn bản thỏa thuận với Công ty B, ký số và gửi hóa đơn thay thế theo quy định.

Ví dụ này cho thấy việc lập hóa đơn thay thế là cần thiết để đảm bảo nghĩa vụ thuế được kê khai và nộp đúng, tránh các rủi ro về phạt hành chính cho cả người bán và người mua.

4 bước cần thực hiện để lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai

Để đảm bảo tuân thủ quy định mới từ 01/07/2026, người bán cần thực hiện theo 4 bước chi tiết sau đây khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót cần thay thế:

Bước 1: Xác định chính xác sai sót trên hóa đơn điện tử

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Người bán cần rà soát kỹ lưỡng hóa đơn đã lập để xác định loại sai sót. Như đã nêu trên, các sai sót về mã số thuế, tên hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác (trừ một số trường hợp đặc biệt) đều có thể dẫn đến việc phải lập hóa đơn thay thế. Việc xác định đúng bản chất sai sót sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn phương án xử lý phù hợp (điều chỉnh hoặc thay thế).

Bước 2: Lập văn bản thỏa thuận hoặc thông báo với bên mua

Tùy thuộc vào đối tượng người mua, người bán sẽ có cách thức xử lý khác nhau:

• Trường hợp người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: Người bán và người mua bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận. Văn bản này phải ghi rõ nội dung sai sót trên hóa đơn gốc và thống nhất về việc lập hóa đơn thay thế.
• Trường hợp người mua là cá nhân: Người bán không cần lập văn bản thỏa thuận. Thay vào đó, người bán phải thông báo cho người mua về việc thay thế hóa đơn hoặc thông báo công khai trên website của người bán (nếu có).

Người bán có trách nhiệm lưu giữ văn bản thỏa thuận hoặc bằng chứng thông báo tại đơn vị và xuất trình khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.