Thời điểm lập hóa đơn cho giao dịch ban đêm từ 01/07/2026
Từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định chi tiết về thời điểm lập hóa đơn cho các giao dịch diễn ra trong khung giờ làm việc ban đêm. Quy định này áp dụng cho mọi doanh nghiệp, bất kể quy mô, và có ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình kế toán, thuế và hệ thống phần mềm.
Giờ làm việc ban đêm, theo Điều 106 Bộ luật Lao động 2019, được xác định là khoảng thời gian từ 22:00 hôm trước đến 06:00 sáng ngày hôm sau. Các doanh nghiệp hoạt động 24/7 – như nhà hàng, khách sạn, vận tải, sản xuất ca đêm, thương mại điện tử – cần nắm rõ quy định này để tránh vi phạm.
1. Trường hợp không có phần mềm lập hóa đơn tự động
Đối với người bán không sử dụng phần mềm lập hóa đơn tự động, Nghị định 254/2026/NĐ-CP cho phép thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm giao dịch xảy ra trong giờ làm việc ban đêm. Quy định này giúp các hộ kinh doanh, cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ có thời gian chuẩn bị chứng từ mà không phải chịu áp lực lập ngay trong đêm.
- Ví dụ: Một cửa hàng tạp hoá mở cửa 24h bán hàng vào lúc 01:30 sáng ngày 15/07/2026. Nếu cửa hàng không có phần mềm tự động, hóa đơn phải được lập không muộn hơn ngày làm việc tiếp theo (ngày 16/07/2026).
2. Trường hợp có phần mềm lập hóa đơn tự động
Đối với doanh nghiệp đã trang bị và sử dụng phần mềm lập hóa đơn tự động, thời điểm lập hóa đơn không có sự nới lỏng riêng cho giao dịch ban đêm. Thời điểm lập hóa đơn được xác định theo nguyên tắc chung:
- Bán hàng hóa: Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, bất kể đã thu tiền hay chưa.
- Cung cấp dịch vụ: Thời điểm hoàn thành dịch vụ. Nếu người cung cấp thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không tính tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự).
3. Quy định đặc biệt cho xuất khẩu hàng hóa
Đối với hàng hóa xuất khẩu (bao gồm cả gia công xuất khẩu), Nghị định quy định thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định hải quan.
- Ví dụ: Một công ty xuất khẩu đồ gỗ và hàng hóa được thông quan vào ngày 20/07/2026. Hóa đơn xuất khẩu phải được lập không muộn hơn ngày làm việc tiếp theo (ngày 21/07/2026).
4. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục
Khi giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ, mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn riêng, phản ánh khối lượng và giá trị tương ứng. Quy định này áp dụng đồng thời cho cả giao dịch trong và ngoài giờ làm việc ban đêm.
- Ví dụ: Một nhà thầu xây dựng thực hiện dự án theo từng công đoạn. Khi bàn giao phần móng vào lúc 23:00 ngày 10/07/2026, doanh nghiệp phải lập hóa đơn cho phần móng ngay tại thời điểm bàn giao, dù công đoạn tiếp theo (thép) sẽ được bàn giao vào ngày 12/07/2026.
5. Lưu ý chung và chuẩn bị trước ngày 01/07/2026
Doanh nghiệp cần rà soát quy trình nội bộ, cập nhật phần mềm kế toán, và đào tạo nhân viên để đáp ứng đúng thời điểm lập hóa đơn. Đặc biệt, các doanh nghiệp ở Long Biên, Hà Nội nên liên hệ với Chi cục Thuế Long Biên hoặc Cục Thuế Hà Nội để được hướng dẫn chi tiết.
⏰ Hạn nộp: Các quy định về thời điểm lập hóa đơn và ký số trên hóa đơn điện tử sẽ có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Doanh nghiệp cần hoàn thiện quy trình trước thời điểm này.